Digital Whiteboards: Die besten Visual Collaboration Tools

Digitale Whiteboards und andere Visual Collaboration Tools können in hybriden Arbeitsumgebungen der Schlüssel zum Erfolg sein. [...]

Der mit der Pandemie einsetzende Remote-Work-Schub beschäftigt Unternehmen weltweit. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter produktiv und kreativ bleiben. Deswegen rücken auch Visual Collaboration Tools in den Fokus, die vorher vor allem von Softwareentwicklern genutzt wurden und die deutlich über die eher simplen Whiteboard-Funktionen von Plattformen wie Zoom, Teams oder Webex hinausgehen.

Die dürften auch in Zukunft relevant bleiben, denn viele Wissensarbeiter werden auch nach der Pandemie nicht ins Office zurückkehren und nicht wenige Unternehmen planen bereits fest mit hybriden Arbeitsmodellen: Einige Angestellte werden vereinzelt ins Büro kommen, andere weiter auf Remote-Arbeit setzen. Ein solches Modell schließt Präsenz-Meetings mit einem physischen Whiteboard aus.

Kollaborationsprozesse müssen also in ein durchgängiges, digitales Format überführt werden, wie Mike Fasciani, Senior Research Director bei Gartner, weiß: „Es geht darum, alle Remote-Beteiligten mit den gleichen Kollaborationsfähigkeiten auszustatten und ihnen die gleichen Informationen zur Verfügung zu stellen, wie den physisch Anwesenden. Das physische Whiteboard spielt in diesem Szenario keine Rolle mehr.“

Visual Collaboration Tools – Top 7

Wenn es um die Auswahl einer Digital Whiteboard Software geht, sollten Unternehmen im ersten Schritt darauf achten, was reine Whiteboard-Emulationen von echten Visual Collaboration Tools unterscheidet. Letztere zeichnet zum Beispiel aus:

• ein „Collaboration Canvas“, der durchgängige Workspaces erschafft, auf denen alle Beteiligten Dokumente, Bilder, Videos, Designentwürfe, Diagramme oder andere Content-Typen nach Belieben hinzufügen können;
• Templates, Planungs-Tools und Task-Assignment-Optionen;
• Security auf Enterprise-Niveau;
• administrative Tools und Integrationsmöglichkeiten mit populären Enterprise Apps;

Der Einsatzzweck der digitalen Whiteboard Apps geht dabei laut Gartner-Analyst Fasciani über die Softwareentwicklung hinaus. Seiner Einschätzung nach können verschiedene Teams im Unternehmen Visual Collaboration Tools nutzen – etwa für:

• Brainstorming-Prozesse,
• Designprozesse,
• Strategie- und Geschäftsprozessplanung,
• Produktentwicklung,
• Marketing-Pläne
• oder Projektmanagement.

Um Ihnen den Weg zum richtigen Visual Collaboration Tool für Ihre Zwecke zu erleichtern, haben wir einige etablierte und aufstrebende Plattformen für Sie zusammengetragen.

Bluescape

Bluescape ist eine digitale Plattform für die visuelle Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung. Die unbegrenzte Anzahl an Workspaces schaffen einen gesicherten Treffpunkt für das Team und bieten ein Content-Repository, zum Beispiel für Brainstorming, Planung und Entscheidungsfindung. Zusätzlich zu den Whiteboard-, Präsentations- und Anmerkungsfunktionen bietet die Plattform eine fortschrittliche Alternative zur Bildschirmfreigabe, da Benutzer mit mehreren Inhalten gleichzeitig interagieren können, anstatt lineares Screen Sharing zu betreiben. Funktionen wie Wasserzeichen für Inhalte und Video-Uploads mit synchronisiertem Playback sind ebenfalls an Bord.

Weitere Funktionen sind:

• Vorlagen für eine einheitliche Formatierung in Meetings, Präsentationen oder Projekten
• Integrationen mit wichtigen Unternehmens-Tools wie Microsoft 365, Google Docs, OneDrive, Dropbox, Box, Google Drive, Outlook, Cisco Webex und Zoom

Bemerkenswert: Bluescape bietet eigene Clients für mobile Geräte, Browser und touch-fähige In-Room-Displays, inklusive Multi-Screen-Installationen.

