Im heutigen digitalen Zeitalter wickeln IT-Unternehmen den Großteil ihrer Prozesse elektronisch ab, wie man es auch von einem IT-Unternehmen erwarten würde. [...]
Das Problem dabei: Es entstehen sehr große Datenmengen, die effektiv verwaltet und archiviert werden müssen. Klingt erstmal nach sehr viel manueller und stupider Arbeit. Doch kein Grund bereits panisch zu werden, denn für solche Probleme wurden sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) entwickelt.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagement-System ist, was es alles drauf hat und wieso es vor allem für IT-Unternehmen sinnvoll sein kann!
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?
Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt Sie im Wesentlichen bei der sicheren Verwaltung Ihrer Dokumente. Gescannte und digitalisierte Dokumente können mit einem DMS in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet, gespeichert und nachverfolgt werden. Daten werden automatisch aus den Dokumenten erkannt und an externe Systeme wie CRM oder ERP weitergeleitet.
Konkret können mit Dokumentenmanagement komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abgebildet, Medienbrüche vermieden, Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht werden. Ganz nebenbei wird die Umwelt geschont und die Mitarbeiter werden entlastet, so dass sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren und ihr Potenzial frei entfalten können.
Was sind die Vorteile eines DMS?
Jetzt wissen Sie, was ein DMS ist doch welche Vorteile bieten innovative DMS-Lösungen und wie helfen diese Ihnen dabei, Ihre Daten effektiver und sicherer zu verwalten?
#1 Deutlich schnellere Arbeitsprozesse
Dank automatisierter Prozesse und Workflows eines DMS lassen sich Arbeitsabläufe beschleunigen & manuelle Aufgaben reduzieren, für die man vorher unnötig viel Zeit gebraucht hat.
Dies spart viel Zeit & Kosten und erhöht gleichzeitig die Produktivität.
Bedeutet im Klartext: Mitarbeiter benötigen viel weniger Zeit für manuelle und stupide Aufgaben und haben mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten.
#2 Alle Zahlen im Blick
Dank digitaler Systeme lassen sich alle Vorgänge im Unternehmen viel leichter nachverfolgen.
Bedeutet also: Mehr Transparenz und ein besseres Verständnis der Arbeitsabläufe.
Beispielsweise können Mitarbeiter den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit verfolgen und bei Bedarf eingreifen oder Unterstützung anbieten.
Auch das Management ist jederzeit über den Status der einzelnen Projekte informiert und kann schneller und zielgerichtet entscheiden.
#3 Weniger Fehler & mehr Perfektion
Ein DMS kann dafür sorgen, dass menschliche Fehler reduziert werden und die Vorgangsbearbeitung deutlich präziser und genauer von statten geht. Dies sorgt für einen deutlich höheren Qualitätsstandard.
Auch können digitale Systeme häufig automatisch Warnungen oder Benachrichtigungen ausgeben, wenn bestimmte Vorgaben oder Regeln nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung weiter verbessert.
- Dadurch profitieren nicht nur Unternehmen, sondern auch die Kunden von einer höheren Qualität, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
#4 Mehr Sicherheit für Ihre Dokumente
Digitale Dokumentenmanagement-Systeme sorgen für eine höhere Sicherheit für Dokumente und Daten, dank guter Verschlüsselung und der Zugriffskontrolle.
Auch lassen sich dank dem DMS sichere Backups erzeugen und bei Bedarf oder bei unvorhergesehenen Ereignissen wie zum Beispiel einem Systemausfall oder einem Cyberangriff lassen sich diese Daten schnell und einfach wiederherstellen.
Darüber hinaus können durch den Einsatz von digitaler Signaturen und elektronischer Dokumente Sicherheitsstandards eingehalten und Manipulationen an Dokumenten verhindert werden.
#5 Controlling mit Zukunft
Dank digitaler Prozesse lassen sich die unternehmensinternen Controlling Prozesse optimieren. Die schnellere und genauere Datenanalyse ermöglicht dadurch eine bessere Entscheidungsfindung.
Zudem lassen sich durch ein DMS alle Kennzahlen in Echtzeit verfolgen und dadurch können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren.
Digitale Systeme bieten auch die Möglichkeit, automatisierte Berichte und Dashboards zu erstellen, die es Managern und Führungskräften ermöglichen, auf einen Blick zu sehen, wie ihr Unternehmen arbeitet. Diese verbesserten Controlling Möglichkeiten ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäfte effizienter zu führen und erfolgreicher zu sein.
#6 Fachkräftemangel
Durch standardisierte digitale und automatisierte Prozesse kann sich der Fachkräftemangel in Unternehmen deutlich entschärfen und das Unternehmen auch in Wachstums- oder Krisenzeiten schützen.
Die Bereitstellung eines effizienten DMS kann zudem zur Mitarbeiterbindung beitragen, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Wenn Mitarbeiter die benötigten Ressourcen leicht finden können und sich in ihrem Arbeitsumfeld gut unterstützt fühlen, steigt die Mitarbeiterzufriedenheit. Dies wiederum kann dazu führen, dass Mitarbeiter länger im Unternehmen verbleiben und somit den Fachkräftemangel verringern.
Warum lohnt sich ein DMS vor allem für IT-Unternehmen?
Nun kennen Sie einige der wichtigsten Vorteile von einem Dokumentenmanagement-System. Doch wieso lohnt sich solch ein DMS insbesondere für IT-Unternehmen?
Der Faktor Sicherheit
IT-Unternehmen haben oft strenge Sicherheitsanforderungen und müssen Compliance-Anforderungen erfüllen. Ein DMS bietet Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle und Audit-Trails, die helfen können, diese Anforderungen zu erfüllen.
Einfache Skalierbarkeit
Da IT-Unternehmen oft viele Mitarbeiter haben und schnell wachsen, benötigen sie Systeme, die skalierbar und stets verfügbar sind. Ein DMS ist in der Regel leicht skalierbar und oft rund um die Uhr verfügbar, was für IT-Unternehmen ein großer Vorteil ist.
Die große Menge an Daten
Unternehmen aus der IT erzeugen und bearbeiten häufig eine große Menge an Dokumenten, darunter technische Spezifikationen, Testberichte, Projektdokumentationen und Kundensupport-Tickets. Ein DMS kann helfen, diese Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und abzurufen.
Fazit
Jetzt wissen Sie, was ein DMS ist und welche Vorteile es bietet. Wie bereits erwähnt, kann sich ein Dokumentenmanagement-System vor allem für IT-Unternehmen lohnen, aber auch Unternehmen aus anderen Branchen können von einem DMS profitieren und damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen.
*Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
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