DSGVO: 5 Tipps zum besseren Umgang mit der DSGVO im Unternehmen

2m.at gibt praktische Tipps zur DSGVO. [...]

1. Verwendung von Firmengeräten für private Zwecke

Mobiles Arbeiten und Homeoffice gehört in vielen Unternehmen zum Standard.

Häufig werden Firmen-Laptops, -Tablets und – Smartphones für private Zwecke verwendet. Eine Gefahr stellt die Verwendung durch unbefugte Dritte oder der Verlust durch Diebstahl dar.

Eine Verschlüsselung der Datenträger (Festplatten/USB-Sticks/ ect.) ist unbedingt notwendig.

Auch öffentliche Hot Spots und WLAN sind genauso gefährlich und sollten für Firmengeräte tabu sein.

2. Verwendung privater E-Mail-Accounts

Aus Bequemlichkeit und Einschränkungen des Firmenaccounts verwenden viele Mitarbeiter private E-Mail-Accounts und Adressen zum Versenden firmeneigener Dokumente mit personenbezogenen Daten. Die Transfermethoden sind häufig nicht sicher und erlauben unbefugten Personen (Hacker) Zugriff auf diese Daten.

Die Unterweisung der Mitarbeiter und klare Firmenrichtlinien machen Ihre Daten sicherer.

3. Vermeiden Sie Private Speicher und Geräte im Unternehmen

Cloudspeicher, USB-Sticks und externe Festplatten sind beliebte Speicherplätze für private Angelegenheiten am Arbeitsplatz. Sie verleiten auch zum nach Hause Mitnehmen nicht erledigter Arbeit.

Schadsoftware auf Privatgeräten, Datenpreisgabe an unbefugte Dritte (shoulder surfing) oder infizierte private Rechner infiltrieren die Firmendaten. Die Daten werden dann aus der Cloud wieder im Unternehmen mit der Schadsoftware heruntergeladen und verbreitet.

4. Sichere Passwörter!

Simple Passwörter erleichtern außenstehenden Personen einen zu leichten Zugriff auf Ihre Firmendaten.

Mitarbeiter gehen häufig zu lasch mit den Passwortrichtlinien um.

Freigaben von Dateien in der Cloud ohne Passworte sind ein leichtes Ziel für Angreifer um die Struktur im Unternehmen zu scannen.

Strengere Passwortrichtlinien mit sicheren Passwörtern (je länger umso besser) gehören zum Standard.

Unser Tipp:

Passwortmanager sind mittlerweile eine bewährte Möglichkeit sichere Passworte zu generieren und vereinfachen die Verwaltung vieler verschiedener Konten.

Eine einfache Methode um sichere Passwörter zu generieren sind Eselsbrücken.

Basierend auf Ihrem Lieblingszitat ist ein sicheres Passwort leicht erstellt.

5. Akten fachgerecht entsorgen und nicht in den Papierkorb werfen

Druckerzeugnisse sind im digitalen Zeitalter im Büro noch häufig anzutreffen. Diese Druckerzeugnisse enthalten auch häufig personenbezogene Daten. Durch die Entsorgung im Müll sind die gedruckten Dokumente oder auch Datenträger vor unberechtigten Zugriffen nicht geschützt.

Akten sind ordnungsgemäß zu vernichtet, geeignete Methoden sind zum Beispiel Schreddern oder über einen externen Dienstleister Fachgerecht entsorgen zu lassen. Eine einfache Methode für die Mitarbeiter ist das Entsorgen in einer Datenschutztonne.