Bei Geschäftsreisen sind manuelle und papierbasierte Prozesse eine Last, die den heutigen Erwartungen der Mitarbeitenden widerspricht. Die Lust, geschäftlich zu verreisen und Kunden oder Partner persönlich zu treffen, vergeht daher schnell, wenn sich im Gepäck wieder Formulare und Belege sammeln. [...]
Im Zuge der COVID-19-Pandemie hat gerade der Mittelstand in Österreich viel in IT-Infrastrukturen und digitale Tools investiert. Laut der aktuellen Österreichischen Mittelstandsstudie von SAP Concur sind 42 % der Mitarbeitenden im Mittelstand in Österreich durch die COVID-19-Pandemie aber auch anspruchsvoller geworden, was den Einsatz digitaler Tools bei ihrem Arbeitgeber angeht.
Die Studie verdeutlicht, wie Unternehmen die Digitalisierung beim Reise- und Ausgabenmanagement gezielt für sich nutzen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden auf ihrem Weg zurück an den Arbeitsplatz und raus in die Welt erfüllen können.
Fokussiert arbeiten – egal wo, Hauptsache die Technik funktioniert
Digitale Meetings am geschäftlichen Laptop oder Diensthandy sind durch den Wechsel zwischen Büro und Homeoffice zum Alltag bei vielen Mittelständlern geworden.
Die Hälfte der Mitarbeitenden im österreichischen Mittelstand (50 %) sind der Meinung, dass weitere IT-Lösungen zu einer Verbesserung virtueller Arbeitsumgebungen führen sollen. Sie sagen aber auch, dass Geschäftsreiseaktivitäten dadurch nicht ersetzt werden können.
Vielmehr haben 38 % der Befragten nun die Erwartung, dass ihr Arbeitgeber auch Apps bereitstellt, die Geschäftsreisen einfacher gestalten – gerade mit Blick auf Flugchaos, weltweite Krisen oder Pandemieregeln.
Ein langer Weg zur papierlosen Reise
Digitale Lösungen vereinfachen die Abrechnung von Mitarbeiterausgaben wie Spesen. Immerhin bei mehr als einem Drittel der mittelständischen Unternehmen (38 %) können eingescannte Belege schon digital eingereicht werden.
Bei vier von zehn (40 %) der Mitarbeitenden ist das Einreichen von Belegen für Reisekosten und Spesen bisher hingegen nur in Papierform möglich.
Beim Ansammeln von Quittungen können Papierbelege jedoch für immer verloren gehen – vor allem unterwegs. 19 % der befragten Mitarbeitenden aus dem Mittelstand geben sogar an, deswegen auf Kosten sitzenzubleiben.
Zettelwirtschaft kostet Nerven und Zeit
Die Abwicklung der Geschäftsreise endet nicht mit der Rückkehr: Zurück im Büro muss sich mehr als ein Drittel (36 %) der Angestellten in Österreich relativ lange mit der Spesenkostenabrechnung beschäftigen. Dabei werden Abrechnungen nicht selten beanstandet, sodass Informationen nachgereicht werden müssen.
Danach beginnt oftmals das Warten: Zwar gibt bereits ein Viertel (25 %) der Befragten an, dass die Rückerstattung der Kosten seit der Prozessoptimierung kürzer als eine Woche dauert, 37 % der Mitarbeitenden warten dafür aber noch zwei bis vier Wochen auf ihr Geld.
Immerhin 15 % der österreichischen Mitarbeitenden im Mittelstand erleben die Spesenabrechnung im Arbeitsalltag als Störfaktor.
„Wird bei der Digitalisierung im Mittelstand auch die Reisekostenabrechnung konsequent mitgedacht, sparen Unternehmen wertvolle Arbeitszeit und Budget“, sagt Dennis Torchetti, Head of Switzerland & CEE bei SAP Concur.
„Schon während der Dienstreise können Mitarbeitende Rechnungen und Belege der Spesenabrechnung hinzufügen. Das verkürzt die Reisenachbereitung und die Rückerstattung der Kosten erheblich und wirkt sich positiv auf die Employee Experience aus. Für Geschäftsreiseverantwortliche wird der gesamte Prozess transparenter und Mitarbeiterausgaben besser steuerbar.“
Über die Studie
Die SAP-Concur-Studie wurde gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut INNOFACT AG unter 1.542 Personen zwischen 18 und 69 Jahren aus Deutschland, der Schweiz und Österreich durchgeführt – davon 458, die bei einem deutschen Mittelständler beschäftigt sind, 157 beim Schweizer Mittelstand und 157 bei einem österreichischen mittelständischen Unternehmen. Die Stichprobe entspricht nach Alter und Geschlecht der repräsentativen Verteilung in der jeweiligen Bevölkerung des Landes. Die unabhängige Online-Erhebung fand im August 2022 statt.
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