Diese Fehler führen ins SaaS-Verderben

Geht es darum, Software als Service zu kaufen, können schlechte Entscheidungen schnell teuer werden. Diese Fehler sollten Sie bei der Auswahl von SaaS-Applikationen vermeiden. [...]

Schlechte Software kann die Produktivität beeinträchtigen und verhindert unter Umständen, dass Unternehmen wichtige Ziele erreichen. Das richtige Software-as-a-Service-Angebot für ihre spezifischen Anforderungen zu identifizieren, fällt Unternehmen dabei schwer: Auf dem Markt tummeln sich Tausende von SaaS-Applikationen aus allen möglichen Bereichen.

Software als Service kaufen: 4 Fehler, die Sie vermeiden sollten

Im Folgenden haben wir vier der häufigsten Fehler, die Unternehmen bei der Anschaffung von Software begehen, für Sie zusammengestellt. Natürlich verraten wir Ihnen auch, wie Sie die Fallstricke umgehen können.

1. „Warum“ wird nicht berücksichtigt

Laut Steve Cabello, Managing Director beim Beratungsunternehmen Protiviti, sollten sich Unternehmen zu allererst die Frage stellen, warum sie in Betracht ziehen, eine bestimmte Software zu kaufen: „Meine ersten beiden Fragen an meine Kunden lauten: ‚Warum tun Sie das?‘ und ‚Was sind Ihre strategischen Beweggründe?‘ – die Antworten auf diese Fragen sind wichtig, denn sie können die Art und Weise beeinflussen, wie man an die Bewertung herangeht. Manchmal geht es dabei um Kosteneinsparungen, manchmal darum, die betriebliche Effizienz zu optimieren.

IDC-Analyst Frank Della Rosa stimmt zu und empfiehlt Unternehmen, sowohl operative als auch ehrgeizige Ziele zu bestimmen: „Operative Treiber sind sehr taktisch – etwa Probleme, die sich negativ auf das Geschäft auswirken und sofort behoben werden müssen. Die entsprechenden Daten sind vielleicht im gesamten Unternehmen verstreut und die Organisation kann keinen Nutzen daraus ziehen – das ist ein operativer Treiber.“

Ehrgeizige Treiber seien hingegen meist mit der digitalen Transformation verknüpft, erklärt der Research-Experte: „Es geht darum, sich zu fragen, wo das Unternehmen in ein bis zwei Jahren stehen soll. Vielleicht gibt es Ideen für neue Geschäftsmodelle oder neue Einnahmequellen. Ein guter Denkansatz ist in diesem Zusammenhang die Frage: ‚Wie lässt sich das Wertversprechen für die Kunden neu denken?'“

Allzu oft, so der Analyst, träfen Unternehmen diese Entscheidungen überstürzt und mit zu starkem Fokus auf operative Aspekte. Unternehmen müssten sich jedoch auch die Zeit nehmen, größere und umfassendere Bestrebungen in diese Überlegungen mit einzubeziehen, um neue Effizienzlevel erschließen und optimierte Customer und User Experiences schaffen zu können.

2. Kritische Anforderungen nicht verstehen

„Statt sich in der Auswahlphase mit Listen von Features zu beschäftigen, sollten sich Unternehmen darum kümmern, ihre eigenen, kritischen Anforderungen wirklich zu verstehen“, empfiehlt Christina Kearney, Chief Marketing Officer bei der Plattform SoftwareReviews.

Der Managerin zufolge sei es für Führungskräfte unabdingbar, bei der Auswahl von as-a-Service-Software einem Prozess zu folgen: „Der Auswahlprozess sollte auf Grundlage eines dokumentierten Templates ablaufen, das mit allen Stakeholdern geteilt werden kann. Entscheidend ist dabei, dass sich alle Beteiligten auf einen einheitlichen Prozess und eine einheitliche Vorgehensweise beim Evaluierungsprozess einigen.“

„Wenn Sie einem Anbieter 100 oder 1.000 Anforderungen vorgeben, wird er sich die aussuchen, mit denen er sich profilieren kann“, gibt Cabello zu bedenken. „Deswegen tun Sie gut daran, sich auf nicht mehr als 25 Anforderungen zu konzentrieren, die für Ihr Unternehmen tatsächlich einen entscheidenden Unterschied machen.“

3. Due Diligence entfällt

Bei der Anschaffung von Software sollten sich Führungskräfte nicht nur vergewissern, dass die Anwendungen, die sie bewerten und auswählen, mit den aktuellen, sondern auch mit zukünftigen Anforderungen im Einklang stehen.

Schließlich können sich die Bedürfnisse eines Unternehmens verändern, ebenso wie die verfügbaren Funktionen der auf dem Markt befindlichen Applikationen, wie CMO Kearney weiß: „Unternehmen wechseln nicht oft den Softwareanbieter. Es ist essenziell, zu verstehen, was die einzelnen Anbieter auszeichnet, wie sie ihre Kunden betreuen und wie die Zusammenarbeit nach Vertragsabschluss aussieht.“

Das bedeute für Unternehmen, ihre Entscheidungsgrundlage zu diversifizieren und auch Bewertungen und Referenzen von Kunden und andere sekundäre Recherchen im Zuge ihres Bewertungsprozesses miteinzubeziehen.

Kundenrezensionen könnten Entscheidern nicht nur dabei helfen, zu verstehen, was die Kunden über die Funktionen und Möglichkeiten der einzelne Produkte denken, sondern auch ein Bild über deren Beziehungen zum Anbieter zeichnen: „Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit diesem bestimmten Softwareanbieter? Wie liefen die Verhandlungen vor Vertragsabschluss? Wie lief die Zusammenarbeit danach? Das sind Dinge, die sich aus einer gründlichen Analyse von Kundenrezensionen herauslesen lassen“, meint die Marketing-Entscheiderin.

4. Einbeziehungs-Versäumnisse

Bei der Implementierung neuer Software spielt die Akzeptanz der Benutzer eine entscheidende Rolle. Dennoch machen viele Unternehmen den Fehler, die User nicht frühzeitig in den Software-Auswahlprozess mit einzubeziehen, wie Kearney weiß: „Es ist wichtig, von Anfang an ein kleines, aber fokussiertes Team zusammenzustellen, das repräsentieren kann, wie die Software in der Praxis genutzt wird.“

„Der Fehler besteht darin, zu glauben, dass man eine Legacy-Anwendung durch eine SaaS-Anwendung ersetzen kann, ohne dass das Auswirkungen auf die zu erledigenden Tasks hätte“, konstatiert Della Rosa. „An dieser Stelle sollten Sie einen Schritt zurückzutreten und gemeinsam mit der Personalabteilung überlegen, wie sich die Aufgaben innerhalb des Unternehmens durch den Kauf der Software verändern könnten.“

Unternehmen, die den Benutzern bei SaaS-Kaufentscheidungen nicht genügend Aufmerksamkeit schenken, bekommen nach Ansicht des Analysten Probleme: „Entweder die Benutzer nehmen eine neue Anwendung nur langsam an oder sie schöpfen deren potenziellen Wert nicht vollständig aus.“

*Linda Rosencrance schreibt seit mehr als 20 Jahren über Technologiethemen – unter anderem für unsere US-Schwesterpublikation CIO.com.