Mit einem Proof of Concept IT-nahe Projekte anzugehen, hat sich durchgesetzt. Die Vorteile und Funktionsweise dieses Ansatzes erklärt dieser Beitrag. [...]
Veränderungsprojekte auf der grünen Wiese zu praktizieren, mag durchaus seinen Reiz haben. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte allerdings eine Machbarkeitsstudie bevorzugen. Das Schlüsselwort heißt Proof of Concept.
Proof of Concept – Definition
Ein Proof of Concept (PoC) ist eine Testphase, die einem möglichen Veränderungsprozess vorangestellt wird. Dabei kann es sich bei der Veränderung um ein klassisches IT-Projekt, eine Prozessänderung oder gar eine organisatorische Maßnahme handeln.
Ein PoC soll Aufschluss über die Machbarkeit der Veränderung geben. Gleichzeitig werden Auswirkungen verprobt, die eine belastbare Planung zulassen. Dies umfasst u.a. Kosten, Dauer und Umfang eines möglichen Projektes. Zudem soll ein PoC auch erste Indikatoren liefern, welche Benefits mit der geplanten Veränderung erzielt werden können und welche Risiken zu beachten sind.
So lässt sich am Ende eines Proof of Concepts auch eine Entscheidungsvorlage herleiten. Der PoC ist also neben der eigentlichen Projektidee und dem Projektantrag ein weiterer gewichtiger Baustein im Vorfeld eines Veränderungsprozesses. Die Ergebnisse des PoC entscheiden maßgeblich darüber, ob eine Maßnahme durchgeführt wird oder nicht.
PoC – Einsatzzwecke
Die Einsatzmöglichkeiten eines Proof of Concepts sind sehr unterschiedlich. Auf der einen Seite dient diese Herangehensweise um Machbarkeiten bzw. im umgekehrten Fall den sogenannten „Fast Fails“ zu verproben. Bevor in einem anstehenden Projekt auf eine neue Technologie gesetzt wird, können Funktionen und Features in einem PoC eingehend geprüft werden. Modifizierte Geschäftsprozesse oder abgeänderte Abläufe können in einem PoC simuliert und die zu erwartenden Ergebnisse vorhergesagt werden. Somit dient der Proof of Concept als gewichtiger Für- und Wider-Gradmesser, die geplanten Veränderungen tatsächlich vorzunehmen.
Auf der anderen Seite kann der Proof of Concept auch ein bedeutendes Planungsinstrument im Vorfeld eines Projektes sein. Die Ergebnisse geben nicht nur Aufschluss darüber, ob eine Projektmaßnahme technisch und funktional sinnstiftend ist. Es lassen sich für die Projektrahmendaten belastbare Daten gewinnen, welche Aufwände (Zeit, Einsatz, Material) und mit welcher Dauer geplant werden sollten. Daher ist der PoC auch ein finaler Meilenstein, der auf Basis dieser Ergebnisse und der darauf fußenden Schätzungen eine Zustimmung oder auch Ablehnung für das avisierte Projektengagement zulässt.
Proof of Concept – Aufbau und Ablauf
Ein Proof of Concept ist im Grunde nichts anderes als ein für sich stehendes Projekt. Bezugnehmend zum Zweck und zur Intention des Proof of Concepts, kann dieses Projekt eine sehr kurze oder auch beliebig lange Dauer haben. Im Vorfeld des PoC sollte ausreichend Zeit in das Erwartungsmanagement investiert werden:
- Was sind die Ziele dieses Versuchsballons?
- Welche Ressourcen werden für die Durchführung benötigt?
- Wieviel Zeit wird veranschlagt?
- Was ist eine sinnvolle Vorgehensweise für den anstehenden PoC (Wasserfall, agil o.a.)?
Je nach Umfang und Kontext des Miniprojektes, sollte ein Kurzkonzept formuliert werden, in diesem die Ausgangssituation skizziert und die oben beschriebenen Fragen beantwortet werden. So kann dieser Business Blueprint auch als Leitfaden für die Durchführung genutzt werden und anschließend den Rahmen für die Ergebnisse und aufbauende Entscheidungsvorlage liefern.
Der tatsächliche Proof of Concept kann von Fall zu Fall ein sehr unterschiedliches Augenmerk haben:
- Dient diese Evaluierungsphase einer Art „Beauty Contest“, in dem verschiedene Werkzeuge gegenübergestellt werden, so wird jede Lösung gegen den gleichen Use Case verprobt. Im Nachgang können dann die erhobene Werte in Bereichen wie Performance, Usability oder Kosten verglichen und einer Bewertungsmatrix unterzogen werden.
- Soll demgegenüber nur eine ausgewählte Lösung genauer begutachtet werden, so werden mehrere repräsentative Use Cases auf dieser Plattform simuliert.
- Oder aber es liegt der Fokus auf der Modifikation bisheriger Prozesse und Geschäftsmodellen. Dann werden die etablierten Plattformen und Werkzeuge in einer Testumgebung herangezogen und die abgeänderten Prozesse und deren Auswirkungen analysiert.
