Was ist ein Dokument im Zeitalter der Digitalisierung?

Wie sich die Bedeutung des Dokument-Begriffs verändert hat – und wieso die Cloud für das Dokumentenmanagement unverzichtbar wird. [...]

Wir arbeiten täglich mit einer Vielzahl an Dokumenten: Verträge, Protokolle, Urkunden oder Bewerbungsunterlagen stapeln sich in Papierform auf unseren Schreibtischen und sammeln sich – beispielsweise als Word- oder PDF-Dokumente – auf unserem Desktop. Auf den ersten Blick scheint die Frage, was ein Dokument eigentlich ist, banal und leicht zu beantworten. Aber: Ein Dokument als solches zu definieren, ist gar nicht so einfach. Denn die Bedeutung des Begriffs hat sich im Laufe der Zeit immer wieder geändert – und wird sich auch zukünftig weiter verändern, möglicherweise sogar drastisch. Der Grund hierfür sind täglich neue, unzählige Dokumente und Informationen. Um diese ansteigende Informationsflut zu bewältigen, müssen wir zwangsläufig auf neue Technologien wie die Cloud zurückgreifen. Und um das Potenzial dieser Technologien optimal auszunutzen, brauchen wir ein anderes Verständnis dessen, was ein Dokument ausmacht.

Lange Zeit verstand man unter einem Dokument ein papierbasiertes, offizielles Schriftstück, das verschiedene Informationen innerhalb eines bestimmten Kontexts enthielt. Es trug häufig mehrere Unterschriften und war bisweilen sogar von einem Notar beglaubigt. Ein Geschäftsvertrag, ein Kündigungsschreiben oder auch ein Bewerberfoto wurden von einem Urheber erstellt, zu Informationszwecken weitergegeben und aufbewahrt. Doch inzwischen gibt es neben diesen formalen Schriftstücken weitaus mehr digitalisierte oder sogar gänzlich digitale Dokumente, die auch digital verwaltet werden: Man scannt Verträge und legt sie in digitalen Akten ab oder erstellt Protokolle direkt am PC. Das Dokument als Informationsträger wandert im Rahmen dieser Entwicklung in den virtuellen Raum ab. Dadurch hat sich unser Verständnis von einem Dokument erweitert: von einem beschriebenen Papier hin zu einer Sammlung von Informationen, die auf einem Trägermedium vereint und in einen semantischen Kontext gebracht sind. Und immer häufiger werden heute die entsprechenden Informationen nicht einmal mehr auf dem eigenen PC oder Server, sondern in einem Rechenzentrum gespeichert.

ECM ALS VERWALTUNGSGRUNDLAGE

Bei digitalen Dokumenten tritt vor allem die Frage nach Original und Kopie in den Vordergrund: Ein Dokument ist im Grunde unveränderbar, denn wenn die Informationszusammenstellung angepasst wird, entsteht streng genommen ein neues Dokument. Die digitale Speicherung erlaubt es jedoch, unzählige nachvollziehbare Versionen eines einzigen Dokuments zu erstellen. Diese stehen beliebig vielen Personen jederzeit – und auch gleichzeitig – zur Verfügung. Zudem lässt sich ein digitales Dokument unbegrenzt häufig kopieren und verteilen. Insbesondere Unternehmen stehen angesichts dieser permanent wachsenden Anzahl an gespeicherten Dokumenten vor der großen Herausforderung, Informationen so zu organisieren, dass die Mitarbeiter sie bei Bedarf schnell finden. Früher wusste man genau, in welchem Schrank welche Akten standen und musste dann nur noch den richtigen Ordner herausnehmen. Laut einer Gartner-Studie nimmt die Suche nach digitalen Dokumenten heute jedoch bis zu 40 Minuten täglich in Anspruch. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen Enterprise Content Management Systeme (ECM) einsetzen. Sie bieten intelligente Suchfunktionen, machen digitale Dokumente schneller auffindbar und verringern Prozesslaufzeiten dadurch erheblich. ECM-Systeme sind die technologische Voraussetzung, um die wachsenden Mengen von Informationen und Dokumenten in Unternehmen langfristig und nachhaltig zu verwalten. Ihren vollen Nutzen entfalten sie, wenn sie Dokumente im Kontext der prozessführenden Anwendungen verfügbar machen. So können beispielsweise Geschäftsdaten aus einem SAP ERP-System direkt zur Verschlagwortung der Dokumente genutzt werden.

CLOUD-SYSTEME ALS TECHNOLOGIE DER ZUKUNFT

Immer mehr Unternehmen betreiben ECM- und andere Informationssysteme inzwischen in der Cloud. Zum einen stellen sie so die Geschwindigkeit und Performance ihrer Systeme langfristig sicher und machen aktuelle Daten für alle Mitarbeiter in Echtzeit verfügbar. Zum anderen gewährleistet ein Cloud-System die Datenverfügbarkeit jederzeit und unabhängig vom Arbeitsort. Ohne ein komplexes Rechenzentrum aufbauen zu müssen, profitieren Unternehmen von hochperformanten Prozessen über eine simple Internetverbindung. Auch unsere eigene aktuelle Cloud-Studie in Zusammenarbeit mit der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin hat gezeigt: Nutzer schätzen neben fairen und planbaren Preismodellen vor allem die Verfügbarkeit, Stabilität und Skalierbarkeit der Cloud-Lösungen.

MASCHINELLER INFORMATIONSAUSTAUSCH

Die enorme Leistungsfähigkeit von Cloud-Anwendungen führt dazu, dass viele Informationen inzwischen nur noch punktuell zusammengestellt und genutzt werden – was sich wiederum darauf auswirkt, wie wir in Zukunft „Dokument“ definieren. Ein bekanntes Beispiel aus dem Alltag macht dies deutlich: Um ein Bahnticket zu erwerben, ging man vor einigen Jahren noch an den Schalter. Dort griff der Bahnbeamte auf ein IT-System zu und druckte die Fahrkarte aus. Heute öffnet man auf dem eigenen Smartphone oder Tablet die Bahn-App, sucht dort die gewünschte Verbindung heraus und kauft die entsprechende Fahrkarte mobil über die App. Daraufhin wird ein QR-Code innerhalb der App bereitgestellt, den der Kontrolleur mit einem Handscanner ausliest und im System bestätigt. Der Umweg über ein Dokument entfällt so völlig, die Information wird direkt von einem System in ein anderes übertragen. Ein weiteres Beispiel für das Verschwinden herkömmlicher Dokumente ist der computergestützte Aktienhandel. Hier tätigen intelligente Softwaresysteme beispielsweise vollautomatisch rechtskräftige Käufe und Verkäufe, die allein als Transaktion in einer Datenbank gespeichert sind, ohne dass der eigentliche Käufer jemals ein Dokument dazu in den Händen hält.

Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung wird diese Entwicklung sich weiter fortsetzen. Dokumente in ihrer ursprünglichen Form weichen den reinen Informationen in Bits und Bytes. Cloud-Technologien sind dabei das unverzichtbare Fundament, um den steigenden Ansprüchen an Verfügbarkeit und Prozessoptimierung auch zukünftig gerecht zu werden.

* Matthias Kunisch ist Geschäftsführer der forcont business technology gmbh.