Ergebnisse und Erfolge in der Organisation zu kommunizieren ist für jeden CIO eine enorme Herausforderung. Neue Konzepte und IT-Lösungen schaffen jetzt Abhilfe. [...]
Die Geschwindigkeit des digitalen Zeitalters ist in vielen IT Abteilungen deutlich spürbar. Bei IT-Projekten ist mittlerweile vier Wochen je Sprint der neue Standard zur Ergebniskommunikation. Als Medium hierfür sind noch immer einfache E-Mails oder Einträge im lokalen Wiki verbreitet. Doch neben Videokonferenzen und multimedialen E-Learnings wird es für Text als Informationsträger immer schwieriger, Aufmerksamkeit beim Empfänger zu erzeugen – ein Grund mehr, den Schritt nach vorn zu wagen und selbst multimediale Kommunikationsinhalte zu erstellen.
Was heute bevorzugt wird, sind kurze und bündige Informationen, die einfach auffindbar und ortsunabhängig abrufbar sind. Dieser Trend hat Wikis erst so populär gemacht. Aber reiner Text ist unpersönlich und als Kommunikationsmittel in seiner Wirkung sehr begrenzt. Gleichzeitig genutzt bieten Grafik, Sprach- und Videonachrichten eine wesentlich höhere Informationsqualität.
Das persönliche Gespräche und Telefonate bleiben aktuell und wirksam
Direkte Gespräch sind für einen möglichst verlustfreien Informationsaustausch unumstritten der wirksamste Weg. Allerdings sind die Gesprächsinhalte nur für die direkten Teilnehmer zugänglich. Es steht immer weniger Zeit zur Verfügung, die gleichen Inhalte in redundanten Besprechungen mit unterschiedlichen Personengruppen auszutauschen und Fragen zu klären.
Direkte Gespräch sind für einen möglichst verlustfreien Informationsaustausch unumstritten der wirksamste Weg. Allerdings sind die Gesprächsinhalte nur für die direkten Teilnehmer zugänglich. Es steht immer weniger Zeit zur Verfügung, die gleichen Inhalte in redundanten Besprechungen mit unterschiedlichen Personengruppen auszutauschen und Fragen zu klären.
Wenn diese Informationen konserviert wären und somit orts- und zeitunabhängig genutzt werden könnten, dann spart das am Ende gleichermaßen dem Sender wie auch dem Empfänger Zeit. Im Privaten zum Beispiel werden deswegen bei WhatsApp Sprachnachrichten vermehrt genutzt. Diese Konservierung von Informationen kann auch auf Unternehmensebene besser laufen.
Wer Telefon- und Videokonferenzen aufzeichnet, springt zu kurz
Die Inhalte aus Software wie Skype for Business oder Webex sind zwar multimedial – und können bedingt auch konserviert werden. Allerdings sind sie meist viel zu lang. Videos sollten idealerweise nicht länger als fünf Minuten sein. Mit solcher Software ist auch die Produktion viel zu aufwendig. Schnelligkeit und Einfachheit rücken hier klar in den Vordergrund.
Die Inhalte aus Software wie Skype for Business oder Webex sind zwar multimedial – und können bedingt auch konserviert werden. Allerdings sind sie meist viel zu lang. Videos sollten idealerweise nicht länger als fünf Minuten sein. Mit solcher Software ist auch die Produktion viel zu aufwendig. Schnelligkeit und Einfachheit rücken hier klar in den Vordergrund.
Gut funktioniert das dagegen mit Lösungen wie Knovio oder SlidePresenter. Damit kann jeder Mitarbeiter relativ schnell seine eigenen Inhalte erstellen, verbreiten und konservieren.
Vom Mitarbeiter zum Kommunikationsexperten
Die technische Hürde und damit die Hemmschwelle für die Nutzung derartiger Kommunikationswege, ist denkbar niedrig. Text, Grafik, Video und die Aufnahme des Sprechers können einfach parallel kombiniert werden. Mehr als in eine Webcam zu blicken und drei, vier Mal klicken ist nicht nötig. Diese Tools sind mittlerweile so konzipiert, dass selbst ein Laie innerhalb von Minuten seine multimedialen Inhalte erstellen kann. Gerade in der Kommunikation von „One-to-many“, also zum Beispiel an die ganze Abteilung oder an das ganze Unternehmen, liegt hier klar die Zukunft.
Die technische Hürde und damit die Hemmschwelle für die Nutzung derartiger Kommunikationswege, ist denkbar niedrig. Text, Grafik, Video und die Aufnahme des Sprechers können einfach parallel kombiniert werden. Mehr als in eine Webcam zu blicken und drei, vier Mal klicken ist nicht nötig. Diese Tools sind mittlerweile so konzipiert, dass selbst ein Laie innerhalb von Minuten seine multimedialen Inhalte erstellen kann. Gerade in der Kommunikation von „One-to-many“, also zum Beispiel an die ganze Abteilung oder an das ganze Unternehmen, liegt hier klar die Zukunft.
