ASFINAG: Compliance im Griff

Dank der Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems von SER kann sich die ASFINAG nun sicher sein, dass wichtige Dokumente nachvollziehbar und revisionssicher abgelegt und jederzeit sofort verfügbar sind. [...]

Compliance ist ein klingendes Schlagwort:  Für die einen ist es das Zauberwort gegen alles Übel, andere verbinden damit mühselige Bürokratie und das Verkomplizieren von Geschäftsprozessen. Wieder andere fühlen sich verloren in einem Dschungel von Schlagworten die da lauten: Beweislastumkehr, Revisions­sicherheit, Managerhaftung, Verstöße, Strafen, Mehraugenprinzip oder Gewährleistung. Fakt ist jedenfalls, dass Unternehmen und Manager sowohl einer immer kritischeren Öffentlichkeit, als auch Strafverfolgungen ausgesetzt sind, Tendenz steigend. Eine weitere Tatsache ist, dass Unternehmen auf eine vermehrt regulierte Umwelt stoßen, in der es zu bestehen gilt. Die ASFINAG hat sich diesen herausfordernden Rahmenbedingungen gestellt und im Jahr 2011 Doxis4, eine integrierte Enterprise-Content-Management-Suite von SER, eingeführt.

Die ASFINAG wurde 1982 gegründet und ist eine Gesellschaft des Bundes. Die Gruppe plant, finanziert, baut, erhält, betreibt und bemautet das gesamte hochrangige Straßennetz in Österreich. Das sind derzeit 2.178 Kilometer Autobahnen und Schnellstraßen. 1997 erhielt das Unternehmen durch einen Vertrag mit dem Bund erweiterte Aufgaben und besitzt seither das Fruchtgenussrecht an den im Eigentum des Bundes stehenden Grundstücken und Anlagen des hochrangigen Bundesstraßennetzes. Damit ist die ASFINAG berechtigt, Mauten und Benützungsgebühren einzuheben.

BIG-BANG-UMSTELLUNG
Auf Basis von Workshops mit Abteilungen aller Gesellschaften entstand ein maßgeschneidertes System, das von SER innerhalb von neun Monaten für rund 1.200 Benutzer in der gesamten ASFINAG-Gruppe eingeführt wurde. Die Gesamtprojektlaufzeit betrug inklusive intensiver interner Vorbereitung knapp zwei Jahre – die Umstellung erfolgte als Big Bang. „Wir haben bewusst nicht eine Abteilung nach der anderen ausgerollt, sondern gesagt: Augen zu und durch“, erklärt Dagmar Frankl, Leiterin des Qualitätsmanagements der ASFINAG und hauptverantwortliche Projektleiterin für die ECM-Einführung, im Gespräch mit der COMPUTERWELT. „Denn je länger solche Projekte dauern, umso mehr kommt man vom Ziel ab.“

Inzwischen arbeiten alle Büro-Mitarbeiter der ASFINAG mit dem SER-System – im Jahr 2012 beispielsweise wurden knapp 250.000 geschäftsrelevante Dokumente mit Doxis abgelegt und qualifiziert indexiert. „Wichtig in dem Zusammenhang war, den Mitarbeitern die Sicherheit zu geben, richtig und gesetzeskonform zu arbeiten“, erklärt Frankl. „Mehrwerte wie Zeit- und Arbeitsersparnis waren natürlich auch willkommen.“

Neben einer benutzerfreundlichen Oberfläche und den Anforderungen der Mitarbeiter an das ECM-System, mussten natürlich auch die Bedürfnisse der Manager berücksichtigt werden: Die elektronische Genehmigung von Richtlinien und Regulativen sowie die nachweisliche Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter muss jederzeit gewährleistet sein. Die Nachvollziehbarkeit wird durch einen nicht abschalt­baren Audit Trail geschaffen und die Revisionssicherheit durch unveränderbare, rechtssichere Archivierung. Klar definierte Berechtigungen und Zugriffsschutz sowie die Möglichkeit eines unternehmensspezifischen Management-Reportings waren ebenso wesentlich für die ASFINAG wie die Gewährleistung von Vier-Augen-Prinzipien für Freigaben, bei gleichzeitiger Verkürzung der Durchlaufzeiten von Vorgängen. „Wir sind mit über 50 Standorten sehr dezentral aufgestellt, Mitarbeiter und Führungskräfte sind über das Land verteilt und elektronische Workflows erleichtern da die tägliche Arbeit doch sehr“, erklärt Frankl. Zum Beispiel bei Freigabeprozessen: „Früher hat die Papiermappe die Runde gemacht und heute wird großteils elektronisch freigegeben. Das geht wesentlich schneller und mit weniger Papier.“

