So gewinnen Sie den Kampf gegen Schatten-IT

Die modernsten Sicherheitsmaßnahmen können nicht greifen, wenn Mitarbeitende im Unternehmen eigene Lösungen, Workarounds oder Consumer-Apps nutzen, die nicht autorisiert und in die Unternehmens-IT eingebunden sind. [...]

Jedes Unternehmen ist sich des Fachkräftemangels im Technologiesektor und seiner Folgen bewusst. Weniger bekannt ist jedoch die erhebliche Lücke zwischen den digitalen Tools, die den operativen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, und den Tools, die sie tatsächlich benötigen, um effizient und effektiv arbeiten zu können.

Aktuelle Untersuchungen von Flip haben diese technologische Kluft beleuchtet – insbesondere in der Kommunikation am Arbeitsplatz. Sie zeigen, dass weniger als ein Viertel der operativen Mitarbeitenden (22 Prozent) Zugang zu den digitalen Technologien und Tools ihres Unternehmens haben – im Gegensatz zu ihren Kollegen im Büro. Alarmierend ist, dass 28 Prozent dieser operativen Mitarbeitenden für die Kommunikation am Arbeitsplatz kommerzielle Anwendungen wie WhatsApp nutzen.

Wenn Unternehmen die Lücken in der Bereitstellung von modernen Technologien nicht schließen, setzen sie sich einer Reihe von Gefahren und Risiken aus. Hierzu zählen die Bedrohung der Cybersicherheit, die Nichteinhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben sowie ein möglicher Imageschaden, sollte es zu einem sicherheitsrelevanten Vorfall kommen.

Warum Mitarbeitende Schatten-IT nutzen

Nutzen Mitarbeitende ihre eigenen digitalen Technologien, die nicht vom Arbeitgeber autorisiert sind und nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen (Schatten-IT), geschieht dies nicht, um Regeln zu missachten. Vielmehr deutet es darauf hin, dass die bereitgestellten Kommunikationstools unzureichend sind. Hierfür gibt es mehrere Gründe. Offiziell autorisierte Tools bieten oftmals wenig Benutzerfreundlichkeit oder lassen wesentliche Funktionen vermissen, sodass Mitarbeitende nach besseren Alternativen suchen. Die Untersuchungen von Flip zeigen, dass ein erheblicher Anteil der operativen Beschäftigten immer noch auf veraltete Kommunikationsmethoden wie schwarze Bretter (25 Prozent) und die Hauspost (12 Prozent) angewiesen ist, was Alternativen wie WhatsApp attraktiver macht. Langwierige Prozesse und Verfahren bei der Beschaffung und Genehmigung von IT-Lösungen können die Nutzung von Schatten-IT ebenfalls fördern, da sie den Zugang zu notwendigen Tools verzögern.

Diese Entwicklung hin zu nicht autorisierten technischen Lösungen unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Kommunikationstools dringend zu überdenken und zu aktualisieren, um sie an die tatsächlichen Anforderungen ihrer Belegschaft anzupassen.

Die Risiken der Schatten-IT

Das Marktforschungsunternehmen Gartner prognostiziert, dass bis zum Jahr 2027 rund 75 Prozent der Mitarbeitenden Technologien nutzen, ändern oder entwickeln werden, ohne dass die IT-Verantwortlichen involviert sind. Im Jahr 2022 waren es lediglich 41 Prozent. Es ist Zeit zu handeln: Angesichts der Risiken, die mit Schatten-IT verbunden sind, müssen Unternehmen verstärkt versuchen, dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten.

Zum einen birgt die Schatten-IT ein erhebliches Risiko für die Cybersicherheit. Nicht genehmigte Kommunikationstools bieten oft keine ausreichenden Sicherheitsfunktionen, die den Standards auf Unternehmensebene entsprechen. Somit sind sie anfälliger für Datenschutzverletzungen, Malware und Phishing. Zum anderen umgeht Schatten-IT auch die IT-Monitoring-Prozesse und erhöht die Gefahr, dass Mitarbeitende versehentlich gegen offizielle Sicherheitsprotokolle und Security-Maßnahmen verstoßen. Die jüngste Sicherheitspanne der US-Regierung mit der Messenger-App Signal zeigt, welche verheerenden Folgen Schatten-IT haben kann.

