Von der Idee zur Akzeptanz: So meistern Unternehmen die Einführung von Compliance-Tools

Trotz anfänglicher Begeisterung stoßen neue Softwaretools in Unternehmen oft auf Herausforderungen bei der langfristigen Akzeptanz. Dies trifft im Besonderen auf Compliance-Tools zu, welche häufig direkt als zusätzliche Belastung von weiten Teilen des Unternehmens aufgefasst werden, da sie im ersten Moment in den Köpfen der Mitarbeiter vor allem eins bedeuten: mehr Arbeit. [...]

Trotz anfänglicher Begeisterung stoßen neue Softwaretools in Unternehmen oft auf Herausforderungen bei der langfristigen Akzeptanz. Dies trifft im Besonderen auf Compliance-Tools zu, welche häufig direkt als zusätzliche Belastung von weiten Teilen des Unternehmens aufgefasst werden, da sie im ersten Moment in den Köpfen der Mitarbeiter vor allem eins bedeuten: mehr Arbeit. Wenn dann die Berater nach dem initialen Go-live gehen, ist Stress vorprogrammiert. Denn häufig erscheint das neue Tool dann doch nicht so perfekt in die Systemlandschaft integriert und die zugrunde liegenden Prozesse passen nur bedingt in das Tagesgeschäft. Die Akzeptanz sinkt und das Tool verfehlt seine Wirkung. Besonders offensichtlich wird dies, wenn versucht wird, alte Prozesse ungeachtet in neue Tools zu überführen, ohne einen ganzheitlichen Blick auf das Thema zu werfen.

Doch jede Softwareeinführung birgt auch enorme Chancen. Denn angegangen mit der richtigen Strategie, kann sie die Organisation entlasten und sowohl die Akzeptanz als auch die Qualität der Compliance verbessern. Hierbei müssen jedoch einige Punkte beachtet werden. Nicolas Weisensee, Country Manager DACH beim dänischen Software-as-a-Service-Unternehmen Impero, gibt Tipps für eine erfolgreiche Softwareeinführung.

Bedeutung von effektivem Change Management

Die Einführung eines neuen Tools ist stets auch ein Veränderungsprozess. Nur wenn Widerstände von Beginn an ernst genommen und adressiert werden, steigen die Chancen für einen langfristigen Erfolg der Implementierung. Insbesondere bei einer Vielzahl betroffener Abteilungen und Unternehmensbereiche ist ein frühzeitiges und unternehmensweites Change Management entscheidend. In Workshops und Trainings sollten alle betroffenen Mitarbeiter – angepasst an die Intensität ihrer späteren Nutzung – nicht nur in die Funktionen des neuen Tools eingeführt werden, sondern auch dessen Ziele und Bedeutung verstehen. Dabei ist es besonders wichtig, nicht nur das Unternehmensziel, wie gesteigerte Compliance und Gesetzestreue, in den Mittelpunkt zu stellen, sondern auch den persönlichen Vorteil jedes Einzelnen wie weniger repetitive oder doppelte Arbeit, eine nutzerfreundliche Anwendung und einheitliches Vorgehen zu kommunizieren. Diese proaktive Herangehensweise hilft, das Tool als Erleichterung und nicht als zusätzliche Belastung zu sehen.

Aus Betroffenen Beteiligte machen

Implementierungen erfordern mehr als technische Installationen, sie benötigen die aktive Beteiligung der Endnutzer. Um hier also erfolgreich agieren zu können, gilt es Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und ihre Bedenken sowie Vorschläge durch regelmäßige Meetings und Feedback-Schleifen aufzunehmen. Diese Strategie optimiert nicht nur das Tool, sondern steigert auch die Motivation und Bindung der Mitarbeiter, da sie sich als Teil der Lösung sehen. Hier kann sich eine schrittweise Einführung als besonders effektiv erweisen. Durch den Test in einem Unternehmensbereich, einer Landesgesellschaft oder durch den Fokus auf ein spezifisches Compliance-Thema zum Start, können wertvolle Erfahrungen mit dem Tool gesammelt werden, die für den weiteren Rollout wichtig sind. Auf dem Reißbrett erdachte Lösungen können so in der Praxis getestet und bei Bedarf direkt angepasst werden, bevor etwas im gesamten Unternehmen ausgerollt wird. Kein Unternehmen gleicht dabei dem anderen. Dies ist jedoch der schnellste Weg, eine maßgeschneiderte Struktur auf Grundlage der Möglichkeiten in der Software zu schaffen.

Darüber hinaus ist für die erfolgreiche Nutzung eines Compliance-Tools zudem Transparenz und klare Verantwortlichkeiten unerlässlich. Eine klare Kommunikation der Zuständigkeiten hilft zudem Missverständnisse zu vermeiden und die Verantwortlichkeit zu stärken. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, bei denen jede Abweichung klar begründet werden muss.

Kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend

Kein Compliance-Tool ist von Anfang an perfekt. Die Bedürfnisse eines Unternehmens können sich ändern. Unternehmen, die regelmäßig Feedback sammeln und das Tool entsprechend anpassen, erhöhen nicht nur die Nutzerzufriedenheit, sondern verbessern auch die Compliance. Die Einführung eines Tools wird somit als fortlaufender Prozess verstanden. Achtet man hier von Beginn an darauf, dass die Administration des Tools keine unausweichliche Abhängigkeit von Beratern oder dem Softwareanbieter erzeugt, können solche Anpassungen einfach und schnell im besten Fall direkt von der federführenden Fachabteilung vorgenommen werden, um so die Nutzung kontinuierlich zu verbessern.

Fazit: Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Compliance-Tools beachten

Die erfolgreiche Einführung von Compliance-Tools in Unternehmen stellt oft eine Herausforderung dar, vor allem wenn diese als zusätzliche Belastung wahrgenommen und nicht optimal in bestehende Prozesse integriert werden. Ein wirksames Change Management ist dafür entscheidend, beginnend mit dem frühzeitigen Erkennen und Adressieren von Widerständen bis hin zur umfassenden Schulung der Mitarbeiter, um sie vom persönlichen und beruflichen Mehrwert des Tools zu überzeugen. Die aktive Beteiligung der Endnutzer durch frühzeitige Einbindung und regelmäßiges Feedback ist essenziell, um Motivation und Akzeptanz zu fördern.

Zudem ermöglicht die schrittweise Einführung des Tools, spezifische Anpassungen, die optimal auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind. Klare Verantwortlichkeiten und Transparenz sind unerlässlich, um Compliance-Vorgaben einzuhalten und Missverständnisse zu vermeiden. Kontinuierliche Verbesserung und eine dynamische Anpassung des Tools gewährleisten, dass es nicht nur aktuellen, sondern auch zukünftigen Anforderungen entspricht. Die Ermächtigung interner Teams zur Verwaltung fördert eine nachhaltige Nutzung. Die sorgfältige Planung und Umsetzung der Tool-Einführung verbessert dann schlussendlich nicht nur die Compliance, sondern unterstützt auch den Unternehmenserfolg durch erhebliche Erleichterungen im Arbeitsalltag.

* Als Country Manager ist Nicolas Weisensee bei Impero für die Geschäftsentwicklung in der D-A-CH Region verantwortlich.