Sicherheit:

• Datenverschlüsselung mit TLS 1.2 und 256-Bit-AES
• Datenspeicherung in Public oder Private Cloud
• Unterstützung für Bring Your Own Key (BYOK)
• Single Sign-On (SAML 2.0)
• NIST-800-171- und NIST-Cybersecurity-Framework-konform
• ISO-27001-Zertifizierung

Enterprise-Funktionen:

• Bereitstellung in einer von Bluescape verwalteten Public-Cloud-Instanz oder
• als Managed Virtual Private Cloud sowie
• in einer von Partnern oder Kunden verwalteten privaten Cloud und
• On-Premises.

Administratoren können darüber hinaus auf selbst erstellte Berichte und Diagramme zugreifen, um Nutzungs- und Verbrauchsdaten von Nutzern, Workspaces oder Clients einzusehen.

Preisgefüge: Bluescape konzentriert sich nach eigenen Angaben auf den Enterprise-Einsatz und erarbeitet mit seinen Kunden ein für die jeweiligen Bedürfnisse passendes Preismodell.

InVision Freehand

Ursprünglich für den internen Gebrauch bei InVision entwickelt, zielt das Freihand-Online-Whiteboard darauf ab, Remote-Collaboration-Probleme zu lösen, indem es seine Nutzer dazu befähigt, schnell Ideen auszutauschen. Das Tool fokussiert auf eine intuitive und simple Bedienung und enthält mehr als ein Dutzend Templates, die von Unternehmen wie AWS, Asana, Atlassian, Microsoft, Salesforce oder American Express entwickelt wurden – für alle möglichen Einsatzzwecke, vom Brainstorming bis hin zum Customer Journey Mapping. Benutzer können auch eigenen Vorlagen erstellen und hochladen.

Weitere Funktionen sind zum Beispiel:

• ein Abstimmungs-Feature (synchron und asynchron) mit animierten Emojis;
• Tasks, die vom Moderator aktiviert werden können;
• Versionsverlauf;
• Datenexport-Optionen und Deep-Linking;
• Conversation Tracking (Testphase);

Die InVision-Plattform integriert unter anderem mit:

• Jira,
• Trello,
• Slack,
• Photoshop,
• Sketch,
• oder Dropbox.

Bemerkenswert: Mit Hilfe der Integration von Live-Meetings in Microsoft Teams lässt sich ein Whiteboard auch direkt in einem Teams-Meeting erstellen und freigeben.

Sicherheit:

• Verschlüsselung von Benutzersitzungen mit TLS v1.2/TLS v1.3 und AES-256;
• Datenspeicherung in den USA;
• jährliche Audits (SOC2 Type 2);

Enterprise-Funktionen:

• In-App-Audit-Protokolle,
• IP-Zulassungslisten,
• erweiterte Benutzerrollen und Berechtigungsstrukturen,
• konfigurierbare Zugriffsverwaltungssteuerungen,
• Single Sign-On,
• System für domänenübergreifendes Identitätsmanagement (SCIM),
• Auto-Provisioning und Deprovisioning
• sowie Multifaktor-Authentifizierung.

Preisgefüge: InVision Freehand ist für Einzelpersonen und kleine Teams mit bis zu zehn Benutzern kostenlos (unbegrenzte Anzahl von Boards); der Pro-Plan kostet 8 US-Dollar pro Benutzer und Monat, wird jährlich abgerechnet und ermöglicht die Zusammenarbeit mit bis zu 15 aktiven Benutzern und zusätzlichen Funktionen. Für Unternehmensfunktionen wie Teammanagement und erweiterte Sicherheit können Unternehmen pro Arbeitsplatz oder im Bundle bezahlen.

