Wie KI das Geschäftsreisemanagement optimiert

Der Fachkräftemangel auf dem deutschen Arbeitsmarkt ist präsenter denn je. Budgets werden knapper und Unternehmen sehen sich mit einem verschärften Wettbewerb konfrontiert. [...]

Der Anspruch an die dünner besetzten Abteilungen wächst und diesen Druck spüren die Mitarbeitenden. Das zeigt auch eine aktuelle Studie von SAP Concur: Für die Hälfte (50 %) der Befragten hat sich das Arbeitspensum aufgrund von Personalmangel erhöht. Hier kann künstliche Intelligenz (KI) Abhilfe schaffen.

Durch die steigende Relevanz zur Bewältigung alltäglicher Aufgaben, sind KI-basierte Tools auf dem Vormarsch. Noch ist das Verhältnis von Arbeitnehmenden zu den selbstlernenden Lösungen allerdings zwiegespalten: Verunsicherung mit Blick auf Datenschutz und Urheberrechte trifft auf die Begeisterung über die vielen Möglichkeiten, die KI bietet.

KI-Lösungen als smarte Reisebegleiter

Dazu zählt auch die Möglichkeit, die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. Rund 60 % der Mitarbeitenden von deutschen Unternehmen können sich die Unterstützung durch KI bei der Abrechnung ihrer mit Geschäftsreisen verbundenen Ausgaben vorstellen.

Gleichzeitig wünschen sie sich von ihrem Arbeitgeber bei der Umsetzung auch, dass der Schutz von Daten und Urheberrechten (63 %) gewährleistet ist und Tools entsprechend zertifiziert sind (63 %), um Schäden wie Datenlecks zu vermeiden.

Die Lösungen von SAP Concur unterstützen Unternehmen durch den Einsatz von KI und maschinellem Lernen bereits seit zehn Jahren dabei, den Prozess rund um die Reisekostenabrechnung clever aufzusetzen. Dank der Integration KI-basierter Technologien können Ausgaben einfacher erfasst, verwaltet und analysiert werden.

SAP Concur ergreift dabei proaktiv Maßnahmen, um Daten und Sicherheit seiner Kunden zu schützen. So ist durch entsprechende Richtlinien beispielsweise gewährleistet, dass außerhalb des Unternehmens keine Kundendaten zum Training der KI verwendet werden dürfen. Dieser Ansatz bringt gleich mehrere Vorteile mit sich, von denen Unternehmen wie Mitarbeitende gleichermaßen profitieren.

Verbesserte User Experience ohne Compliance-Einbußen

Die Reisekostenabrechnung ist aufgrund fehlender Digitalisierung laut Umfrage aktuell für viele Arbeitnehmende noch ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess. Jeder Dritte muss seine Abrechnung noch papierbasiert oder in Form von Excel-Tabellen einreichen (36 %).

Grund dafür sind häufig strenge Compliance-Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass Reisekosten korrekt abgerechnet werden. Dieser manuelle Prozess steht im Widerspruch zum Wandel der Arbeitswelt: hybride Arbeitsformen und Remote Work sind längst etabliert und sorgen bei Mitarbeitenden für eine bessere Work-Life-Balance.

Immerhin 40 % der Arbeitnehmenden können zumindest ihre Belege bereits digital einreichen und der Abrechnung hinzufügen. Damit ist aber noch längst nicht das volle Potenzial KI-basierter Lösungen ausgeschöpft.

So erfordern neue Arbeitsmodelle Richtlinien für das Arbeiten im Homeoffice, auf Geschäftsreise oder im Ausland. Auch hier kommt KI zum Tragen, wenn sie beispielsweise die Einhaltung von Richtlinien bereits während des Abrechnungsprozesses sicherstellt.

Geschäftsreisende können ihre Belege einfach digital einreichen – die KI prüft sie und fasst sie automatisiert in einer Abrechnung zusammen. Das steigert nicht nur die User Experience, sondern auch die Prozesseffizienz. SAP‑Concur-Kunden, die ExpenseIt nutzen, wenden weitaus weniger Zeit auf, um fehlerhafte Abrechnungen an Geschäftsreisende zurückzugeben und dann erneut prüfen zu müssen.

Gleichzeitig werden die Daten durch Maßnahmen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt.

Datenbasiert Einblicke gewinnen

Geschäftsreisen und die damit verbundenen Ausgaben generieren eine enorme Menge an Daten, die während des Prozesses verarbeitet werden. Bedenken seitens Unternehmen und Mitarbeitenden hinsichtlich des ausreichenden Datenschutzes sind hier groß, insbesondere, seitdem Daten in der Cloud abgespeichert und eingesetzte Technologien intelligenter werden.

