Die Arbeit mit Cloud-Lösungen gewinnt für die Personalfunktion in Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Schon seit längerem auf der Management-Agenda zeichnen sich auf Basis erster Praxiserfahrungen konkrete Mehrwerte wie auch Herausforderungen ab – von der Entscheidungsfindung, über die Implementierung bis hin zur täglichen Anwendung. [...]
Die gute Nachricht: Ziele scheinen im hohen Maße realisiert werden zu können. Jedoch bestehen auch erfolgskritische Herausforderungen wie die Integration und das Management von parallelen Arbeitsplatz- und webbasierten Lösungen in Hybrid-Szenarien sowie die zielführende Einbindung von Endanwendern bei gleichzeitigem Fokus auf Effizienz.
Auf der Haben-Seite des Einsatzes einer HR IT Cloud-Lösung finden sich aus Perspektive von HR-Verantwortlichen vor allem durchgehend harmonisierte, vereinfachte und skalierbare Prozesse auf globaler Ebene sowie eine höhere und abgesicherte Transparenz und Qualität von Daten.
Generell bedarf es in der Entscheidungsfindung wie auch der Einführung von Cloud-Lösungen im Personalmanagement gemeinsamer Anstrengungen der IT- und HR-Funktion, wobei Letztere die Führungsrolle übernehmen sollte. Effiziente HR-Prozesse bei gleichzeitig positivem Mitarbeitererlebnis in der Nutzung erfordern eine aktive Führungsrolle durch HR.
Zu diesem Fazit kommt die gemeinsam von hkp/// group und SAP aufgelegte Studie „HR in der Cloud: hoher Nutzen, typische Herausforderungen“.
Basis der quantitativen und qualitativen Analyse sind umfassende, strukturierte Interviews mit HR IT-Verantwortlichen aus 17 international tätigen Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland zu Motiven, Rahmenbedingungen und Erfahrungen im Einsatz von Cloud-Lösungen in der Personalfunktion.
„Ein globales HR IT-System mit allen relevanten Informationen weltweit in höchster Qualität verfügbar zu haben, ist hoch attraktiv. Unsere Studie erlaubt einen realistischen und ganzheitlichen Blick auf das Thema HR-Cloud – von der Auswahl der entsprechenden Systeme über die Implementierung bis hin zur Nutzung und Weiterentwicklung im täglichen Geschäft“, erklärt hkp/// group Partner Holger Jungk.
Und der seitens SAP für das Studienprojekt verantwortliche HR Executive Advisor Andreas Enneking ergänzt: „Unsere Interviews mit HR IT-Verantwortlichen aus Unternehmen mit unterschiedlichen Erfahrungshorizonten bei HR IT-Cloud-Lösungen bieten hoch-individuelle Einblicke, liefern starke Argumente für deren Einsatz und identifizieren kritische Erfolgsfaktoren.“
Gründe für die Einführung einer HR IT-Cloud-Lösung
Die von den Studienteilnehmern vermittelten Auslöser und Hintergründe für die Einführung einer HR IT Cloud-Lösung sind hoch individuell, lassen sich aber in vier übergeordneten Kategorien bündeln. Im Vordergrund steht der Bedarf einer länderübergreifenden, durchgängig integrierten HR IT-Landschaft mit einem rasch sinkenden Anteil an Altsystemen und Insellösungen.
Eine solche modernisierte HR IT wird dazu als Voraussetzung für effizientes globales Wachstum gesehen wie auch für eine zeitgemäße Employee Experience, die wiederum die Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitern in der Anwendung erhöht.
Schließlich ist auch das Kostenargument ein zentraler Punkt in der Entscheidung für die Einführung einer HR IT-Cloud-Lösung – jedoch nachgelagert, werden doch die gewünschten Effizienzgewinne häufig in der Übergangsphase noch nicht realisiert. Unternehmen streben dabei nach Kostenoptimierungen im Vergleich zu Anwendungen auf Servern im eigenen Haus und nach Effizienzaspekten und Skalierbarkeit.
Abbildung: Die wichtigsten Nutzenaspekte und Herausforderungen in der Auswahl, Einführung und Nutzung einer HR IT Cloud-Lösung aus Sicht von HR IT-Verantwortlichen
Herausforderungen von HR IT Cloud-Lösungen
Die Studienteilnehmer sehen sich hinsichtlich der Einführung bzw. Nutzung von HR IT Cloud-Lösungen aktuell mit Herausforderungen konfrontiert, die sich in drei Bereichen klassifizieren lassen: a) Management hybrider HR IT-Landschaften: Stabiler Datenfluss und Vermeidung von doppelter Datenpflege alternativlos
In der Regel werden klassische, auf eigenen Servern gehostete HR IT-Landschaften (on premise) nicht durch Cloud-Lösungen komplett abgelöst. Studienteilnehmer haben diesbezüglich am häufigsten auf den erforderlichen Fortbestand der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwiesen.