Klaxoon Board

Board ist die Flaggschiff-Anwendung des Softwareunternehmens Klaxoon, die keine Installation erfordert. Der visuelle Workspace ermöglicht es seinen Anwendern, Inhalte in verschiedenen Formaten über vorgefertigte Templates zu teilen. Der Collaboration Canvas ist dabei unbegrenzt und soll genutzt werden, um Ideen visuell zu teilen, zu priorisieren und zu organisieren. Board wurde für verschiedene Szenarien entwickelt, darunter für wöchentliche Meetings mit Visual-Collaboration-Ansatz. Dafür benötigt man allerdings die kostenpflichtige „Live App“, die ) und/oder Shop-Software erfolgen kann. Nur so lässt sich die letztlich benötigte Performance abschätzen. für bis zu 15 Teilnehmer ermöglicht. Board lässt sich auch mit Microsoft Teams, Google Meet, Skype, Cisco Webex und Zoom integrieren. Konzipiert für crossfunktionale Teams, verfügt die App über eine ansehnliche Bibliothek von Meeting-Vorlagen.

Klaxoon bietet auch eine App- und Tool-Suite für Board, die Funktionen wie Umfragen, Word Clouds oder ein Quiz einbindet, um die Interaktionsrate in Meetings zu steigern. Die Klaxoon Suite integriert mit Dropbox und Microsoft Teams – Jira soll in Kürze folgen. Dank eines hybriden Software/Hardware-Ansatzes (über Klaxoon Box und MeetingBoard) ist auch ein Offline-Zugriff möglich.

Bemerkenswert: Die verschiedenen Ansichtsmodi wie Whiteboard, Kanban und Liste ermöglichen es, Informationen schneller zu sortieren. Mit Funktionen wie Quiz oder Umfrage lässt sich Teamwissen auf die Probe stellen, beziehungsweise ein gegenseitiger Lernprozess anregen.

Sicherheit:

• Benutzerdatenverschlüsselung (bei der Übertragung über TLS 1.3 und im Ruhezustand über AES-256)
• Backups ebenfalls verschlüsselt
• Hosting in europäischen Rechenzentren
• Single Sign-On (optional)

Enterprise-Funktionen: Zusätzlich zu SSO und SCIM bietet Klaxoon eine Administrationskonsole, die beispielsweise zur Aktivitätsüberwachung genutzt werden oder Auskunft über die Anzahl der generierten Interaktionen pro Benutzer geben kann. Die interne Consulting-Abteilung und das globale Partnernetzwerk unterstützen Kunden mit Meeting-Audits, Visual-Collaboration-Schulungen und anderen Support-Leistungen.

Preisgefüge: Kostenloses Ausprobieren der Board-Vorlagen (bis zu 10 Teilnehmer, einmalige Nutzung der Vorlagen); Board-Tarif (bis zu 100 Teilnehmer, unbegrenzte Anzahl von Boards, inklusive Live-Videokonferenz-App, Vorlagenbibliothek, 5 GB Speicherplatz) für 9,90 Euro pro Monat; Suite-Tarif (zusätzlich Klaxoon Suite-Apps und Verwaltungsfunktionen, mit 10 GB Speicherplatz) ab 12,90 Euro pro Monat. Einen Enterprise-Plan (bis zu 300 Benutzer, zusätzliche Management-, Sicherheits- und Analysefunktionen, mit 100 GB Speicherplatz) gibt es auf Anfrage.

Lucidspark

Einfache Whiteboards, wie sie in Web-Conferencing-Apps zu finden sind, können dabei helfen, Ideen zusammenzutragen. Lucidspark wurde hingegen für Teams entwickelt, die diese Ideen umsetzen sollen. Zu den Anwendungsfällen gehören zum Beispiel:

• Engineering,
• Projektmanagement,
• Marketing,
• User Experience Management,
• Produktmanagement,
• Führungsteams und
• funktionsübergreifende Teams.

