Der Begriff "Agile" wird im Arbeitsumfeld immer öfter verwendet, da Unternehmen dringenden Bedarf erkennen, beweglicher und innovativer zu werden, um auf dem schnelllebigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. [...]
Der Ursprung ist die „Agile Softwareentwicklung“, bei der die kontinuierliche Weiterentwicklung und Fertigstellung von Produkten in kleinen Schritten gefordert wird. Agile beinhaltet aber auch eine bestimmte Denkweise in der Unternehmenskultur und -organisation. Das Konzept stellt die traditionelle Arbeitsweise auf den Prüfstand, um Unternehmen zu ermöglichen, sich besser auf Marktsituation, Wettbewerber und Mitarbeiterbedürfnisse einzustellen. Die Idee des flexiblen Arbeitens ist zweifellos ein wichtiger Aspekt agiler Methoden.
Angesichts der wachsenden Zahl von Mitarbeitern im Home Office oder mit flexiblen Arbeitszeiten stellt sich die Frage, welche agile Erfolgsmethoden gewährleisten können, dass ein Unternehmen effizient bleibt und gleichzeitig den Bedürfnissen seiner Mitarbeiter gerecht wird. Hier werden die wichtigsten Prinzipien vorgestellt.
Verantwortung: Wenn ein Unternehmen mobile Mitarbeiter beschäftigt, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied für seine Arbeit verantwortlich ist. Am Beginn eines Projekts werden viele Teams gemeinsam entscheiden, welche Arbeiten erledigt werden müssen. Danach werden die Verantwortlichkeiten festgelegt. Dies fördert die Eigenverantwortung, sodass sich Teams keine Gedanken machen müssen, wie viele Stunden ein Einzelner gearbeitet hat. Sie konzentrieren sich darauf, ihre Aufgaben zu erfüllen.
Effizientere Kommunikation: E-Mail ist ein hilfreiches Werkzeug, um alle Teammitglieder in Verbindung zu halten, aber oft sind Postfächer überfüllt, wichtige Nachrichten gehen verloren. Viele Unternehmen nutzen deshalb andere Tools, um Informationen in einer gemeinsamen Inbox zu teilen. Jedes Team hat seinen eigenen Informationsfluss, kann aber gleichzeitig wichtige Aktualisierungen mit dem gesamten Team teilen. Dies bestärkt multidisziplinäre Teams, eng zusammenzuarbeiten und es bietet eine zeitliche Übersicht über aktuell anstehende Dinge. Wenn ein Unternehmen das agile Konzept wirklich umgesetzt hat, weiß jeder immer, wo ein Projekt steht. Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt des agilen Konzepts, denn wenn Menschen effektiv kommunizieren, verbessert sich das Endergebnis.
Balance halten: Ein wichtiges Thema innerhalb der agilen Methodik ist, „das Beste für die Mitarbeiter zu tun“ und danach zu streben, Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen. Flexibel arbeitende Mitarbeiter sind oft besorgt, dass sie weniger arbeiten werden; meist tun sie aber mehr. Deshalb sollten Vereinbarungen sicherstellen, dass sie nicht rund um die Uhr arbeiten. Zweifellos sind regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit von großer Bedeutung. Deshalb ist es wichtig, dass es eine verbindliche Zeit am Tag gibt, zu der das gesamte Team kommunizieren kann. Die Führungskräfte sollten Berufs- und Privatleben in Einklang bringen und ihr Team ermutigen, dies ebenfalls zu tun.
Kulturwandel: Um agile Methoden im gesamten Unternehmen umzusetzen, ist eine gründliche Überprüfung der Unternehmenskultur wichtig. Dazu gehört, dass Unternehmensstrukturen und -prozesse untersucht werden, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden. Führungskräfte müssen ein Rahmenkonzept für flexibles Arbeiten entwickeln, der Kulturwandel wird aber schneller erreicht, wenn die Kollegen bei der Einführung der neuen Arbeitsweise gemeinsam vorgehen. Manager müssen darüber hinaus Anleitung für die Führung jener Mitarbeiter erhalten, die von einem anderen Ort aus arbeiten. Dazu könnte die Festlegung klarer Richtlinien in Bezug auf die Art und Häufigkeit des Reportings zählen. Ein Wandel der Unternehmenskultur kann sich nur von oben nach unten vollziehen. Die obersten Führungskräfte müssen den Wandel begrüßen und bereit sein, die Kultur den Erfordernissen entsprechend anzupassen und offen genug sein, Fehler einzugestehen und aus ihnen zu lernen.
Fokussierung: Eines der Prinzipien von Agile ist die Fokussierung auf das Wichtige. Wenn man sich auf ein Projekt fokussiert, ist es unmöglich, ständig ansprechbar zu sein und zu reagieren. Um eine Kultur der Fokussierung durchzusetzen, müssen die Mitarbeiter lernen, welches Maß an Ansprechbarkeit/Reaktionsbereitschaft angemessen ist. Dies bedeutet nicht, den Posteingang zu ignorieren, aber es ist ebenso wichtig, sich nicht durch E-Mails vom aktuellen Projekt ablenken zu lassen.
Insgesamt ist der Schlüssel zur Flexibilität die Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass das flexible Rahmenkonzept für alle funktioniert. Alle müssen das Gefühl haben, einbezogen zu werden und Teil des Teams zu sein. Es ist ratsam, einen Leitfaden für die Mitarbeiter zu entwickeln und in ständiger Kommunikation mit ihnen zu bleiben. Das Feedback lässt sich für Verbesserungen nutzen. Unabhängig von den Richtlinien oder der Anpassung der Unternehmenskultur muss die Botschaft von der Spitze bis zur Basis einheitlich sein – es kann keine Vereinbarung mit einem Manager geben, mit der der CEO nicht einverstanden ist. Es gibt kein „Universalmodell“, alles dreht sich um Veränderung und darum, „agil“ zu sein.
* Der Autor Adrian Jones ist Vice President EMEA bei Rally Software.
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