Unter den richtigen Voraussetzungen bleiben die Daten dank zuverlässiger Verschlüsselung sicher, gleichzeitig können KI-basierte Lösungen tiefere Einblicke gewähren als zuvor möglich.

So zum Beispiel die KI-gestützte Lösung Concur Detect by Oversight. Sie setzt den Fokus auf die Analyse von Zahlungsdaten, um Unregelmäßigkeiten und potenziellen Betrug zu erkennen. Dabei werden Daten über Monate hinweg gesammelt, um Trends und Muster zu ermitteln und so einen möglichen Missbrauch bei der Reisekostenabrechnung zu erkennen.

Die Datenanalyse ist jedoch nur die Spitze des Eisberges. Fließen die Reise- und Zahlungsdaten in Entscheidungsprozesse mit ein, können Finanzverantwortliche anhand identifizierter Reisetrends und Vorlieben der Mitarbeitenden Reisebudgets und Ausgaben besser planen. Travel Manager können auf Grundlage der reellen Fakten zudem Reiserichtlinien überarbeiten und die tatsächliche Rendite einzelner Geschäftsreisen besser beurteilen.

SAP Concur verpflichtet sich beim Einsatz KI-basierter Lösungen einer von SAP entwickelten globalen Ethikrichtline für künstliche Intelligenz, die die Weiterentwicklung von KI mit den Unternehmenswerten in Einklang bringt. So verpflichtet sich das Unternehmen beispielsweise dazu, Systeme zu entwickeln, die bereits anonymisierte Daten als diese verarbeitet und dabei nicht de-anonymisiert.

Generell sind alle Produkte und Services von SAP Concur mit Datenschutzfunktionen ausgestattet, die der europäischen Datenschutz-Grundverordnung entsprechen und eine sichere Übermittlung sensibler Daten gewährleisten. Jährliche Audits sorgen für die Sicherstellung dieser Standards, wodurch SAP-Concur-Kunden Vertraulichkeit, Integrität und die Verfügbarkeit ihrer Daten zugesichert wird.

Prozesse automatisieren, Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Dabei geht es beim Einsatz von künstlicher Intelligenz nicht nur um das Automatisieren von Prozessen bei gleichzeitiger Einhaltung des Datenschutzes. Vielmehr gilt die Idee hinter der Technologie den Menschen: wiederkehrende, mühsame oder stupide Aufgaben, die Arbeitnehmende wertvolle Zeit kosten und sie von kreativ-strategischer Arbeit abhalten, übernimmt künftig die KI.

Arbeitnehmende heißen diese Entwicklung willkommen: In der SAP-Concur-Umfrage zur Nutzung von KI-basierten Tools auf Geschäftsreise können sich 56 % von ihnen vorstellen, Lösungen wie ChatGPT künftig beispielsweise für Textaufgaben wie Lektorate oder Übersetzungen zu nutzen, um sich so die Arbeit von unterwegs zu erleichtern.

Dabei nehmen 38 % an, dass die Einbindung intelligenter Lösungen ihr Arbeitspensum grundsätzlich reduzieren wird. Dadurch steigen aber auch die Erwartungen an den Arbeitgeber: Diese sollen Lösungen schnell (47 %) und vor allem dort, wo sie den Mitarbeitenden eine echte Arbeitserleichterung verschaffen (62 %) zugänglich machen.

Dadurch erhoffen sich Arbeitnehmende jedoch nicht nur Arbeitserleichterung bei ihren Aufgaben. Insbesondere Geschäftsreisende wünschen sich eine schnellere Abwicklung der Reisekostenabrechnung (45 %), da sie häufig bis zu vier Wochen auf ihre Rückerstattung warten (36 %) und dadurch Kosten für Geschäftsreisen vorstrecken müssen. Gerade in diesem Punkt kann KI zum echten Gamechanger für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit werden.

Reisekostenabrechnung neu gedacht mit KI

Mit dem richtigen Ansatz bieten KI-basierte Lösungen Möglichkeiten zur Kostensenkung, während sie umfassende Einblicke in Unternehmensprozesse und Reisetätigkeit liefern. Gleichzeitig können moderne Tools für das Ausgabenmanagement Sicherheits- und Datenschutzbedenken ausräumen, sodass sich Unternehmen voll und ganz auf das Wesentliche fokussieren können.

Künstliche Intelligenz schlägt gerade im Ausgabenmanagement die Brücke zwischen Prozesseffizienz und Compliance und schafft damit eine Basis, Unternehmen insgesamt intelligenter, widerstandsfähiger, nachhaltiger und letztlich profitabler aufzustellen.