„New Normal“ in der Arbeitswelt: Die systemseitige Umsetzung 

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, die Arbeitswelt neu zu gestalten: Präsenzzeit im Büro, Home Office, oder eine Mischung aus beidem? [...]

Viele DAX-Konzerne sprechen sich für die Ausweitung von Home Office Regelungen aus – ein Schritt, der längst überfällig erscheint, wie die neuen Zahlen der Workforce View 2020 zu den Einstellungen der Arbeitnehmer zum flexiblen Arbeiten offenlegen. Vor Ausbruch der Pandemie sagten lediglich 16 Prozent der deutschen Arbeitnehmer, dass geschäftliche Anforderungen das Arbeiten außerhalb der Geschäftszeiten erschweren und doch fühlten sich nur 26 Prozent in der Lage, flexible Arbeitsregelungen zu nutzen.

Henri Schmidt, Director Growth & Client Success bei ADP, kommentiert die systemseitige flächendeckende Umsetzung von flexiblen Arbeitspraktiken:

“Bereits vor der Pandemie setzte ein Wandel in der Arbeitskultur ein und Mitarbeiter legten zunehmend Wert auf flexibles und mobiles Arbeiten. Doch für eine flächendeckende Umsetzung von Home Office Regelungen ist auch ein flächendeckendes Umdenken notwendig. Die Tatsache, dass 9% der Mitarbeiter meldeten, dass die Inanspruchnahme flexibler Arbeitszeiten negativ beurteilt wird oder Mitarbeiter sich bei Inanspruchnahme schuldig fühlen, zeigt, dass sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter verstehen müssen, dass Home Office und mobiles Arbeiten nicht zu Produktivitätsverlusten führen. Die unfreiwillig gemachten Erfahrungen während des Lockdowns belegen dies. Unter Einbeziehung der Personalvertretungen müssen Unternehmen Rahmenregelungen für eine klare Orientierung schaffen.

Unternehmensweites Home Office erfordert grundlegend die einheitliche Ausstattung der Mitarbeiter mit Notebooks und Docking Stations. LTE-Karten erhöhen die Flexibilität und sichern die Konnektivität. Höhere Aufwendungen der Mitarbeiter, beispielsweise aufgrund von gestiegenem Strom- und Wasserverbrauch, sollten durch Home Office Pauschalen abgegolten werden, die für Unternehmen in der Regel günstiger sind als Büroarbeitsplätze. Werden die Büroflächen verkleinert, können in den noch vorhandenen Räumlichkeiten flexible Arbeitsplätze geschaffen werden, so dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, hin und wieder ins Büro zu gehen.
 

Die Basis der Zusammenarbeit einer remote arbeitenden Belegschaft sind IT-Systeme und Collaboration Tools, die Echtzeit-Kommunikation über Chats und Videochats, Filesharing, Nutzung von Onlinekalender, Ressourcenplanung oder Task-Management ermöglichen. Auch für die HR-IT, die den gleichen Herausforderungen gegenübersteht wie der Rest des Unternehmens, sind Collaboration Tools von enormer Bedeutung. Der Zugang zu allen wichtigen Cloud-Anwendungen und die digitale Personalakte erleichtern den Umgang mit zahlreichen Akten. Ein Single Sign On kann hier die Usability erhöhen. Wird die Arbeitszeit über cloudbasierte Software-Lösungen erfasst – in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen – können auch flexible Arbeitsunterbrechungen im Home Office gebucht und abgebildet werden. Bei geleisteter Mehrarbeit kann die HR-Abteilung die Zeiten einsehen und agieren. Um einen sicheren und ortsunabhängigen Datenzugriff zu gewährleisten, sollten Unternehmen individuell und je nach Bedarf die Anforderungen an die ‚Trusted Cloud‘ festlegen, gegebenenfalls über VPN oder Adressbeschränkungen. Werden diese systemseitigen Anforderungen implementiert, fühlen sich die Mitarbeiter auch in der Lage und unterstützt, gute Arbeit von Zuhause aus zu leisten. Dies sollte – nicht nur in Krisenzeiten – das Ziel von vorausschauenden Unternehmen sein.“