Ressourcenmanager sind zentrale Steuerer. Doch immer mehr Projekte treffen auf limiterte Ressourcen. Eine Disbalance, die mehr verlangt als Controlling. [...]
Immer mehr Aufgaben, immer mehr Projekte und Anforderungen bei immer gleichen, limitierten Ressourcen – wie soll das gehen? Eine Frage, die schon immer relevant war, die aber durch die Corona-Krise und ihre Implikationen erheblich an Bedeutung gewonnen hat. Laufende Projekte müssen auch unter schwierigeren Rahmenbedingungen umgesetzt werden. Noch mehr neue Projekte – Stichwort Digitalisierung – kommen dazu, und letztlich reiht sich ein Zoom-Meeting an das nächste.
Konsequenzen sind häufig zu viele Aufgaben und Projekte für die Organisation, immer wieder Terminverschiebungen, überlastete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und somit letztendlich Unzufriedenheit auf allen Seiten – bis hin zum Kunden. Welches Unternehmen kann sich das aktuell und mit Blick auf die Zukunft leisten?
Hier kommt der Ressourcenmanager ins Spiel, der mit übergeordnetem Blick für die Balance sorgen soll – und dessen Rolle für die zukunftsorientierte Aufstellung eines Unternehmens erfolgsrelevanter denn je ist.
Ressourcenmanager – Definition
Als Ressourcenmanager managt man Ressourcen – also ganz einfach, oder? Grundsätzlich beschreibt dieser vielschichtige Begriff all die Bestände und Mittel, die zur Erreichung eines bestimmten Zieles nötig sind. Und das können natürliche Ressourcen wie Energie, Wind, Wasser, Rohstoffe, aber auch organisatorische Ressourcen wie IT-Systeme, physische Ressourcen wie Gebäude, Anlagen, Services oder finanziellen Ressourcen wie Investitionen und Budgets sein. Und natürlich die sogenannten Human Resources, also die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (wenn der Begriff Ressource hier auch für Mitarbeiter genutzt wird, ist das in keiner Weise geringschätzend gemeint, sondern dient der allgemeinen Verständlichkeit).
In diesem Sinn hat der Ressourcenmanager den Überblick über die Qualifikationen und Skills der Mitarbeiter – und die Aufgabe, diese sinnvoll und gewinnbringend im Unternehmenssinn einzusetzen. Ein aufwändiges Unterfangen, zumal es für die nachhaltige Planung und Steuerung des Projektportfolios zwingend ist. Denn zumeist konkurrieren Führungskräfte und Projekte um die besten Mitarbeiter und Engpass- oder Schlüssel-Ressourcen erschweren die Aufgabe.
Die übergeordnete Steuerung durch den Ressourcenmanager bringt direkten Nutzen für Mitarbeiter und Organisation. Die geschaffene Transparenz über Ressourcen und Anforderungen sowie Projekte ermöglicht verbindliche Aussagen zur Machbarkeit von Projekten und Anforderungen und unterstützt so eine verbesserte Termintreue in den Projekten. Darüber hinaus führt ein klarer Projektaufbau zu einer Entlastung und Effizienzsteigerung der Mitarbeiter. Prognosen zur Ressourcenverfügbarkeit machen zukünftige Engpässe sichtbar und unterstützen die zukunftsorientierte personelle Aufstellung in Unternehmen. Das zahlt wiederum auf die Kundenzufriedenheit und damit die Unternehmensergebnisse ein.
Ressourcenmanager steuern idealerweise die Ressourcen eines Unternehmens ganzheitlich – üblicherweise aus einem Project Management Office heraus und in Verbindung mit der Planung und Steuerung des Projektportfolios bzw. der Vielzahl an Anforderungen. Diese übergeordnete Perspektive schafft bestmöglichen Spielraum für die Entwicklung von Lösungsszenarien im Sinn der zu erreichenden Ziele.
Im Klartext aus dem Unternehmensalltag: Der Ressourcenmanager schafft Transparenz und zeigt damit Überlasten, aber auch freie, weniger ausgelastete Ressourcen auf. Das wird nicht unbedingt von jedem positiv gesehen und kann auf Gegenwehr stoßen. Dennoch: Es ist in der zentralen Rolle nötig, benötigt jedoch Durchsetzungsstärke. Auch in den Abteilungen und Bereichen, die die Ressourcen stellen, finden sich Ressourcenmanager – als Pendant zum zentral agierenden Ressourcenmanager bzw. dessen Ansprechpartner. Diese dezentralen Ressourcenmanager verantworten die Ressourcen des eigenen Bereichs, zudem häufig das Staffing dieser Ressourcen.
