Wie Process und Task Capture Unternehmen bei der Automatisierung helfen

Task Capture ist ein Teil von Task Mining, das automatisch detaillierte Aufgabeninformationen erfasst und datenbasierte Einblicke bietet. Es analysiert Benutzerinteraktionen der Mitarbeiter, um jede Aktion zu bestimmen, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich ist – einschließlich Mausklicks und dem Wechsel zwischen Fenstern oder Anwendungen. [...]

Durch den Einsatz intelligenter Automatisierung, die Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML) und künstliche Intelligenz (KI) kombiniert, können Unternehmen manuelle, repetitive Aufgaben eliminieren und ihre End-to-End-Prozesse optimieren. Die Erfassung von Aufgaben und Prozessen ermöglicht es, Kosten, Zeit und Aufwand für verschiedene manuelle Abläufe zu quantifizieren. Diese Erkenntnisse helfen, Automatisierungspotenziale zu identifizieren und Redundanzen aufzudecken, was kontinuierliche Verbesserungen unterstützt.

Hier kommen Tools zur Process- und Task-Capture ins Spiel. Denn sie bieten Echtzeiteinblicke in Geschäftsprozesse, ohne auf manuelle Dokumentation angewiesen zu sein. Unternehmen können Engpässe und überflüssige Prozesse identifizieren, die Abläufe verlangsamen. Durch die Verbesserung der Workflows und die Reduzierung von Fehlern können sie ihre Produktivität steigern. Doch was versteht man eigentlich unter Task und Process Capture?

Datenbasierte Einblicke

Task Capture ist ein Teil von Task Mining, das automatisch detaillierte Aufgabeninformationen erfasst und datenbasierte Einblicke bietet. Es analysiert Benutzerinteraktionen der Mitarbeiter, um jede Aktion zu bestimmen, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich ist – einschließlich Mausklicks und dem Wechsel zwischen Fenstern oder Anwendungen. Zudem hilft es, Schwierigkeiten innerhalb von Aufgaben und Automatisierungsmöglichkeiten in einem Unternehmen zu identifizieren. Es liefert die erforderlichen Informationen zur Steigerung der Effizienz. Selbst bei der Verwendung von Altsystemen oder Anwendungen wie Microsoft Word oder Excel stellt Task Capture sicher, dass jeder einzelne Schritt erfasst wird.

Die von dem Task-Capture-Tool gesammelten Daten werden dann verarbeitet und organisiert, um sie für Machine Learning (ML) nutzbar zu machen. ML identifiziert Muster, Trends oder Anomalien im Benutzerverhalten. Diese wertvollen Erkenntnisse können genutzt werden, um den besten Weg zur Optimierung zu bestimmen – die Effizienz zu steigern und den Arbeitsablauf der Mitarbeiter zu vereinfachen. Das geschieht durch Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Neugestaltung von Benutzeroberflächen.

Process Capture zeigt dagegen die End-to-End-Protokolle eines Ist-Prozesses. Das kann entweder manuell erfolgen oder durch den Einsatz von Process-Mining-Software beschleunigt werden. Process Mining nutzt Ereignis- oder Systemprotokolle zur Analyse von Geschäftsprozessen. Basierend auf diesen Informationen können dann Prozessmodelle erstellt werden, die zeigen, wie Prozesse durchgeführt werden, und die Funktionsweise des Prozesses bestimmen.

Warum Unternehmen auf Task und Process Capture setzen sollten

Je umfassender die Prozesse in einem Unternehmen erfasst werden, desto besser informiert sind die Mitarbeiter darüber, wie sie idealerweise funktionieren sollten. Das erleichtert es Entscheidungsträgern, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu identifizieren. Darüber hinaus profitieren neue Teammitglieder von klaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Ausführung spezifischer Funktionen.

Programme wie beispielsweise SS&C Blue Prism Capture sind speziell darauf ausgelegt, Prozessverantwortlichen zu helfen, ihre Prozesse präzise zu erfassen und zu optimieren sowie ihren Entwicklern automatisch einen detaillierten Automatisierungsprototyp bereitzustellen.

Die Vorteile im Überblick

• Zeit- und Arbeitsersparnis: Jeder Schritt einer Aufgabe wird automatisch erfasst, während Passwörter ausgeblendet werden, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Es ist auch für nicht-technische Nutzer geeignet.
• Gewährleistung der Genauigkeit: Die automatisch generierte Dokumentation bietet detaillierte Beschreibungen jedes Schrittes im Prozess – somit können Unternehmen sicherstellen, dass keine wichtigen Erkenntnisse übersehen werden.
• Erst optimieren, dann automatisieren: Eine Process-Capture-Software ermöglicht es, den Prozess mühelos anzupassen, indem Schritte, Zweige und Verzweigungsbedingungen hinzugefügt werden. Komplexe Prozesse können außerdem in sogenannte Zonen unterteilt werden, um den Ablauf zu optimieren. Zudem lassen sich bereits erfasste Prozesse wiederverwenden und miteinander verknüpfen, um End-to-End-Prozesse statt einzelner Tasks zu automatisieren.
• Optimierung von Automatisierungsprozessen: Unternehmen können ihren optimierten Prozess als Ausgangsvorlage für zukünftige Entwicklungen exportieren. Dadurch wird die Grundlage für weitere Effizienzsteigerungen durch intelligente Automatisierung gelegt. Mit einer Software wie beispielsweise SS&C Blue Prism Automation Lifecycle Management (ALM) können skalierbare Betriebsmodelle implementiert werden, die unternehmensreife Automatisierungen durch Wireframes und wiederverwendbare Vorlagen unterstützen.