Durch die ergänzende Einführung eines Cloud-Systems wird somit die Heterogenität der HR IT-Welt oft erst einmal verstärkt. So zeigt die Praxis, dass Schnittstellen häufig nur in einigen Regionen und oder legalen Einheiten implementiert sind und funktionieren. Nicht perfekt funktionierende Integrationen binden fortlaufend Ressourcen.
Bei einem Fünftel der Studienteilnehmer funktioniert nach eigenen Angaben die Integration zwischen HR IT Cloud-Lösungen und Bestandssystemen reibungslos, wobei vor allem Systeme zur Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft im Fokus stehen.
Generell ist eine klare Governance darüber, wo welche Daten gepflegt werden sowie die Vermeidung von Medienbrüchen und doppelter Datenpflege, erfolgskritisch. Jeder erforderliche manuelle Eingriff zur Datenpflege bzw. zur Sicherstellung des Datenflusses birgt Risiken und wirkt sich negativ auf die Ressourceneffizienz aus.
„Die Studie zeigt, dass es ein weiter Weg bis zu einer einheitlichen oder zumindest stabil integrierten HR IT-Landschaft ist. Diese ist aber Grundlage für eine hohe Akzeptanz der Anwender“, erklärt Dorothee Peukert, Customer Success Partner bei SAP. Sie empfiehlt eine enge Verzahnung der fachlichen wie technischen Teams im gesamten Prozess von der Auswahl bis zum Testen der Schnittstellen und Gesamtfunktionalität.
„Dieses Vorgehen reduziert Risiken, lässt Fehler schnell erkennen und beheben und schafft somit die erforderliche Akzeptanz bei Anwendern“, so die HR IT-Expertin. b) Employee Experience: Die Balance zwischen Akzeptanz und Effizienz finden
Generell sind Nutzerfreundlichkeit und Anwenderbezug zentrale Erfolgsfaktoren für die Etablierung von Cloud-Lösungen. Die Befragung zeigt diesbezüglich jedoch großes Optimierungspotenzial, zum Beispiel bei Employee und Manager Self-Services (ESS/MSS), das in der Regel der Einführung durch HR IT bzw. IT-affine Power User aus dem HR-Bereich geschuldet ist.
Die Wahrnehmung der breiten Anwenderbasis im Sinne einer positiven Employee Experience steht oft nicht im Fokus. Zudem gelingt die Einbindung von Mitarbeitenden ohne eigenen Firmen-PC nur bei wenigen Studienteilnehmern.
hkp/// group Director Colin Stein betont daher: „Um die mit einer Cloud-Lösung verknüpften Ziele zu erreichen, muss die Perspektive aller Mitarbeitenden berücksichtigt werden. In diesem Change-Prozess ist HR gefordert, Prozesse unter Berücksichtigung einer positiven Employee Experience zu gestalten – ohne die Effizienz aus den Augen zu verlieren. Es empfiehlt sich, Mitarbeitende früh einzubinden und zielgerichtete Schulungsangebote zu schaffen, um so das Anwendungserlebnis positiv zu gestalten und auch schon in der Transitionsphase Effizienzgewinne realisieren zu können.“ c) HR Ownership: Führungsrolle von HR in puncto funktionale Anforderungen, Systemauswahl, Implementierung und Weiterentwicklung
Aus Sicht der befragten HR-Verantwortlichen muss HR in der Auswahl, Einführung und Nutzung einer HR IT-Cloud-Lösung eine Führungsrolle einnehmen, wenngleich der Gesamtprozess nur im Schulterschluss mit der IT-Funktion erfolgreich sein kann.
Allerdings geben die Befragten in der Mehrzahl an, dass ihre HR-spezifischen Cloud-Lösungen primär aus IT-Gründen eingeführt wurden, nicht zuletzt um das globale Wachstum des Unternehmens abzubilden. Zwar wird mehrfach die zeitgemäße Aufstellung von HR als wichtiger Punkt eines solchen transformatorischen Schritts gesehen. Daran gemessen sind aber HR-Aspekte zu wenig präsent im Prozess.
Vor diesem Hintergrund fordert hkp/// group Partner Holger Jungk fordert: „HR sollte von Anfang an die zentrale Rolle bei der Einführung und Nutzung einer HR IT-Cloud-Lösung übernehmen. Die Etablierung einer HR IT-Cloud-Lösung ist als Transformation und nicht als IT-Projekt zu sehen. Klare Governance-Modelle und -Prozesse unter der Führungsrolle von HR sind daher ein Muss!“
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