Versteckte Potenziale in der MRO: Digitalisierung als Basis für schlankere, kosteneffiziente Prozesse

BeNeering erklärt, warum Unternehmen ihre MRO-Beschaffung (Materialien, Ersatzteilen und Dienstleistungen für Wartung, Instandhaltung und Betrieb) strategisch neu bewerten sollten und welche prozessualen, organisatorischen und technischen Aspekte hierbei eine Rolle spielen, um Betriebsskosten zu sparen. [...]

Unternehmen sehen sich zunehmend mit der Herausforderung konfrontiert, Betriebskosten zu senken, ohne dabei ihre Produktivität zu gefährden. Im Fokus steht dabei nicht nur der direkte Einkauf, sondern insbesondere die indirekte Beschaffung – darunter MRO-Güter. Diese beeinflussen die Produktionsfähigkeit unmittelbar, etwa wenn ein Ersatzteil nicht rechtzeitig verfügbar ist oder persönliche Schutzausrüstung fehlt. Trotz dieser Relevanz erfolgt die MRO-Beschaffung in vielen Organisationen wenig strukturiert. Bedarfe entstehen oft ad hoc, der Bestellprozess ist durch manuelle Anfragen und uneinheitliche Workflows geprägt. Die Folge: Hoher interner Aufwand, lange Durchlaufzeiten, intransparente Kosten – und im Ernstfall kritische Engpässe.

Operative Entlastung durch Automatisierung und Self-Service

Ein zentrales Ziel der Digitalisierung im MRO-Bereich ist die Reduktion operativer Routinen. Klassische manuelle Schritte – wie die Erfassung von Bedarfen, Rückfragen zum Bestellstatus oder Preisabstimmungen – binden Ressourcen im Einkauf, die anderweitig besser eingesetzt wären. Durch Self-Service-Lösungen mit geführter Benutzerführung können Mitarbeitende aus Instandhaltung oder Technik benötigte Materialien selbstständig anfordern – ohne Medienbrüche, E-Mails oder Rückfragen. Der Einkauf wird entlastet und kann sich auf übergeordnete Aufgaben konzentrieren, etwa die Lieferantenstrategie oder interne Beratung.

Allerdings muss die Lösung so gestaltet sein, dass auch gelegentliche Nutzende intuitiv durch den Prozess geführt werden. Nur wenn Bedarfsträger Bestellungen „so einfach wie bei Amazon“ auslösen können, funktioniert das Prinzip im Alltag. Dies gilt umso mehr für technische Bereiche, in denen Zeit und Genauigkeit entscheidend sind. Fehlt diese Usability, umgehen Mitarbeitende das System – etwa durch E-Mails an den Einkauf oder informelle Prozesse.

Besonders im MRO-Kontext sind schnelle, reibungslose Prozesse entscheidend. Wartungsteams oder Forschungseinheiten, zum Beispiel, können sich keine Verzögerungen leisten, wenn Ersatzteile fehlen oder Laborbedarf nicht rechtzeitig eintrifft. Jede Minute, die ein hochqualifizierter Mitarbeitender mit der Erfassung einer Anforderung oder der Abstimmung mit dem Einkauf verbringt, fehlt an anderer Stelle und bindet unnötig Kapazitäten, die andernorts produktiv genutzt werden könnten – ein nicht zu unterschätzender Effizienz- und Kostenfaktor.

Digitale Lösungen mit intelligentem Vorschlagswesen, klaren Workflows und standardisierten Prozessen sorgen dafür, dass Anfragen schneller, vollständiger und regelkonform ausgelöst werden. Das Ergebnis: Weniger Rückfragen, weniger Bearbeitungsaufwand – und mehr Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben.

Spend-Transparenz durch Katalogstrategie: Hosted statt Punchout

Ein bedeutender Punkt der MRO-Beschaffung ist die mangelnde Transparenz über Artikel, Volumina und Ausgaben. Ohne zentrale Steuerung und Standardisierung ist nicht nachvollziehbar, wie viele identische Produkte aus verschiedenen Quellen beschafft werden – mit entsprechend negativen Effekten auf Preise, Konditionen und Effizienz.

