Warum Secure E-Mail-Gateways zur Grundsicherung im digitalen Rechnungsprozess gehören

Die elektronische Rechnung wird ab 2025 schrittweise im B2B-Bereich verpflichtend – ein längst überfälliger Schritt in Richtung digitaler Effizienz. Doch in der Praxis zeigt sich: Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen entstehen neue Angriffsflächen. [...]

Schnell ist es passiert: Eine Rechnung wird als PDF-Datei per E-Mail an den Kunden verschickt. Doch Cyberkriminelle haben den Anhang manipuliert und die Kontodaten geändert. Der Kunde überweist gutgläubig den Rechnungsbetrag auf das falsche Konto.

In vielen Organisationen gilt Transportverschlüsselung über TLS noch immer als ausreichend. Dabei schützt diese Methode lediglich den Übertragungsweg zwischen den Mailservern – nicht jedoch den Inhalt der E-Mail selbst. Sobald eine Nachricht weitergeleitet, gespeichert oder auf Endgeräten geöffnet wird, ist sie unter Umständen ungeschützt. Für rechtlich und geschäftlich relevante Dokumente wie E-Rechnungen reicht das nicht aus. Nur eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit optionaler Signatur kann die notwendige Integrität und Vertraulichkeit sicherstellen.

Secure E-Mail-Gateways schaffen zusätzliche Sicherheitsebene

Eine zentrale Rolle bei der Absicherung des E-Mail-Verkehrs übernehmen sogenannte Secure E-Mail-Gateways. Diese Lösungen setzen nicht erst beim Endgerät an, sondern bereits beim zentralen Mailfluss. Sie erkennen typische E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, überprüfen die Signatur der Absenderdomain mittels E-Mail-Signatur, SPF, DKIM und DMARC und ermöglichen es, unverschlüsselte oder manipulierte Nachrichten frühzeitig zu blockieren. Zudem können sie automatisch durchsetzen, dass E-Rechnungen nur an vorab definierte, gesicherte Postfächer zugestellt werden. So entsteht ein effektiver Schutzschild gegen gängige Betrugsmuster, etwa das gezielte Austauschen von Bankverbindungen.

Sicherheit wird zur Compliance-Frage

Mit dem verstärkten regulatorischen Fokus auf Datenschutz, IT-Sicherheit und digitale Prozesse verschwimmen die Grenzen zwischen technischer Absicherung und rechtlicher Pflicht. Die E-Rechnung enthält nicht nur Rechnungsdaten, sondern häufig auch personenbezogene Informationen, interne Referenzen und Bankverbindungen – ein attraktives Ziel für Angreifer. Wer diesen sensiblen Kommunikationskanal nicht absichert, riskiert mehr als einen Imageschaden. Datenschutzbehörden und Gerichte werden künftig noch stärker auf die Einhaltung entsprechender Schutzmaßnahmen achten.

E-Mail: unterschätztes Einfallstor im digitalen Rechnungsaustausch

Trotz aller Portallösungen bleibt die E-Mail das Rückgrat vieler digitaler Geschäftsprozesse – aber auch ein Anfälliges. Der Fall der manipulierten Rechnung zeigt exemplarisch, wie wichtig es ist, bestehende Kommunikationswege auf ein sicheres Fundament zu stellen. Dabei geht es nicht nur um den Schutz vor externen Angriffen, sondern auch um die rechtliche Absicherung interner Prozesse.

Schutz der E-Rechnung ist Pflicht, nicht Kür

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung steht die Wirtschaft an einem Wendepunkt: Weg vom Briefversand und hin zur E-Mail. Wer heute E-Mails mit sensiblen Inhalten versendet, muss nicht nur an Effizienz, sondern auch an Sicherheit denken. Unternehmen sind gut beraten, ihre E-Mail-Infrastruktur jetzt auf den Prüfstand zu stellen – und Secure E-Mail-Gateways können dabei ein zentraler Baustein einer sicheren und rechtskonformen Lösung sein.