500 neue Nebenstellen an einem Tag

Die Stadt St. Pölten hat ihre komplette Telefonanlage mit Hilfe von NFON in die Cloud verfrachtet. Dank der guten Vorbereitung konnten alle Nebenstellen an einem einzigen Tag umgestellt werden – und das noch dazu am Kultfeiertag Leopoldi. [...]

Was letztlich zählt, ist der Nutzen, der sich in Produktivität und Kostenoptimierung ausdrückt. Typisches Beispiel ist die Telefonanlage aus der Cloud. Dynamisch entwickelt sich Telefonie zu einem IP-basierten Dienst, der die Ressourcen des Internets nutzt, um flexibler, günstiger und qualitativ besser zu telefonieren. Die Vorteile der Dezentralisierung in der Cloud werden besonders dann transparent, wenn es um eine kommunikative Lösung an mehreren Standorten geht, wie das Beispiel des Magistrats St. Pölten beweist. Dort wurden an einem Tag 500 Nebenstellen auf Internet-Telefonie umgestellt.

Auf etwas mehr als 100 Quadratkilometern wohnen in der niederösterreichischen Landeshauptstadt St. Pölten knapp 60.000 Einwohner in elf Stadtteilen. Die Bevölkerung in allen möglichen Lebenslagen zu betreuen, ist die Aufgabe des Magistrats. Vielfältige Informationen und Auskünfte erhält man schon auf der Website, dennoch ist der telefonische Kontakt nicht wegzudenken: Durchschnittlich 1.500 Anrufe erreichen die verschiedenen Institutionen, Ämter und Einrichtungen täglich über eine zentrale Rufnummer.

Eine leistungsfähige Telefonanlage für die verschiedenen Standorte der Verwaltung ist somit die Voraussetzung für eine reibungslose Kommunikation. Aus diesem Grund war es naheliegend, sich für eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud zu entscheiden. Dass diese Telefonanlage von NFON, dem einzigen paneuropäischen Cloud-PBX-Anbieter, kommt, der seine Österreich-Niederlassung seit 2009 in St. Pölten hat, ist eine weitere glückliche Fügung.

Zehn Server an zwei Standorten

Die IT-Abteilung des Magistrats St. Pölten kümmert sich neben den üblichen Aufgabenstellungen einer IT-Abteilung auch um die Telefonie und hat diese schon frühzeitig auf Voice over IP umgestellt. Allerdings telefonierte man nur intern über die Datenleitungen und pflegte dazu ein System von zehn Servern an zwei Standorten, die über 500 Nebenstellen bedienten. Das zeugt einerseits von Expertise, zum anderen von Innovationsbereitschaft. Insofern war 2017 der Weg vorgezeichnet, auch extern über das Internet zu telefonieren und sich so von viel Hardware und damit Ballast zu verabschieden. „Wir hatten bereits unsere Erfahrungen mit Voice over IP“, betont Gerald Schindler, Leiter IT&T des Magistrats St. Pölten, „daher gab es keine Bedenken, unsere gesamte Telefonie dem Internet anzuvertrauen und auch extern zu nutzen.“

Nachdem der Wartungsvertrag mit dem traditionellen Betreiber ausgelaufen und man mit den Supportverfügbarkeiten nicht ganz glücklich war, stellten wiederkehrende teure Serviceupgrades eine zusätzliche finanzielle Hürde dar, die eine Alternative wünschenswert und den Verzicht auf unnötigen Ballast einfach machte. Auf Hardware, teure Service-Verträge und unflexible Infrastruktur kann man bei einer Cloud-Lösung nämlich verzichten. Logik und Prozesse, die eine Telefonanlage ausmachen, lassen sich ausfallssicher in redundanten Rechenzentren auslagern. Die Funktionen steuert man online benutzerfreundlich selbst.

Redundanter Internetzugang für Ausfallsicherheit

Statt drei ISDN-Multiplexanschlüssen mit je 30 Nutzkanälen wird nun – deutlich kostengünstiger – eine dedizierte Internetleitung für die Telefonie genutzt. Aus Gründen der Ausfallssicherheit steht auch ein redundanter Internetzugang zur Verfügung. Die Rathausadministration in St. Pölten besteht aus fünf großen Gebäudekomplexen, mindestens 20 Standorte umfasst die gesamte Infrastruktur des Magistrats mit insgesamt circa 500 Nebenstellen. An die Leistungsgrenzen der Telefonie über das Internet ist man bisher noch nicht gestoßen. Die Kosten für eine Telefonanlage aus der Cloud werden von NFON monatlich pro Nebenstelle berechnet. Das bedeutet auch, dass man das System dynamisch vergrößern oder verkleinern kann, ohne langfristige Fristen einhalten zu müssen. Gerald Schindler rechnet für einen Einsatz-Zyklus von angenommenen fünf Jahren vor: „Mit der neuen NFON Cloud-Lösung konnten wir nicht nur hohe Investitionen und Wartung in unser Alt-System vermeiden, auch bei den Gesprächsgebühren haben wir ein Einsparungspotenzial von zumindest 50 Prozent.“

Umstellung zu Leopoldi in wenigen Stunden

Völlig unkritisch wurde die Umstellung auf die NFON Telefonanlage aus der Cloud bewerkstelligt. Dass die IT des Magistrats St. Pölten bereits entsprechendes Knowhow hatte, war natürlich ein Vorteil für die Vorbereitungen. Im Vorfeld wurden in Zusammenarbeit mit NFON alle notwendigen Parameter und technischen Vorkehrungen getroffen und dann am Tag X, konkret am 15. November, dem Leopoldi-Feiertag, umgestellt. Innerhalb von wenigen Stunden war das erledigt, die Erreichbarkeit trotz Rufnummernportierung war nach zehn Minuten wieder voll gewährleistet. Zusätzlicher Vorteil: Die bestehenden Endgeräte konnten größtenteils weiterverwendet werden, 20 analoge Adapter sorgen für die Anbindung von Faxgeräten etc. Inzwischen wurde jedoch sukzessive auf moderne Apparate mit komfortablen Displays aufgerüstet, die alle Möglichkeiten der NFON Telefonanlage aus der Cloud ausnutzen können – über 150 Funktionen stehen zur Verfügung. Implementiert wurde außerdem ein spezieller Alarmserver, der es im Falle des Falles erlaubt, schnell Hilfe zu rufen.

Durchwegs positives Resümee

Das Resümee von IT&T Leiter Gerald Schindler: „Neben einer Kostenoptimierung durch den Einsatz einer skalierbaren virtuellen Telefonanlage aus der Cloud ergeben sich viele Vorteile: Die Sprachqualität ist hervorragend, der Funktionsumfang und moderne Endgeräte verbessern die Anwenderfreundlichkeit. Ohne Servicetechniker können wir alle Änderungen selbst vornehmen, Updates brauchen keine Budgetposition – die sind nämlich bei NFON kostenlos dabei.“