Zeitfresser und ineffektive Strukturen im Büroalltag

Gestiegene Kommunikationsanforderungen und Ineffizienzen in der Büroorganisation führen dazu, dass lediglich drei Tage pro Arbeitswoche für produktives Arbeiten übrig bleiben. Das hat die AKAD Hochschule in Leipzig in einer Online-Befragung im deutschsprachigen Raum herausgefunden. [...]

Effizienz ist eine dringende Notwendigkeit der Zeit. Dies bestätigt ein zentrales Ergebnis der Studie: Durchschnittlich kommen die über 1.500 Befragten auf 16 Prozent Überstunden – bei einer 40 Stundenwoche fast ein ganzer Arbeitstag. Trotzdem haben fünf von sechs das Gefühl, dass sie immer noch nicht genügend arbeiten.

„Eine Ursache liegt im beständig wachsenden Kommunikationsaufwand“, so Daniel Markgraf zu den Ergebnissen seiner Arbeitseffizienz-Studie. Ob die Kommunikation mit Kunden, interne Absprachen oder die Überwachung von Aufgaben – aufsummiert verbringen Bürotätige im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails und einen weiteren in Besprechungen. Jeder Vierte empfindet mehr als die Hälfte der empfangenen Mails als unproduktiv. Dennoch lesen 60 Prozent der Befragten E-Mails auch außerhalb ihrer Arbeitszeit. Hinzu kommen Aktivitäten in Online-Netzwerken und Instant-Messenger-Angeboten. „Facebook und Skype sind“, wie der Professor bemerkt, „auch im beruflichen Umfeld auf dem Vormarsch, dort aber noch nicht etabliert.“

Gleichzeitig werden in Besprechungen vereinbarte To-dos nur zu 60 Prozent umgesetzt. Jürgen Kurz, Geschäftsführer vom Studienpartner Tempus, überraschen diese Ergebnisse nicht: „Die Erfahrungen aus meiner Beratungspraxis decken sich mit den ermittelten Zahlen. In Großunternehmen werden laut Aussagen der Mitarbeiter eher nur 30 bis 40 Prozent der in Besprechungen vereinbarten Aufgaben tatsächlich erledigt.“

Aber die Studie zeigt auch, dass ein großes Verbesserungspotenzial in der Büroorganisation steckt. Knapp die Hälfte der Befragten geht davon aus, dass sie allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz um mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten könnten.

„Arbeitswelten im Wandel. Auswirkungen von etablierten Kommunikationsmittel und sozialen Medien auf die Effizienz modernen Arbeitens“, so der vollständige Titel der Arbeitseffizienz-Studie, die in zwei Teilen als Online-Befragung durchgeführt wurde. Zu Fragen der Arbeitsbelastung durch klassische Herausforderungen der Arbeitsorganisation und der E-Mail-Kommunikation standen 2.068 verwertbare Datensätze zur Verfügung, zum Umgang mit sozialen Netzwerken und Instant-Messenger 1.501, da deren Verbreitung im beruflichen Umfeld noch nicht so hoch ist. Befragt wurden Büro-Mitarbeiter und Selbstständige aus allen Branchen und Hierarchieebenen.