Resource Manager – Aufgaben
Vielfältig und verantwortungsvoll, vor allem aber mit Überblick, zudem spannend und mit zahlreichen Kontaktpunkten im Unternehmen – das sind die Aufgaben des Ressourcenmanagers. Die konkrete Ausgestaltung und Zielsetzung des Aufgabenfeldes ist durchaus unterschiedlich und hängt immer von der Unternehmenskultur und den spezifischen Gegebenheiten ab. Zentrale Aufgaben eines Ressourcenmanagers sind immer:
- Planung und Steuerung der Ressourcen: Der Ressourcenmanager ermittelt, welche Ressourcen und Skills wann für die Projekte und ggf. die Anforderungen des aktuellen Portfolios zur Verfügung stehen – und hält diese Daten aktuell.
- Ermittlung und Reporting von Auslastung und Forecast: Er schafft Transparenz zur Auslastung und ggf. Überlast von Mitarbeitern und findet Lösungen für auch ad hoc auftretende Ressourcenkonflikte. Mit dem Ressourcen– und Skill-Forcecast zeigt er zukunftsorientiert Ressourcenentwicklungen und -Bedarfe auf.
Über diese Kernaufgaben hinaus besteht einiger Spielraum. Häufig fallen beispielsweise die folgenden Aufgaben in den Arbeitsbereich des Ressourcenmanagers:
- Ansprechpartner für die Ressourcenanfragen der verantworteten Bereiche
- Unterstützung und Optimierung der Staffing-Prozesse
- Entwicklung von Lösungsszenarien bei Ressourcenkonflikten
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen zur Ressourcenplanung, der Optimierung der Ressourcenauslastung sowie dem
- Pflege der Skillprofile und Skillgruppen
- Identifizierung und Auswahl geeigneter externer Dienstleister
- Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten
Ressourcenmanager – Ausbildung & Gehalt
Die Aufgabenbeschreibung zeigt es bereits: Ein Ressourcenmanager muss breit aufgestellt sein und über einen guten Rundumblick verfügen. Berufspraxis und idealerweise Studium in einem wirtschaftlichen Fach sind darum ebenso unabdingbar wie ein Verständnis für betriebliche Zusammenhänge und Prioritäten. Analytisch-konzeptionelle Fähigkeiten und strategische Affinität sowie der Blick vom Detail bis zum „großen Ganzen“ runden das Profil des Ressourcenmanagers ab.
Aufgrund der zahlreichen Schnittstellen sind ausgeprägte Soft Skills notwendig: Weitsicht, Fingerspitzengefühl und Empathie, hierarchieübergreifende Kommunikation sowie diplomatisches Geschick. Selbständige, lösungsorientierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind in dieser zentralen Rolle mehr als Worte. Sie müssen bewusst gelebt werden.
Welcher Weg führt zum Berufsbild? Es gibt zwar Studiengänge „Nachhaltiges Ressourcenmanagement“ oder „Umwelt- und Ressourcenmanagement“ mit einem klaren Fokus. Aber es gibt keine dedizierte Ausbildung zum Ressourcenmanager als demjenigen, der in Unternehmen zentral die Ressourcen steuert, die für die Umsetzung der Vielzahl von Projekten und Anforderungen nötig sind: die Mitarbeiter. Also kurzum, die limitierenden Faktoren.
Dabei ist das Gehalt vom Unternehmen sowie der Ausgestaltung der Rolle und der Erfahrung des Ressourcenmanagers abhängig.
Resource Manager – Beruf mit Zukunft
Die Anzahl an Projekten und deren Komplexität hat in den vergangenen Jahren massiv zugenommen. Dieser Trend wird sich nachgewiesenermaßen fortsetzen, während die Ressourcensituation im „Kampf um die besten Köpfe“ eher angespannt bleiben wird.
Vor diesem Hintergrund ist der Ressourcenmanager mit Sicherheit ein Berufsbild mit Zukunft, das direkten Nutzen für Unternehmen bringt Vor allem mittelständische Unternehmen, denen der Ressourcenmanager aufgrund der hier häufig besonders engen Ressourcen besonderen Mehrwert bieten kann, nutzen diese essentiell wichtige Rolle im Vergleich zu Konzernen noch zu wenig.
*Sabine Dietrich ist Management-Beraterin für Multiprojektmanagement, Projektmanagement, Führungskräfte-Entwicklung sowie Autorin. Im Jahr 2009 gründete sie ihr eigenes Beratungsunternehmen.
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