Zielerreichung im Procurement scheitert an technischen Hürden

Ungenügende Systemintegration und kaum verwertbare Erkenntnisse aus den Daten verhindern exakte Leistungsmessung, so eine Studie von Ivalua. [...]

Wie messen Verantwortliche für Einkauf, Supply Chain und Finanzen ihre Effektivität im Procurement? Ivalua, ein Anbieter von Cloud-basierten Spend-Management-Lösungen, hat dazu eine weltweite Umfrage in Auftrag gegeben. Die Studie unter dem Titel „Effective Procurement Performance Measurement“ untersucht, welche Herausforderungen Beschaffungsteams bei der Erreichung ihrer Ziele bewältigen müssen. Außerdem zeigen die Ergebnisse einen zunehmenden Abstand zwischen fortgeschrittenen und weniger weit entwickelten Teams.

Die von Forrester Consulting durchgeführte Umfrage ergab, dass Beschaffungsteams zunehmend an KPIs gemessen werden, die sich nicht primär an den Kosten orientieren. So geht es immer häufiger um die Erschließung zusätzlicher Umsatzquellen, das Zahlungsverhalten – zum Beispiel die Einhaltung von Fristen – und die Transparenz über alle Ausgaben. Beim Versuch, die dabei erzielten Fortschritte zu messen, stoßen Unternehmen auf Schwierigkeiten: Am häufigsten beklagen die Studienteilnehmer mangelnde Datenintegration zwischen den Systemen (44 Prozent). Es fehlt aber auch an aussagekräftigen Erkenntnissen (40 Prozent). Außerdem stehen Informationen nicht zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung (39 Prozent). Als Grund nennen die Beschaffungs- und Supply Chain-Abteilungen nach wie vor Probleme bei der Nutzung von Technologie: Die bestehenden Systeme sind nicht für ihren Zweck geeignet (36 Prozent), die schlechte Datenqualität verringert das Vertrauen in Informationen (36 Prozent) und die Mitarbeiter haben falsche Erwartungen an die Möglichkeiten der Technologie (34 Prozent).

Die Untersuchung ergab darüber hinaus, dass die digital „fortschrittlicheren“ Beschaffungsabteilungen sich gegenüber den „Einsteigern“ stark unterscheiden. Sie werten deutlich mehr und eine größere Bandbreite an KPIs aus. Außerdem messen sie ihren Erfolg und die Höhe der geplanten Technologieinvestitionen häufiger. So fand die Studie heraus:

• 97 Prozent der fortgeschrittenen Beschaffungsabteilungen geben an, dass die Beschaffungsstrategie gut auf die allgemeine Geschäftsstrategie abgestimmt ist. Von den Einsteigern sagen dies nur 14 Prozent.
• 51 Prozent der fortgeschrittenen Beschaffungsabteilungen messen ihre Leistung wöchentlich oder alle zwei Wochen, während dies unter den Einsteigern nur 26 Prozent tun.
• Nur 16 Prozent der Einsteiger überwachen sowohl die Laufzeiten als auch die Risiken der Lieferantenverträge proaktiv. Unter den Fortgeschrittenen sind es 94 Prozent. Dies ist entscheidend, um Unternehmen auf die globalen Herausforderungen in der Lieferkette, wie etwa die Corona-Pandemie, vorzubereiten.

„Damit die Beschaffungsteams die zunehmenden und vielfältigen Erwartungen erfüllen können und zu strategischen Wegbereitern für ihr Unternehmen werden, müssen sie eine Reihe von technologischen Herausforderungen bewältigen“, sagt David Khuat-Duy, Corporate-CEO von Ivalua. „Ein Blick auf die digital fortschrittlicheren Beschaffungsabteilungen zeigt: Die Einführung von Technologie hilft dem Einkauf, sich an den Geschäftszielen auszurichten, die Leistung aktiv zu messen und in Bereichen wie dem Risikomanagement einen Mehrwert zu schaffen. Ihre Investitionen und ihr Ansatz zur Nutzung der Technologie sorgen für Wettbewerbsvorteile.“

Der Studie zufolge geben Unternehmen immer mehr für Beschaffungstechnologie aus: Tendenz steigend. In den vergangenen 12 Monaten erhöhten 46 Prozent der Unternehmen ihre Ausgaben um 5 bis 10 Prozent. Für die nächsten 12 Monate zeichnen sich weitere Steigerungen ab: So planen 39 Prozent Mehrausgaben von 5 bis 10 Prozent. Weitere 43 Prozent beabsichtigen eine Erhöhung der Ausgaben um 10 Prozent oder mehr. Um ihre Ziele zu erreichen, arbeiten die Verantwortlichen im Procurement auch daran, die Beschaffungsprozesse vollständig zu digitalisieren (40 Prozent), bevorzugte Kunden strategischer Lieferanten zu werden (40 Prozent), neue Software für das Sourcing beziehungsweise die Beschaffung zu implementieren (38 Prozent) und das Reporting und Analysen zu verbessern (38 Prozent).

„Es ist ermutigend zu sehen, dass die Unternehmen mehr in Technologie investieren. Dies trägt dazu bei, dass das Procurement zu einem strategischen Schlüsselfaktor wird, der über die Kostenreduzierung hinausgeht und Wettbewerbsvorteile schafft“, fügt Khuat-Duy hinzu. „Je mehr Beschaffungsteams Technologie einsetzen, umso eher gewinnen sie vollständige Transparenz über alle Lieferanten und Ausgaben. Der Einkauf kann damit zusätzliche Umsatzchancen identifizieren, Risiken besser überwachen und die Nachhaltigkeit verbessern – und leistet damit seinen Beitrag zur Erreichung umfassenderer Beschaffungs- und Geschäftsziele“, betont Khuat-Duy.