LeanIX SaaS Management Survey 2023 offenbart starken Fokus auf Applikations-Rationalisierung, aber unzureichende Erfassung relevanter Kennwerte [...]
80 Prozent internationaler Unternehmen führen derzeit eine Optimierung ihres Applikations-Portfolios durch oder planen diese. Die Mehrheit verspricht sich davon eine Kostenreduktion, um die Profitabilität zu erhöhen oder Budget für andere IT-Prioritäten freizusetzen.
Die Ergebnisse der LeanIX SaaS Management Survey 2023 lassen jedoch Zweifel aufkommen, dass diese Rationalisierungs-Maßnahmen zum Erfolg führen können. Obwohl SaaS bereits einen signifikanten Anteil am Portfolio ausmacht und beim Software-Einkauf bevorzugt wird, kennt nur etwas mehr als die Hälfte der Firmen die Gesamtzahl ihrer SaaS Applikationen.
Detaillierte Informationen pro Applikation werden noch seltener komplett erfasst. Gleichzeitig äußern die Befragten aber große Bedenken gegenüber SaaS, wenn es um Sicherheit, Compliance oder zu hohe Kosten durch redundante Software oder nicht genutzte Lizenzen geht.
Fest steht: Den Unternehmen fehlen die notwendigen Daten für ein ausgereiftes SaaS-Management – und damit auch die Voraussetzungen für die Optimierung ihrer IT-Landschaft.
Für die LeanIX SaaS Management Survey 2023 wurden im Herbst 2022 insgesamt 112 ITFachkräfte online befragt, die in internationalen Unternehmen überwiegend in verantwortlichen Positionen tätig sind – hauptsächlich in den Bereichen IT/Software Asset Management, Enterprise Architecture Management und Procurement. Die Teilnehmenden der Studie arbeiten in Unternehmen, die gleichermaßen in Europa, den USA und anderen Regionen ansässig sind. 44 Prozent dieser Firmen haben bis zu 2.000 Beschäftigte, 56 Prozent verzeichnen mehr als 2.000 Beschäftigte.
Knapp 80 Prozent der Unternehmen wollen ihr Applikations-Portfolio optimieren
Die große Mehrheit internationaler Unternehmen (78 Prozent) führt derzeit Aktivitäten zur Optimierung der Software-Landschaft durch oder plant diese. Drei Viertel der Befragten geben weiterhin an, dass die Applikations-Rationalisierung im Vergleich zum Vorjahr in ihren Firmen stärker im Fokus steht.
54 Prozent der Unternehmen versprechen sich von diesen Maßnahmen eine Kostenreduktion, um profitabler zu werden oder Budgets auf andere Prioritäten zu verlagern. Die andere Gruppe gibt an, die Effizienz verbessern und die Komplexität im Portfolio verringern zu wollen. Wie aber sehen diese Portfolios aktuell aus?
SaaS-Applikationen haben bereits einen signifikanten Anteil am Software-Budget: 30 Prozent der Firmen geben derzeit mehr als die Hälfte ihres Budgets dafür aus. Entscheidend ist jedoch der Blick nach vorn, denn drei Viertel der befragten Unternehmen bevorzugen SaaS beim Kauf von Software. Diese Einkaufspolitik führt unweigerlich dazu, dass der SaaS-Anteil an den Software-Ausgaben kontinuierlich weiter steigen wird.
Informationen zu SaaS-Applikationen werden nur unzureichend erfasst
Unternehmen wollen ihre Applikations-Portfolios optimieren und SaaS spielt darin schon heute und vor allem in Zukunft eine bedeutende Rolle – und dennoch: Nur etwas mehr als die Hälfte der befragten Firmen (54 Prozent) kennt die komplette Anzahl ihrer SaaS-Applikationen. 33 Prozent haben zumindest „teilweise“ einen Überblick, während 13 Prozent einräumen, diese Daten überhaupt nicht zu erfassen. Doch wenn nicht einmal diese grundlegende Information zur Verfügung steht, ist eine strategisch ausgerichtete Rationalisierung des Portfolios kaum möglich.
Fest steht außerdem, dass es in den meisten Unternehmen große Bedenken in Bezug auf SaaS gibt. So äußern sich zwei Drittel der Befragten „besorgt“ oder „äußerst besorgt“ mit Blick auf mögliche Sicherheitsrisiken und Datenschutzverletzungen, die zum Beispiel durch ehemalige Beschäftigte auftreten können, deren Zugang zu SaaS-Applikationen nicht rechtzeitig blockiert wird.
Ebenso viele befürchten, dass SaaS-Anbieter oder -Applikationen den Compliance-Anforderungen nicht gerecht werden könnten. Relevante Kennwerte der SaaS-Applikationen mit Bezug zu Sicherheit und Compliance – wie Vertragsdaten oder Informationen über Zertifikate – werden jedoch von fast der Hälfte der Unternehmen nur teilweise oder gar nicht erfasst.
Zwar geben 70 Prozent der befragten Firmen an, über festgelegte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen für SaaS-Applikationen zu verfügen.