In jedem Fall ist es ratsam, ein klares Verständnis davon zu haben, welche Bausteine im Gesamtgewerk fix und damit unverändert bleiben und welche Komponenten neu sind oder verändert wurden. Nur so lässt sich eine belastbare Analyse und spätere Bewertung dieser isolierten Fragestellungen vornehmen. Die Durchführung kann nach klassischer Wasserfallmethodik erfolgen oder auch in mehreren Wellen durchgeführt werden. Dies hängt maßgeblich vom Kontext ab und richtet sich ein stückweit auch nach den verfügbaren Ressourcen oder auch den zu erwartenden Ergebnissen. In jedem Fall findet zum Ende eines jeden Proof of Concepts eine intensive Auseinandersetzung mit den Erkenntnissen dieser Übung statt, in der folgende Fragen beantwortet werden sollten:
- Wurden die Erwartungen erfüllt?
- Gab es überraschende Ergebnisse?
- Was ist die Konsequenz?
Nicht selten mündet ein PoC in eine Entscheidungsvorlage, die dann einem Steering Committee vorgelegt wird. Dieses Gremium entscheidet auf Basis dieser Empfehlung, ob eine Projektinitiative durchgeführt wird oder nicht. Somit dienen ein PoC und seine Ergebnisse auch als internes Testat.
PoC – Softlabs
Der digitale Wandel und die immer rasantere Entwicklung der technischen Möglichkeiten, zwingt Unternehmen dazu neue Wege einzuschlagen. Um mit dem Trend am Markt mithalten zu können und wenn möglich sogar Wettbewerbsvorteile zu erschließen, wird dem Early Adopter eine mehr und mehr besondere Bedeutung zuteil.
Es ist ein permanenter Spagat, ob ein Unternehmen frühzeitig auf neue technische Optionen setzen sollte oder nicht. Den zusätzlichen Funktionen und Features, die beispielsweise Vorteile in punkto Performance oder Analysetiefe bieten, stehen etwaige „Kinderkrankheiten“ gegenüber, die ein Werkzeug in der Beta-Phase noch mit sich bringt. Wartet man hingegen, bis sich eine neue Software oder ein neues Release etabliert hat, kann der Wettbewerb bereits die berühmte Nasenlänge voraus sein.
Je IT- und datengetriebener ein Unternehmen aufgestellt ist, desto häufiger findet man Organisationseinheiten, wie Softlabs, wieder. Diese Abteilungen haben es sich zur Hauptaufgabe gemacht, permanent neue Lösungen zu identifizieren und diese auf einen möglichen, frühzeitigen Einsatz im Unternehmen zu prüfen. Sozusagen: der institutionalisierte Proof of Concept.
Ein Softlab kann sowohl als reinrassige Gruppe in der hauseigenen IT aufgehängt sein, als auch als hybrides Konglomerat auftreten, das wie ein Competence Center bestehend aus IT- und Fachkompetenzen fungiert. Fachbereichsentsandte können dauerhaftes Mitglied im Softlab sein oder aber temporär für jeweils ausgewählte Projektinitiativen mitarbeiten.
Die Linienfunktionen können über ihre Fachbereichsentsandten Anforderungen an das Softlab adressieren, welche neuen Lösungen und Features demnächst einer Prüfung unterzogen werden sollen. Die Erkenntnisse aus diesem Proof of Concept dienen dann für eine mögliche Projektinitiative und bedienen Planung und Organisation. Sollten negative Schlussfolgerungen aus diesem Versuch gezogen werden, so diente diese Übung mindestens als Quality Gate.
Das Softlab selbst kann natürlich auch Marktrecherche betreiben und setzt sich mit neuen Softwarelösungen oder Releases proaktiv auseinander, um gegenüber dem Business die Rolle des Innovationstreibers zu besetzen. Bisher unbekannte Komponenten werden gegen einen intern bekannten Prüfkatalog in Form von ausgewählten Use Cases gefahren und auf ihren weiteren Einsatz getestet. Anschließend wird im positiven Fall den angeschlossenen Fachbereichen ein Angebot gemacht und gemeinsam eine Projektinitiative beantragt.
Proof of Concept – Mittel zum Erfolg
Der technische Fortschritt gewinnt immer mehr an Tempo. Neue Anbieter finden ihren Weg auf bekannte Märkte und gewohnte Player verschwinden oder werden von größeren Herstellern geschluckt. Für die Anwenderunternehmen wird es zur permanenten Herausforderung den Überblick zu behalten und hier die Frage zu beantworten“ „What’s in for me?“.
Unternehmen, die hier die richtige Balance finden und rechtzeitig auf neue Werkzeuge setzen und gleichzeitig weniger gewinnbringende Lösungen aussieben, werden ihre Marktposition auf Dauer behaupten können oder sich sogar Wettbewerbsvorteile erschließen können. Entweder begegnet man dieser Situation mit regelmäßigen Projektinitiativen, die in Form von Machbarkeitsstudien die gewünschten Erkenntnisse liefern. Oder aber man etabliert mit Softlabs dedizierte Organisationseinheiten, die genau diese Analysen zur Aufgabe haben. So oder so werden Proof of Concepts immer häufiger zum Mittel der Wahl, um die richtigen Projekte zu initiieren und den Unternehmenserfolg zu gewährleisten. Forschung und Entwicklung (F&E) ist also nicht mehr nur eine Domäne der Labore in der chemischen Industrie, sondern auch ein Vorgehensmodell für die IT in mehr oder weniger allen Industriezweigen.
*Daniel Eiduzzis ist Manager Alliance & Business Development bei der initions AG. In dieser Position verantwortet er die strategischen Partnerschaften zu ausgewählten Kooperationen sowie die Weiterentwicklung des Beratungsportfolios und des initions Markenkerns.
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