Acta Nova: Unkompliziertes E-Bürgerservice

Die Situation der letzten Monate veranschaulicht, dass die Digitalisierung von Bürgerservices essenziell für die Handlungsfähigkeit öffentlicher Stellen ist. Über das Dialog Portal Acta Nova, das gemeinsam von den Wiener Softwareunternehmen Gentics Software und Rubicon entwickelt wurde, können Amtswege orts- und zeitunabhängig elektronisch erledigt werden. [...]

Das Acta Nova Dialog Portal wurde entwickelt, um es Behördenmitarbeitern auch ohne technisches Vorwissen zu ermöglichen, komplexe Services einfach online darzustellen und transparent zu bearbeiten. »Bürgerservices und interne Prozesse von Behörden können in der Beantragung und Bearbeitung sehr kompliziert und aufwendig sein. Das neue Portal ermöglicht es Institutionen, ihre virtuellen Services in kompakter Form zu bündeln und auch ohne IT-Vorkenntnisse einfach den jeweiligen Bedürfnissen anzupassen«, sagt Philipp Dörre, Geschäftsführer von Gentics Software, im Gespräch mit der COMPUTERWELT. Das neue Dialog Portal ermöglicht es Behörden und Institutionen, Services direkt aus der Geschäftsfallbearbeitung heraus, ohne zusätzliche Programmierung, zur Verfügung zu stellen. »Privatpersonen können dadurch zum Beispiel ganz unkompliziert Wohnsitzänderungen online beantragen. Der Bearbeitungsfortschritt kann direkt über das Portal eingesehen werden. Auch die Kommunikation zwischen den Bürgerinnen und Bürgern sowie den Behörden läuft direkt über das Portal«, erklärt Dörre. Das Portal ist demnach eine Erweiterung der Standardsoftware Acta Nova. Die einzelnen Formulare und Eingabemasken können dabei einfach von den jeweiligen Mitarbeitern generiert werden. 

Österreich bei E-Government im EU-Raum gut unterwegs

Laut Dörre ist Österreich was E-Government betrifft »gar nicht so schlecht aufgestellt – wenn man in der EU bleibt«. Aber wenn man sich ansehe, was etwa im Bereich Social Media oder im Online Banking schon alles möglich ist, dann gebe es noch viel Luft nach oben. Die Gründe liegen laut Dörre bei der Umsetzung. »Dazu braucht es viele Veränderungen. Und das ist wahrscheinlich die größere Herausforderung als die technische Umsetzung.« Will man etwas digitalisieren so schaue man sich zuerst die physischen Prozesse an und dann versuche man den physischen Weg digital abzubilden. »Das ist aber ein schlechter Weg, denn damit nutze ich die Digitalisierung gar nicht«, so Dörre. »Deswegen geht es immer sehr stark darum, diese Wege in Einklang zu bringen. Wie kann ich den physischen Prozess um den digitalen ergänzen. Wie kann ich aber dann trotzdem die Vorteile der Digitalisierung nutzen. Denn was bringt mir ein digitaler Prozess, wenn ich das Formular online ausfülle und es dann ausdrucken, händisch unterschreiben, einscannen und wegschicken muss. Das ist kein digitaler Prozess.« Es fehle noch an der Vorstellung, was man digital alles realisieren kann. »Datenschutz und Sicherheit spielen hier natürlich – zu Recht – auch eine große Rolle. Aber grundsätzlich ist das Problem, dass man sich sehr an diesen physischen Prozessen orientiert, auch deswegen, weil sie gesetzlich meistz gut abgesichert sind. Aber grundsätzlich glaube ich, dass man wahnsinnig an Tempo zulegen kann, wenn man die Chancen der Digitalisierung nutzt. Nicht zuletzt die Pandemie hat gezeigt, dass es barrierefreie und unkomplizierte Onlineservices braucht. Mit dem Acta Nova Dialog Portal können wir das effizient gewährleisten.«

Transparenz muss ganz oben auf der Liste stehen

Das wichtigste ist laut Dörre die Transparenz gegenüber dem Bürger. Es müsse einsehbar sein wer aus welchem Grund Einsicht auf die Daten hat. »Aber man hat beim Beispiel des Grünen Passes gesehen, dass, wenn man schnell etwas braucht, auch die Entwicklung schnell geht.« Die neue und unkompliziert umzusetzende Lösung Acta Nova Dialog Portal wird mittlerweile nicht nur in Österreich, sondern auch in Deutschland und der Schweiz stark nachgefragt. Die länderspezifischen Versionen des Acta Nova Dialog Portals werden ebenfalls von Gentics Software und Rubicon programmiert und vertrieben.