Das bedeutet umgekehrt aber auch, dass fast ein Drittel der Unternehmen nicht einmal diese Standards definiert hat. Einfache Instrumente wie die Bereitstellung eines Katalogs mit frei gegebenen SaaS Applikationen werden ebenfalls nur von der Hälfte der Unternehmen genutzt.
Es fehlen SaaS-Daten für einen vollständigen Kostenüberblick
Die Befragten zeigen sich fast ebenso besorgt über vermeidbare oder versteckte Kosten, die durch SaaS verursacht werden können – sei es durch redundante Software, nicht ausgelastete Lizenzen oder durch nicht erfasste Ausgaben aufgrund des dezentralen Einkaufs von SaaS.
Dennoch erfassen weniger als die Hälfte der Unternehmen vollständige kostenbezogene Informationen pro Applikation. Detaillierte Nutzungsdaten – die Aufschluss über den tatsächlichen Wertbeitrag einer Software liefern können – werden von fast einem Drittel der Firmen gar nicht nachverfolgt.
Die vorliegenden Ergebnisse machen deutlich, dass es in vielen Unternehmen noch ein weiter Weg zu einem ausgereiften SaaS-Management ist – auch wenn die SaaS-Investitionen in gleichem Maße zunehmen wie die damit verbundenen Herausforderungen. Welche Hürden gilt es in den Firmen zu überwinden?
Kollaboration ist ein Muss, denn bei SaaS reden viele mit
Das IT/Software Asset Management-Team ist am häufigsten für das SaaS-Management verantwortlich, nämlich in 46 Prozent der Unternehmen. Bemerkenswert ist jedoch, wie viele bei der Organisation und Steuerung der SaaS-Landschaft insgesamt mitreden: In den meisten Firmen (68 Prozent) sind vier und mehr Abteilungen in diesen Aufgabenbereich involviert.
Kollaboration spielt beim SaaS-Management also eine besonders wichtige Rolle. Es braucht daher Tools, die die Zusammenarbeit fördern – und Informationen, auf die alle beteiligten Teams gleichermaßen Zugriff haben. 60 Prozent der Befragten geben an, dass sie für die Erfassung von SaaS-Daten eine IT Service Management-Lösung oder ein Software Asset Management-Tool nutzen. Eine SaaS-Management-Plattform, die auf die Verwaltung und Steuerung von SaaS spezialisiert ist, wird aktuell nur in 12 Prozent der Firmen eingesetzt.
Erstaunlich ist, wie viele beim SaaS-Management auch auf Excel vertrauen: Mit 54 Prozent rangiert die Lösung auf dem zweiten Platz der eingesetzten Tools.
Wird in Unternehmen nur ein einziges Tool für die Erfassung von SaaS-Daten verwendet – was in 60 Prozent der Firmen der Fall ist – dann steht Excel sogar an erster Stelle. Es ist schwer vorstellbar, dass ein Programm zur Tabellenkalkulation den Anforderungen des dynamischen SaaS-Marktes und den damit verbundenen dezentralen Kaufentscheidungen gerecht werden kann.
Fazit: Unternehmen müssen SaaS-Management weiter professionalisieren
Dass Software nicht mehr nur von einigen wenigen IT-Spezialisten ausgewählt und eingekauft wird, fördert die Agilität von Organisationen. Software-as-a-Service verspricht außerdem die langfristige Reduktion von Betriebskosten. Um diese Vorteile aber auch wirklich nutzen und die Software-Landschaft beständig optimieren zu können, brauchen Unternehmen eine weitere Professionalisierung ihres SaaS-Managements.
„Unsere Studie hat gezeigt, dass SaaS-Lösungen schon heute ein integraler Bestandteil im Technologie-Set von Unternehmen sind – dass aber die Verantwortung für das SaaS Management noch klarer definiert werden muss“, resümiert LeanIX-CEO André Christ.
„Wirtschaftlichkeit ist gerade in der aktuellen ökonomischen Situation im Interesse einer jeden Firma. Redundante Applikationen und nicht ausgelastete SaaS-Lizenzen führen zu einer Verschwendung von IT-Ausgaben. Um den Betrieb dieser Lösungen wirklich optimieren zu können, um Kosten zu senken und die Profitabilität zu steigern, müssen Unternehmen einen konsistenten und systematischen Ansatz bei der Erfassung und Steuerung ihrer SaaS Applikationslandschaft verfolgen.“
Genau daran hapert es aber aktuell noch. Relevante SaaS-Informationen werden nicht oder nur unvollständig erfasst, während gleichzeitig große Bedenken gegenüber SaaS bestehen und viele Abteilungen beim SaaS-Management mitreden. Eine gefährliche Konstellation. Unternehmen brauchen eine zentrale Quelle mit belastbaren und umfassenden Daten über ihre vorhandenen Applikationen, auf die alle Stakeholder zugreifen können. Nur so lässt sich das Applikations-Portfolio rationalisieren und kontinuierlich optimieren.
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