Mangelnde IT-Überwachung und Kontrolle bedeutet auch, dass Schatten-IT den internen Initiativen zur Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben der Mitarbeitenden zuwiderlaufen kann. Schließlich gibt es keine Möglichkeit, kommerzielle Apps außerhalb der Arbeitszeiten zu deaktivieren.

Schatten-IT birgt erhebliche Risiken, da sie möglicherweise gegen Datenschutzgesetze wie die DSGVO verstößt, wenn personenbezogene Daten auf unsicheren Plattformen, die nicht den Compliance-Vorgaben entsprechen, ohne angemessene Verschlüsselung oder Sicherheitsvorkehrungen verarbeitet werden. Solche Verstöße können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben, hohe Geldstrafen für die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften nach sich ziehen und den Ruf eines Unternehmens signifikant schädigen.

Mitarbeitende mit den richtigen Tools ausstatten

Arbeitgeber müssen nicht nur unsichere Tools verbieten, sondern sich auch von Legacy-Systemen verabschieden, die Mitarbeitende dazu verleiten könnten, nach riskanten Alternativen zu suchen. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden mit den Menschen, Informationen, Tools und Systemen verbinden, die es ihnen erleichtern, gute Arbeit zu leisten, können sie Schatten-IT vermeiden, Risiken minimieren und gleichzeitig die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeitenden steigern.

Die Entscheidung für moderne Kommunikationsanwendungen im Unternehmenseinsatz anstelle von Consumer-Apps wie WhatsApp bietet zahlreiche Vorteile. Hochentwickelte und ausgereifte Plattformen ermöglichen ein effektives und reaktionsschnelles Policy-Management sowie eine bessere Überwachung durch die IT-Abteilung. So lassen sich operative Ineffizienzen und Fehler erheblich reduzieren und gleichzeitig die Risiken in Bezug auf die Sicherheit, den Schutz der Mitarbeitenden und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen minimieren. Gleichzeitig gibt dies den Beschäftigten die Möglichkeit, nicht rund um die Uhr digital erreichbar sein zu müssen – für eine bessere Work-Life-Balance.

Solche Tools steigern zudem die Produktivität, da sie die Erfassung von innovativen Ideen und Feedback aus dem gesamten Unternehmen erleichtern. Darüber hinaus verbessern Enterprise-Apps die Unternehmenskommunikation und das Change-Management und steigern so die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich. Sie tragen entscheidend zur Förderung und Steigerung des Mitarbeiterengagements bei, wodurch sich Fehlzeiten und Personalengpässe verringern lassen.

Dabei geht es vorrangig nicht darum, in ein weiteres Kommunikationsinstrument zu investieren. Unternehmen werden am meisten von einer Plattform profitieren, die die richtigen Tools für die Frontline-Mitarbeitenden bietet, die derzeit am meisten benachteiligt sind. Beispielsweise würden die operativen Mitarbeitenden sehr von einer konsolidierten mobilen Plattform profitieren, die nützliche Tools für Dienstpläne, Feedback-Mechanismen, die Nachverfolgung von Abwesenheiten oder Trainingsprogramme nahtlos integriert.

Mitarbeitende wünschen sich Kommunikationstools wie diese und werden sie so oder so nutzen. Unternehmen, die die Kontrolle über diese Prozesse übernehmen und Zugang zu modernen, leistungsstarken und sicheren Kommunikationsplattformen bieten, sorgen für ein besseres Mitarbeitererlebnis und erhöhen gleichzeitig die Sicherheit.

Alle Mitarbeitenden sicher und effizient einbinden

Flip bietet eine Mitarbeiter-App, die alle Mitarbeitenden eines Unternehmens einbindet – auch die Frontline- oder Shopfloor-Mitarbeitenden, die operativ arbeiten und keinen Büroarbeitsplatz haben. Die App ermöglicht es, die interne Kommunikation, die Unternehmensprozesse und den Informationsaustausch mit der gesamten Belegschaft vollständig zu digitalisieren und sicher zu gestalten. Dies umfasst beispielsweise auch das Aufgabenmanagement, das Personalmanagement oder das Change- & Krisenmanagement. Damit haben die operativen Mitarbeitenden das Wissen und die Tools zur Hand, um erstklassige Arbeit zu leisten – ohne auf unautorisierte und oftmals unsichere Workarounds oder Consumer-Apps zurückgreifen zu müssen.