Alle Daten in einem System

Mit der Software-Lösung Office Manager DMS vom Softwarebüro Krekeler lassen sich AutoCAD- und Inventor-Zeichnungen, Rechnungsunterlagen und E-Mails in einem Dokumenten-Pool erfassen, verwalten und archivieren. [...]

Die Zeit bleibt nicht stehen und auch Bauunternehmen sind gezwungen, sich den Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen. Wer das nicht tut, setzt seine Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Die digitale Bauakte – intuitiv archiviert und verwaltet in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) – ist deshalb von großem Nutzen und birgt zudem enorme Einsparpotentiale. Denn neben der reinen Archivierung von Dokumenten bietet ein DMS eine Menge nützlicher Werkzeuge, mit denen Bau-Unternehmen Arbeit und Zeit sparen können. Die digitale Bauakte umfasst alle einem Bauprojekt zugehörige Dokumente, auf die berechtigte Mitarbeiter jederzeit zugreifen können.

Noch sind Papierdokumente nicht ausgestorben, doch sie sind auf dem Rückzug. Vor allem Rechnungen werden häufig elektronisch übermittelt. Auch andere Dokumente gibt es nur noch digital. Um sie rechtssicher zu speichern, ist ein DMS als elektronische Lösung notwendig. Es senkt Zeitaufwand sowie Kosten und steigert die Produktivität. Die Archivierung in einem DMS funktioniert digital: Dokumente werden nur als digitale Datenkopien auf Sicherungsservern und lokalen Speichermedien gesammelt. Ein großer Vorteil: Jeder autorisierte Mitarbeiter kann unabhängig vom Format der Datei auf diese innerhalb kürzester Zeit zugreifen und ganze Datenbestände durchsuchen. Doch laut einer Studie setzen erst elf Prozent der mittelständischen Unternehmen auf ein DMS. Der Grund: Sie haben oft Angst, dass die Umstellung vom analogen zum digitalen Büro mit hohen Kosten verbunden ist und befürchten ihrerseits mangelnde IT-Kompetenz.

Gesamter Dokumentenpool

»Papierdokumente, wie beispielsweise Lieferscheine, können gescannt und gemeinsam mit originären digitalen Dokumenten in Archiven abgelegt werden. Diese Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen sowohl für den laufenden Zugriff als auch für den Workflow zur Verfügung stehen«, erklärt Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager DMS. Office Manager DMS aus dem Softwarebüro Krekeler ist ein DMS für die Digitalisierung und Verwaltung der gesamten Geschäftskommunikation sowie für die vollständige, indexierte und revisionssichere elektronische Archivierung von Dokumenten, Dateien und E-Mails.

Die Speicherung der Dokumente erfolgt dabei in einer klassischen Baumstruktur. Recherchen sind mithilfe von selbst bestimmbaren Dokumenteneigenschaften, die in einer Datenbanktabelle festgehalten werden, möglich. Inhalte von elektronischen und gescannten Dokumenten werden in der Datenbank indexiert und können so vollständig durchsucht werden, ohne die Dokumente vorher öffnen zu müssen. Dank einer Outlook-Schnittstelle finden auch Mails ihren Weg ins Archiv.

Besonders wichtig für Bau- und Industrieunternehmen: Auch Zeichnungen lassen sich mit Office Manager effizient verwalten. »Somit können alle bei der Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung anfallenden Dokumente mit der DMS-Lösung erfasst, verwaltet und archiviert werden«, fasst Krekeler zusammen. Weiters können »im Handumdrehen Schriftköpfe neuer Zeichnungen erstellt und beschriftet, markierte Bauteile in geöffnete Zeichnungen einfügt, CAD-Daten in das PRT, DXF oder DWG-Dateiformat konvertiert und Zeichnungsversionen einfach verwaltet werden.«

Die Lösung ermöglicht auch die Verwaltung von Inventor-Zeichnungen. Die DMS-Lösung ist dabei in der Lage, die Zeichnungseigenschaften und Schriftkopfdaten aus dem Inventor auszulesen und sie in die entsprechenden Datenfelder des durch sie verwalteten Dokumenten-Archivs zu übernehmen. »Dies geschieht automatisch, sobald eine neue Zeichnung in den Office Manager importiert oder aber eine Änderung an einer bereits in der Ablage befindlichen Zeichnung festgestellt wird. Auch auf umgekehrtem Wege können im Archiv vorgenommene Änderungen in die Zeichnungen geschrieben werden«, so Krekeler.

Zeit und Kosten sparen

Auch selbst erstellte Belege wie Ausgangsrechnungen oder Berichte archiviert Office Manager automatisch, und sogar die E-Mail-Archivierung ist aufgrund einer Schnittstelle zu MS Outlook und anderen Mailprogrammen mit dem DMS möglich. Dank dieses einfachen Handlings lassen sich damit einerseits Mehrfachablagen vermeiden und Archivfläche reduzieren. Der schnelle Zugriff auf ein bestimmtes, für einen Vorgang benötigtes Dokument über die integrierte Suchfunktion spart Zeit. Andererseits können sich Baufirmen auch besser gegen Regressansprüche schützen, da alle Unterlagen – ob Lieferschein, Vertrag, Besprechungsprotokoll oder Rechnung – im Original gespeichert sind. Hinzu kommt: Durch die digitale Dokumentenverwaltung können Rechnungsfreigaben zügig erteilt und somit Skonti besser genutzt werden.