Bei der Erstellung von Protokollen werden auch immer Aktivitäten oder Aufgaben generiert. Diese Aufgaben müssen einerseits im Protokoll strukturiert dargestellt werden und in weiterer Folge müssen die zugeteilten Aufgaben den Verantwortlichen einfach zur Bearbeitung in Sharepoint oder Outlook zur Verfügung gestellt werden. Und natürlich soll der Status der vereinbarten Aufgaben immer aktuell abrufbar sein. [...]
Mit der Word-Erweiterung „HC-Protokoll Aufgabenverwaltung“ des Linzer Unternehmens HC Solutions werden die Mitarbeiter bei dieser Aufgabe unterstützt. Sie wird als Addin aus der Ribbon Bar aufgerufen. Während das Protokoll in Word geschrieben wird, werden zugleich die Aktivitäten oder Aufgaben erstellt. Diese werden automatisch in einen Aufgabenblock umgewandelt und in eine bestimmbare Sharepoint-Aufgabenliste übertragen. Dort können diese einzeln bearbeitet oder auch nach Outlook synchronisiert werden, der aktuelle Status ist jederzeit im Word-Protokoll abrufbar. Auf dieser Basis lassen sich Besprechungen und laufende Projekte optimal organisieren und mit „lebenden Aufgaben“ kombinieren.
Auch das Synchronisieren mit mehreren Sharepoint-Aufgabenlisten ist möglich, die Aufgaben können einzeln in Word, Sharepoint oder Outlook bearbeitet werden, wobei der Aufgabenstatus automatisch synchronisiert wird. Das Berechtigungssystem übernimmt das Tool von Sharepoint.
Voraussetzungen für den Einsatz der Software, die unter anderem vom Klinikum Wels – Grieskirchen, einem der größten Ordensspitäler Europas, eingesetzt wird, sind Microsoft Office Word 2007 / 2010, das .Net Framework 3.5 oder höher sowie Sharepoint 2007 / 2010. Eine Basislizenz (inklusive hundert User) kostet rund 3.000 Euro (exklusive Mehrwertsteuer). (pi/rnf)
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