Multimediale und interaktive Kommunikation in Zeiten von YouTube
Die Popularität von YouTube zeigt uns, wie selbstverständlich die Erstellung und Nutzung von Videos altersunabhängig mittlerweile geworden ist. Die Möglichkeiten multimedialer Kommunikationsformen werden in Unternehmen zu wenig eingesetzt und ihr Nutzen wird unterschätzt. Außerdem können Unternehmen über diesen Weg agiler werden. Wir müssen im Zuge der digitalen Revolution Kommunikation völlig neu denken. Wer das nicht konsequent umsetzt, wird schnell überrollt.
Die Popularität von YouTube zeigt uns, wie selbstverständlich die Erstellung und Nutzung von Videos altersunabhängig mittlerweile geworden ist. Die Möglichkeiten multimedialer Kommunikationsformen werden in Unternehmen zu wenig eingesetzt und ihr Nutzen wird unterschätzt. Außerdem können Unternehmen über diesen Weg agiler werden. Wir müssen im Zuge der digitalen Revolution Kommunikation völlig neu denken. Wer das nicht konsequent umsetzt, wird schnell überrollt.
Neue IT-Systeme erhöhen die Kommunikationswirkung
Der Nutzen multimedialer Kommunikationswege geht aber noch wesentlich weiter. 88 Prozent der CIOs sehen die Anforderungen und Aufgabenbereiche an Ihre Position steigen, wie eine Umfrage von CIO.com aus dem Jahr 2016 ergab. Diese operative Mehrbelastung wird zunehmend zum Problem. Denn neben den großen Themen wie der Harmonisierung der IT Landschaft und der Konzeption einer Digitalisierungsstrategie6 bleiben wenig Ressourcen für den operative IT Betrieb. Ergebnisse und Erfolge im Unternehmen zu kommunizieren wird stiefmütterlich behandelt – was in vielen Fällen zu einem negativen Image der CIO Bereiche führt, egal wie gut die erbrachte Leistung tatsächlich ist.
Der Nutzen multimedialer Kommunikationswege geht aber noch wesentlich weiter. 88 Prozent der CIOs sehen die Anforderungen und Aufgabenbereiche an Ihre Position steigen, wie eine Umfrage von CIO.com aus dem Jahr 2016 ergab. Diese operative Mehrbelastung wird zunehmend zum Problem. Denn neben den großen Themen wie der Harmonisierung der IT Landschaft und der Konzeption einer Digitalisierungsstrategie6 bleiben wenig Ressourcen für den operative IT Betrieb. Ergebnisse und Erfolge im Unternehmen zu kommunizieren wird stiefmütterlich behandelt – was in vielen Fällen zu einem negativen Image der CIO Bereiche führt, egal wie gut die erbrachte Leistung tatsächlich ist.
Neue Kommunikationsstrategien und -systeme sind auch hier der richtige Ansatz dazu. Oft mangelt es schlichtweg an der Kommunikation und an der fachgerechten Vorbereitung der Mitarbeiter im Unternehmen für die Einführung neuer IT Systeme. Sich als Informatiker im Unternehmen Gehör zu verschaffen, damit Mitarbeiter proaktiv auf Veränderungen vorbereitet werden können, ist ein immer bedeutenderer Bestandteil der Arbeit der CIOs und ihrer IT-Teams. Der notwendige Zeitaufwand für klassische Kommunikationsmaßnahmen steht in einem schlechten Verhältnis zu deren Wirkungsgrad. Dieses Missverhältnis gilt es zu überwinden.
Neue Lösungen für aktive Ergebniskommunikation nutzen
Aktuelle Lösungen gehen weit darüber hinaus, einfach nur ein aufgezeichnetes Video bereitzustellen. Dieses Investment lohnt sich für Großkonzerne ebenso wie für den Mittelstand. Michael Christ, Head of HR der Döhler Group, bestätigt: „Wir haben es durch einfach zu erstellende, navigierbare Videoinhalte geschafft, die Kommunikationsinhalte zwischen den Abteilungen wesentlich besser zu verbreiten. Davon hat schlussendlich jeder profitiert.“
Aktuelle Lösungen gehen weit darüber hinaus, einfach nur ein aufgezeichnetes Video bereitzustellen. Dieses Investment lohnt sich für Großkonzerne ebenso wie für den Mittelstand. Michael Christ, Head of HR der Döhler Group, bestätigt: „Wir haben es durch einfach zu erstellende, navigierbare Videoinhalte geschafft, die Kommunikationsinhalte zwischen den Abteilungen wesentlich besser zu verbreiten. Davon hat schlussendlich jeder profitiert.“
So schafft es die IT nicht nur den Mitarbeitern neue IT-Lösungen zur Verfügung zu stellen, sondern auch leicht verständlich und intuitiv über Ergebnisse und Erfolge zu informieren – für die positive Entwicklung des Images der Unternehmens-IT und des CIOs als Motor der digitalen Transformation ist das ein unschätzbar wertvoller Gewinn.
* Andreas Slogar ist CIO bei DB Systel.
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