So können virtuelle Meetings verbessert werden

Knapp jede*r Dritte ist in virtuellen Meetings passiver als in physischen Meetings [...]

In virtuellen Meetings ist noch Luft nach oben – zu diesem Ergebnis kommt das interdisziplinäre Forschungsprojekt COME – Cooperative Meetings der Universität Wien. Zu einem erfolgreichen Meeting gehört mehr als nur passende technische Ausstattung.

In der Studie wurde eine Fülle an Tipps erarbeitet, wie virtuelle Meetings verbessert werden können. Präsentiert werden die Ergebnisse und Ratschläge am Dienstag, 4. Juni 2024, um 12.00 Uhr im Rahmen eines Online-Brown-Bag-Meetings.

Homeoffice ist für viele Menschen in Bürojobs aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Dazu gehören auch virtuelle Meetings, ein nicht immer leichtes Unterfangen, wie die neue Studie deutlich zeigt. Fast jede*r Dritte verhält sich in virtuellen Meetings passiver als bei persönlichen Meetings.

„Mitarbeiter*innen stecken in einem Dilemma: Sie schätzen ihre Homeoffice-Zeiten und spüren gleichzeitig, dass sie virtuell weniger zu Wort kommen und sich ihre Gestaltungsmöglichkeiten verringern“, erklärt Irene Kernthaler-Moser, eine der Autor*innen: „Organisationen, die sich dieser Herausforderung nicht stellen, laufen Gefahr den fachlichen und emotionalen Input von gut einem Drittel ihrer Mitarbeiter*innen zu verlieren.“

Die Forschungsergebnisse zeigen, dass viele Mitarbeiter*innen in virtuellen Meetings gleichzeitig an anderen Aufgaben arbeiten, was die Qualität der Meetings beeinträchtigt. „65 Prozent der Teilnehmer*innen geben an, nebenbei in virtuellen Meetings an etwas anderem zu arbeiten“, sagt Michaela Schaffhauser-Linzatti, ebenfalls eine der Studienautor*innen. „Dieses vermeintliche Multitasking bleibt aber oft nicht unbemerkt, 55 Prozent fühlen sich durch abgelenkte Kolleg*innen in Online-Meetings gestört.“ 

Abgelenkt werden die meisten in virtuellen Meetings aber nicht von privaten Dingen, sondern von anderen Aufgaben im Job. Die beiden häufigsten „Übeltäter“ sind das Bearbeiten von E-Mails (bei 74 Prozent der Befragten) und das Arbeiten an anderen Projekten (57 Prozent). Vor allem Männer, Personen mit Führungsfunktion und Personen mit viel Arbeitszeit bearbeiten nebenbei ihre E-Mails. Ebenso verleiten starke Hierarchien in Unternehmen dazu, nebenbei etwas anderes zu machen. 

Es sind im Endeffekt kleine Tricks, die helfen, bei Meetings aktiv dabei zu sein. Knapp die Hälfte (43 Prozent) aller Teilnehmenden nehmen oft oder manchmal an Meetings teil, bei denen ihnen ihre Aufgabe unklar ist. Lediglich 16 Prozent aller Teilnehmer*innen kennen ihre Aufgabe im Meeting immer genau.

„Wenn einem also unklar ist, warum man zu einem Meeting eingeladen wurde, sollte man einfach höflich nachfragen, warum die Anwesenheit gewünscht ist. Eine klare inhaltliche Agenda hilft außerdem“, so Kernthaler-Moser. Arbeit in Kleingruppen (virtuelle Break-Out-Rooms) und regelmäßige Pausen sind auch wichtige Faktoren, um virtuelle Meetings sinnvoll zu gestalten und alle Beteiligten am Ball zu halten. 

Wichtig ist auch das Ziel eines Meetings bei der Planung im Blick zu haben. Denn eine weitere Erkenntnis der Studie ist, dass die Arbeitsergebnisse in manchen virtuellen Meetings im Vergleich zu physischen Meetings schlechter sind. Insbesondere bei Diskussionen und Ideenfindung gaben die Teilnehmer*innen an, dass die inhaltliche Qualität in virtuellen Meetings deutlich schlechter ist.

„Es kann sich also lohnen Meetings zur Ideenfindung so zu planen, dass möglichst alle vor Ort dabei sein können. Homeoffice-Zeiten wiederum können gut für Info-Meetings genutzt werden“, rät Schaffhauser-Linzatti.

Den Überblick zu allen Ergebnissen und Tipps aus der Studie finden Sie hier.