Vorarlberger Dokumentenmanagement spart Kosten und optimiert Zusammenarbeit

Das Projekt Vorarlberger Dokumentenmanagement (V-DOK) befindet sich im ständigen Fortschritt und wird aktuell bereits auf rund 600 Arbeitsplätzen in ca. 40 Gemeinden genutzt. [...]

Derzeit erfolgt die Eingliederung des bestehenden ELAK-Systems (elektronischer Akt) des Landes Vorarlberg (rund 1.200 Benutzer) samt Übernahme des gesamten Datenbestandes. Fabasoft wurde dabei mit großen Teilen der Planung, der Umsetzung von Funktionserweiterungen, der Migration und dem Update beauftragt.

Andreas Wagner, Amt der Vorarlberger Landesregierung – Abteilung Informatik, über das Projekt: „Durch die sehr gute Zusammenarbeit zwischen Land und Gemeinden konnten wir für die teilweise unterschiedlichen Anforderungen bisher immer eine gemeinsame Lösung finden. Die Migration des gesamten Datenbestandes des bestehenden, in weiten Teilen individuell angepassten ELAK-Systems des Landes in die neue, gemeinsame Lösung V-DOK stellt eine sehr große Herausforderung dar. Nach Projektabschluss wird die interkommunale Zusammenarbeit zwischen Land und Gemeinden auch bestens durch eine gemeinsame ELAK-Lösung unterstützt werden.“

„Auf die Pilotphase folgend lag der Fokus in den letzten drei Jahren auf der Verbreitung von V-DOK und somit dem Rollout in den Gemeinden. Den Herausforderungen bezüglich Personalressourcen und notwendiger organisatorischer Maßnahmen in Verbindung mit den Anforderungen an die Infrastruktur stellten sich die Gemeindein in unterschiedlicher Art und Weise. Nach der Entscheidung des Landes hinsichtlich Migration ihrer ELAK-Lösung VOKIS nach V-DOK konnte die nächste Etappe Mitte 2013 in Angriff genommen werden: Implementierung gewohnter Funktionalitäten und Migration des Datenbestandes mit dem Ziel, Ende des Jahres die gemeinsam betriebene Lösung V-DOK 2014 in den Produktivbetrieb zu überführen und damit die technische Basis für die Zusammenarbeit zwischen Land und Gemeinden zu bieten“, so Peter Collini von der Gemeindeinformatik über den aktuellen Projektstand.

Im November 2010 startete das Vorarlberger Dokumentenmanagement (V-DOK) mit sieben Gemeinden in die Pilotphase. V-DOK ist ein Gemeinschaftsvorhaben des Landes Vorarlberg und dessen 96 Gemeinden mit dem Ziel, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Gemeinden und Land, aber auch verschiedenen Organisationen wesentlich zu vereinfachen und die Aufgaben zeitgemäßer und effizienter zu gestalten. Die gemeindeübergreifende Lösung wurde von der Gemeindeinformatik GmbH beauftragt und von der Fabasoft Austria GmbH umgesetzt. Sie dient der Erstellung, Bearbeitung, Archivierung sowie dem Versand von Dokumenten. Es unterstützt die Gemeindebediensteten bei ihren Aufgaben und ermöglich ein zeitgemäßes und effizienteres Arbeiten. (pi)