Bis die Impfung flächendeckend verfügbar ist, wechseln Lockdown und leichte Öffnungsversuche einander ab. Was aber bleibt, ist für viele das Arbeiten im Homeoffice. Fehlende Sozialkontakte können hier zum Problem für Psyche, Produktivität und Karriere werden. Dem hat sich der Softwareanbieter Powell Software angenommen und die Digital-Workplace-Lösung „Virtual Coffee Machine“ entwickelt. [...]
Bei der „Virtual Coffee Machine“ handelt es sich um eine Microsoft Teams-Anwendung, mit der sichergestellt werden soll, dass Mitarbeiter Sozialkontakte aufrechterhalten, aber auch neu knüpfen können und im Homeoffice regelmäßige Pausen einlegen.
Die „Virtual Coffee Machine“ von Powell verbindet die Mitarbeiter durch virtuelle Chats miteinander. Anstelle der fehlenden persönlichen Gespräche an der Kaffeemaschine, kann die Personalabteilung in jedem Teams-Kanal schnell eine Virtual-Coffee-Machine-Pause einrichten, die die Mitarbeiter zu regelmäßigen kurzen Pausen ermutigt. Gleichzeitig soll das virtuelle Kaffetrinken das Networking und die Geselligkeit unter den Kollegen anregen.
„Die Auswirkungen der Pandemie haben den digitalen Arbeitsplatz neugestaltet“, sagt Ayhan Balku, Managing Director DACH bei Powell Software. Gleichzeitig hätten „aktuelle Untersuchungen von Gartner ergeben, dass drei Viertel der Arbeitgeber vorhaben, einige Mitarbeiter dauerhaft auf Remote Work umzustellen. Jeder fünfte Remote-Mitarbeiter gibt jedoch die Einsamkeit als Hauptbeschwerde bei der Arbeit im Homeoffice an. Oberste Priorität sollte daher die Stärkung des Miteinanders haben.“
Treffen in der virtuellen Kaffeepause
Personalabteilungen können ein Virtual-Coffee-Machine-Meeting innerhalb eines beliebigen Teams-Kanals einrichten und dabei die Zeit, die Häufigkeit und das Datum sowie die Anzahl der Personen festlegen. Die App verwendet dann einen Algorithmus, der Daten von den Mitarbeitern sammelt, automatisch Outlook-Kalender vergleicht und Meeting-Einladungen basierend auf bestimmten Kriterien generiert. Wenn z.B. das Meeting-Kriterium für den virtuellen Kaffee-Chat auf maximal fünf Personen festgelegt wurde und zehn Personen zur Teilnahme verfügbar sind, werden zwei Meeting-Einladungen versendet.
Die „Virtual Coffee Machine“ vermeidet bewusst Einzel- oder Teambesprechungen. Stattdessen konzentriert sie sich darauf, gemütliche und kurze soziale Pausen zu schaffen, in denen sich die Mitarbeiter eine Auszeit nehmen können, um sich mit Kollegen in einem positiven digitalen Raum auszutauschen. Kollegen können auch in unterschiedlich gelegene virtuelle Büros innerhalb ihrer Organisation „reisen“, um sich mit Kollegen zu einer Kaffeepause in verschiedenen virtuellen Gebäuden zu treffen.
Die Mitarbeiter wissen bis zur Veranstaltung nicht, wer sonst noch der Gruppe beitritt. Dadurch werden Mitglieder verschiedener Teams ermutigt, sich zum Small-Talk zu verabreden und gegenseitig kennenzulernen. Die Anwendung bucht automatisch eine Agenda und schlägt Gesprächsthemen, wie z.B. „Was war der letzte Film, den Sie gesehen haben?” oder “Welches Buch haben Sie vor kurzem gelesen?” vor, um das Eis zwischen den noch Unbekannten zu brechen.
Falls ein Teammitglied an einem Virtual-Coffee-Meeting nicht teilnehmen möchte oder kann, lehnt es die Einladung zum Meeting einfach ab.
Ayhan Balku versichert: „Powell Software setzt sich leidenschaftlich dafür ein, Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen und untereinander zu verbinden und sicherzustellen, dass sie jeden Tag positive und anregende Erfahrungen im Arbeitsalltag machen. Remote-Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, sich trotz der Entfernung zu Kollegen und Vorgesetzten, auf unkonventionelle Art miteinander in Verbindung zu setzen. Sie sollten sich als Teil des Unternehmens sehen und das Gefühl haben, dass sie am hybriden oder Remote-Arbeitsplatz Kontakte knüpfen können.“
Bei der Anwendung „Virtual Coffee Machine“ von Powell drehe sich alles um die Mitarbeiter, so Balku: „Wir alle vermissen die kleinen sozialen Momente im Büro, sei es an der Kaffeemaschine oder dem Wasserspender. Die virtuelle Kaffeemaschine ermöglicht es uns, unsere Arbeitsplätze nach und nach auf virtuelle Weise wieder zum Leben zu erwecken und so Konnektivität, Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern. Es ist Teil eines größeren Ziels und einer Reihe von Initiativen, um das virtuelle Gebäude zum Leben zu erwecken.“
Das mag auf den ersten Blick jetzt ungewohnt klingen, doch das war die Homeoffice-Arbeit für viele anfangs auch. Vielleicht kann diese Lösung helfen, eine gute Arbeitsatmosphäre in die virtuelle Welt hinüberzuretten beziehungsweise dort zu schaffen. Einen Versuch könnte es wert jedenfalls wert sein…
Interessierte finden weitere Informationen auf der Website von Powell Software unter https://powell-software.com/de/.
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