Die Funktionen umfassen unter anderem:

• intelligente Datensynthese, mit der Inhalte automatisch nach Themen gruppiert werden können, ohne die Beiträge manuell sortieren zu müssen. Die Software organisiert die Ideen, hebt wichtige Erkenntnisse hervor und weist die nächsten Schritte zu;
• die Möglichkeit, große Gruppen auf einem Lucidspark-Board zusammenzubringen, um sie dann in kleinere Breakout Boards für Brainstorming und Ideenfindung leiten;
• Sprachunterstützung für Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch, Deutsch und Niederländisch;
• diverse Voting-Optionen (namentlich und anonym);
• integrierbar mit Slack, Jira, Microsoft Teams und Google Drive sowie Lucidchart;

Bemerkenswert: Das Tool bietet die Möglichkeit, jedem Mitwirkenden eine bestimmte Farbe zuzuweisen, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Sicherheit:

• Datenübertragung mit TLS v1.2 verschlüsselt;
• im Ruhezustand AES-256-Verschlüsselung;
• sichere Domain-Bereitstellung;
• Benutzerauthentifizierung;
• Domain-Sperrung und Schlüsselverwaltungsdienste;
• kryptografische Schlüssel werden durch Amazons Key Management Services geschützt;
• Lucids Cloud-Anbieter ist Amazon Web Services (AWS);
• das Unternehmen ist PCI-, SOC-2- und EU-US Privacy Shield-zertifiziert und erfüllt die Anforderungen von CCPA und DSGVO;

Enterprise-Funktionen:

• zentralisierte Account-Verwaltung für Benutzer und Administratoren in der gesamten Lucid Visual Collaboration Suite;
• zentralisierte Account- und Abrechnungsverwaltung;
• Lizenzverwaltung zur einfachen Bereitstellung,
• Deprovisionierung und Neuzuweisung von Lizenzen;
• Dokumentenverwaltung, einschließlich Teamordnern, Dokumenten-Tags und Status;
• Möglichkeit, anonyme Gastfunktionen zu deaktivieren.

Preisgefüge: für bis zu drei Boards (mit jeweils maximal 300 Objekten) kostenlos; der Individual-Plan beginnt bei 6,95 Euro pro Monat mit unbegrenzten Boards und Objekten; der Team-Plan (mindestens 3 Benutzer) beginnt bei 8 Euro pro Benutzer und Monat und enthält erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit und einige Verwaltungsfunktionen. Der Enterprise-Plan bietet mehr Integrationen und erweiterte Admin-Kontrollen, die Preisgestaltung erfahren Sie auf Anfrage.

Miro

Das digitale Whiteboard Miro soll sich für sämtliche Unternehmensfunktionen eignen, von der Produktentwicklung bis hin zu Marketing und Sales. Die Miro-App bietet einen unbegrenzten Collaboration Canvas, auf dem bis zu 1000 Teilnehmer gleichzeitig zusammenzuarbeiten können.

Hunderte von Vorlagen sind in Miro verfügbar, wobei die Kategorien von Frameworks (Design Thinking, Agile, Lean oder SAFe) bis hin zu teambasierten Vorlagen reichen, die Vertrieb und Marketing, Entwicklung, Produktmanagement, UX-Design, IT, HR oder Teammitglieder auf Führungsebene unterstützen sollen. Miro lässt sich asynchron oder in Echtzeit nutzen und ermöglicht die Einbettung von Videokonferenzen, Chat und Bildschirmfreigaben. Auch was Integrationsmöglichkeiten mit Drittanbieter-Apps und -Diensten angeht, ist Miro breit aufgestellt – von Google Drive über Evernote bis hin zu Slack und Azure Active Directory. Die Live Embed API bietet darüber hinaus weitere Integrationsoptionen, zum Beispiel mit:

• Microsoft Teams,
• Asana,
• Trello,
• Jira,

Miro-Boards werden dabei in die bestehenden Oberflächen der Tools eingebunden. Miro-Benutzer können auch ihre eigenen Apps mit API, SDAK und iframe embed erstellen und diese dann mit anderen über einen Marketplace teilen.

Bemerkenswert: Mit „Stickies Capture“ lassen sich Fotos von einem physischen Whiteboard oder handschriftlichen Notizen digitalisieren, in Miro bearbeiten und organisieren oder als CSV- oder Jira-Dateien exportieren.