Die Einführung von Hosted Catalogs ist hier ein effektiver Hebel. Anstatt externe Webshops via Punchout anzubinden – mit wechselnden Preisen, unklaren Produktverfügbarkeiten und geringen Kontrollmöglichkeiten – werden die Katalogdaten zentral im System gepflegt. Der Einkauf legt dabei Sortimente, Preise und genehmigte Lieferanten fest. Das Ergebnis: ein kontrolliertes Einkaufsumfeld, reduzierte Wildbestellungen und deutlich bessere Verhandlungspositionen gegenüber Lieferanten – insbesondere bei häufig benötigten Standardartikeln im MRO-Bereich wie Werkzeugen, Sicherheitsschuhen oder Verbrauchsmaterialien.

Ein zusätzlicher Effizienzhebel ist die Bündelung gleichartiger Bedarfe über verschiedene Abteilungen hinweg. Durch sogenanntes Demand Pooling – etwa bei regelmäßig benötigtem Material wie Papier oder Standard-Ersatzteilen – lassen sich nicht nur Bestellmengen konsolidieren, sondern auch zusätzliche Preisvorteile erzielen. Digitale Systeme bieten die technische Grundlage, um solche Bündelungseffekte automatisiert zu identifizieren und umzusetzen.

Technische Integration: Redundanzen vermeiden, Komplexität reduzieren

Ein wesentlicher Aspekt bei der Digitalisierung der MRO-Beschaffung ist die IT-Architektur. Häufig bestehen in Unternehmen parallele Systemwelten, die aufwändige Middleware, doppelte Datenhaltung und manuelle Abgleiche erfordern. Moderne Procurement-Plattformen wie BeNeering setzen auf eine native Integration in bestehende ERP-Systeme. Stammdaten, Benutzerprofile und Einkaufsrichtlinien werden übernommen – ohne aufwändige Schnittstellen oder redundante Prozesse. Das reduziert nicht nur IT-Kosten und Implementierungszeiten, sondern sorgt auch für konsistente Datenflüsse, geringeren Pflegeaufwand und eine höhere Nutzerakzeptanz. Für Unternehmen bedeutet das: weniger technische Komplexität, mehr Effizienz – und eine solide Basis für skalierbare Prozesse.

MRO-Beschaffung ist weit mehr als eine operative Notwendigkeit – sie ist ein strategischer Erfolgsfaktor für reibungslose Produktions- und Betriebsprozesse. Unternehmen, die ihre MRO-Beschaffung digitalisieren, profitieren doppelt: Sie reduzieren interne Prozesskosten durch Automatisierung und Self-Services und schaffen gleichzeitig Transparenz und Steuerbarkeit durch intelligente Katalogstrategien. Gleichzeitig sorgt eine integrierte IT-Architektur dafür, dass Prozesse schlank, skalierbar und wartungsarm bleiben.

Über BeNeering 

BeNeering ist ein deutsches Unternehmen, das KI-gestützte Lösungen für die indirekte Beschaffung entwickelt. 2007 von SAP-Lösungsarchitekten gegründet, digitalisiert die BeNeering Digital Procurement Plattform verschiedene Einkaufskanäle in einer Standardlösung und bietet agile Tools für die Umsetzung komplexer, kundenspezifischer Anforderungen. Über 300.000 Nutzer – in Konzernen sowie mittelständischen Unternehmen aus 11 Branchen in 85 Ländern – optimieren mit BeNeering ihre Einkaufsprozesse und automatisieren bis zu 90 Prozent der Beschaffungsanfragen im Bereich der indirekten Ausgaben. Dank nahtloser Integration in ERP-Systeme wie SAP, profitieren Kunden von hoher Compliance und niedrigen Integrationskosten.