Sicherheit:

• Datenübertragung verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher);
• Daten im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt;
• Hosting auf AWS;
• Datenspeicherung innerhalb der EU (Irland) und den USA (Virginia);
• Cloud-Security-Alliance-, SOC2-, SOC3-, CCPA-, DSGVO- und NIST-konform;

Enterprise-Funktionen:

• flexibles Lizenzierungsprogramm,
• Analyse-Tools,
• Unternehmens-Dashboards,
• Meeting- und Workshop-Zusammenfassungen sowie
• zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Domain-Whitelisting,
• Link-Zugriffskontrollen und
• Domain-Kontrolloptionen.

Preisgefüge: Kostenlos nutzbar ist Miro mit drei Boards, inklusive Templates; der Team-Plan kostet 8 Dollar pro Mitglied und Monat (jährliche Abrechnung) für unbegrenzte Boards, private Board-Freigabe, benutzerdefinierte Vorlagen und mehr; der Business-Plan (für 20+ Mitglieder) kostet 16 Dollar pro Mitglied und Monat (jährliche Abrechnung) und bietet zusätzlich Single Sign-On, Tagespässe und externe Editoren. Der Enterprise-Plan (auf Anfrage) bietet erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen mit flexiblen Lizenzierungsoptionen.

Mural

Laut Mural wird die eigene Plattform von mehr als der Hälfte der Fortune-100-Unternehmen eingesetzt. Zwar soll jeder Mitarbeiter im Unternehmen Mural nutzen können, in erster Linie richtet sich das Visual Collaboration Tool aber an Produkt-, Beratungs-, Führungs-, Vertriebs- und Customer-Success-Teams sowie an Innovationsabteilungen. Die Mural-Plattform umfasst mehr als 180 anpassbare, vorgefertigte Templates und Frameworks für verschiedene Zwecke, zum Beispiel:

• Brainstorming,
• Mind Maps,
• Design Sprints,
• Sales Discovery,
• Retrospektiven,
• anpassbare Formen und Konnektoren,
• einfaches Diagramming und
• „Quick Talk“ (Sprachanruf innerhalb eines Mural Boards)

Integrationsmöglichkeiten:

• OneDrive,
• Google Drive,
• Slack,
• Microsoft Teams,
• Atlassian Jira,
• Adobe Creative Cloud
• Zapier (ermöglicht weitere Integrationen mit mehr als 2.000 Drittanbieter-Apps darunter Airtable, Trello, Evernote, Salesforce und Asana)
• demnächst soll auch eine App erscheinen, die die Einbindung von Zoom-Videokonferenzen ermöglicht.

Bemerkenswert: „Facilitation Superpowers“ ermöglicht es, Timer für Aktivitäten zu setzen, andere einzuladen oder auch anonym über Ideen abzustimmen. Ebenso können bestimmte Inhalte gesperrt, Schlüsselelemente zu einer Inhaltsbibliothek hinzugefügt oder das gesamte Mural Board als PDF- oder PNG-Datei exportiert werden.

Sicherheit:

• Daten im Ruhezustand befinden sich nur in der Produktionsumgebung und sind mit AES-256 verschlüsselt;
• Datenübertragung mit TLS v1.2 und AES_128_CGM verschlüsselt;
• ECDHE_RSA dient als Schlüsselaustauschmechanismus;
• Hosting auf Microsoft Azure;
• Single Sign-On (SAML 2.0);
• CCPA- und DSGVO-konform, SOC-2-Typ-2-Zertifizierung;

Enterprise-Funktionen:

• Unternehmens-Dashboard mit Überblick über die Workspace-Aktivitäten zur Verwaltung und Überwachung der Nutzung;
• Abrechnungsgruppen;
• Unternehmens-APIs für Deprovisionierung und Audit-Protokolle;
• API-Schlüsselverwaltung;
• Self-Service-Single-Sign-On sowie
• Zugang zu Schulungen und praktischem Support.

Preisgefüge: Starter-Tarif (1-50 Mitgliedschaften) kostet 12 Dollar pro Mitglied pro Monat und wird jährlich abgerechnet; der Plus-Tarif (10-50 Mitgliedschaften) kostet 20 Dollar pro Mitglied pro Monat und wird jährlich abgerechnet. Beide Pläne bieten kostenlose Testversionen. Enterprise-Pläne sind – auf Anfrage – ebenfalls verfügbar;

Stormboard

Stormboard wurde entwickelt, um die Meeting-Probleme zu lösen, die ein durchschnittliches Digital Whiteboard nicht bewältigen kann. Die digitalen Arbeitsbereiche – Storms genannt – stellen Tools zur Verfügung, die Teams dabei unterstützen sollen, Ideen zu priorisieren und zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen und nach einem Meeting aufzubereiten.

Zu den Funktionen gehören:

• agile Integrationen in Echtzeit,
• Aufgabenverwaltung,
• Reporting
• die Möglichkeit, alle Inhalte als Notizen, Whiteboards, Dateien, Bilder und Videos zu teilen
• automatisierte Erstellung von Besprechungsprotokollen
• anpassbare Templates mit interaktiven Anleitungen

Stormboard bietet Integrationen mit mehreren Business-Plattformen von Drittanbietern, darunter:

• Slack,
• Microsoft Teams,
• Jira,
• Zapier und
• Azure DevOps.

Bemerkenswert: Karteikarten ermöglicht die zeilenweise Eingabe von Inhalten, so dass Benutzer Listen erstellen, Inhalte organisieren und gruppieren und auf einen Substorm (einen spezifischen Unterarbeitsbereich innerhalb eines Sturms) zugreifen können, in dem Teams an Projekten arbeiten, Brainstorming betreiben und Zeitpläne erstellen können.

Sicherheit:

• Datenübertragung mit TLS-Verschlüsselung
• Verschlüsselung für Daten im Ruhezustand variiert je nach Abonnement
• Hosting auf AWS
• SOC-2-Zertifizierung
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (über Authenticator-App)

Enterprise-Funktionen:

• Rechnungsstellung,
• Single Sign-On,
• erweiterte Benutzerverwaltung,
• Service Level Agreements,
• Single Tenant,
• Aufbewahrung von Unternehmensdaten,
• Corporate Branding,
• zusätzliche Unternehmensvorlagen,
• Concierge-Support,
• Schulungsprogramme;

Preisgefüge: Der Personal-Plan ist für Einzelpersonen und Teams mit bis zu fünf Personen kostenlos; Business kostet 10 Dollar pro Benutzer pro Monat, bei jährlicher Abrechnung 8,33 Dollar pro Monat; Enterprise kostet 16,67 Dollar pro Benutzer pro Monat, bei jährlicher Abrechnung 200 Dollar pro Benutzer. Kostenlose Testversionen sind verfügbar für Business und Enterprise Pläne.

Mehr Digital Whiteboard Tools

Nicht fündig geworden? Vielleicht reicht Ihnen auch eines der folgenden Tools, darunter Whiteboard-„Emulatoren“ und Online Tools, die alle kostenlos getestet werden können:

• Allo bietet einen Remote Workspace, der einfaches Projektmanagement mit Whiteboard-Funktionen kombiniert;
• Ayoa ist ein All-in-One Online Whiteboard beziehungsweise eine Mind Mapping App, beispielsweise für Brianstorming-Zwecke;
• Explain Everything ist ein Whiteboard für digitalen Unterricht;
• FlatFrog ist ein Projektvisualisierungs- und Task Tracking Tool für Agile, Lean, Pulse und andere Projekte;
• iObeya ist eine Enterprise Collaboration App mit Digital Visual Management, das auf Lean- und Agile-Prinzipien beruht;
• das Tool Milanote organisiert Ideen und Projekte in Form von visuellen Boards;

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.

*Keith Shaw ist freier Autor bei der US-Schwesterpublikation Computerworld und schreibt seit 20 Jahren über IT-Themen.

**Florian Maier beschäftigt sich für Computerwoche.de mit vielen Themen rund um Technologie und Management. Daneben betätigt er sich auch in sozialen Netzen.