REVISIONSSICHERHEIT
„Ein maßgeschneidertes Software-System kann maßgeblich zur Compliance beitragen, die Vorgabe- und Nachweisdokumente der ASFINAG sind unveränderbar archiviert und jederzeit für unsere Mitarbeiter auffindbar“, sagt Frankl. Durch Verwendungs- und Qualitäts-Audits, die das Qualitätsmanagement-Team der ASFINAG regelmäßig durchführt, wird die Verwendung des ECM-Systems nachhaltig sichergestellt. So wird pro Gesellschaft der ASFINAG-Gruppe die Anzahl der abgelegten bzw. gesuchten Dokumente ausgewertet. Mithilfe qualifizierter Fragebögen lassen sich so die Compliance-Reifegrade je Abteilung, Gesellschaft und auch jene des Konzerns feststellen. Entsprechende strategische Kennzahlen zur Steigerung der Reifegrade und zur Anwenderhäufigkeit sind definiert und haben sich in der Praxis bewährt: Doxis4 stößt bei den Mitarbeitern und dem Management auf große Akzeptanz – im Jahr 2012 lag der Reifegrad des Unternehmens bei fast 90 Prozent im Bezug auf Dokumenten- und Enterprise-Content-Management.

INTEGRATION
Der Fußballtrainer Alf Ramsey, der die englische Fußballnationalmannschaft 1966 zum Fußball-Weltmeister führte und im darauffolgenden Jahr zum Ritter geschlagen wurde, ist noch heute für das Zitat „Never change a winning team“ bekannt. Getreu diesem Motto waren für die ASFINAG bei der Auswahl des ECM-Systems auch die nahtlose Integration in die bereits bestehende System- und Anwendungs-Landschaft und die Unabhängigkeit von Speichersystem-Herstellern wesentliche Aspekte des ECM-Projektes.

Manager sind heute gezwungen, sich und ihr Unternehmen proaktiv auf rasch wechselnde Rahmenbedingungen vorzubereiten, um Richtlinien wie Regulative einzuhalten und dies auch nachweisen zu können. Dies unter Berücksichtigung knapper Zeitbudgets und Personalressourcen zu erreichen, dabei unterstützt ein maßgeschneidertes Software-System, wie das Beispiel ASFINAG zeigt. Gleichzeitig werden auch Wettbewerbsvorteile generiert und die Unternehmenskultur nachhaltig positiv verändert: „Wir haben nun genau definierte Spielregeln, die von allen eingehalten werden, und somit ist sichergestellt, dass sehr wichtige Dokumente bei uns in der Firma jederzeit sofort verfügbar sind“, bringt es Frankl auf den Punkt.

„DAS SIEHT JA AUS WIE OUTLOOK“
Dagmar Frankl, Leiterin des Qualitätsmanagements der ASFINAG und hauptverantwortliche Projektleiterin für die ECM-Einführung, erklärt im Gespräch mit der COMPUTERWELT, warum die Benutzerfreundlichkeit ein große Rolle spielt und was nun besser läuft als zuvor.

Computerwelt: Was waren die großen Herausforderungen des ECM-Projektes?
Dagmar Frankl: Die größte Herausforderung war, innerhalb von drei Wochen 1.200 Mitarbeiter ganztägig zu schulen. Wir hatten in diesen drei Wochen pro Tag sechs Schulungen mit 20 Personen gleichzeitig.

1.200 Mitarbeiter arbeiten inzwischen mit dem neuen System. Wie ist das Feedback dieser Anwender?
Als die Mitarbeiter das neue System gesehen haben, war die Reaktion: „Das schaut ja aus wie Outlook.“ Da haben wir gewusst: Wir haben das richtige System ausgewählt. Da wir kaum Anwenderprobleme haben, dürfte die Benutzerfreundlichkeit sehr gut sein. Alle Mitarbeiter können nach einer Basisschulung selbst durch das System navigieren.

Warum fiel die Wahl auf SER?
Da wir ja an das Bundesvergabegesetz gebunden sind, gab es ein mehrstufiges EU-weites Vergabeverfahren, aus dem SER als Bestbieter hervorgegangen ist, was Qualität, Preis, etc. betrifft.

Wie haben Sie sich intern auf das Projekt vorbereitet?
Wir haben eine Marktanalyse durchgeführt, waren auf Messen und haben uns ganz bewusst an die 20 verschiedene Systeme angeschaut, weil wir nicht genau gewusst haben, was diese Systeme bieten und welches das richtige für uns ist. Die intensive Vorbereitung – wir hatten eine Leistungsbeschreibung mit 200 Muss-Anforderungen und 70 Kann-Anforderungen – hat sich bezahlt gemacht. Dazu haben wir interne DMS-Koordinatoren ernannt, die mit den Leuten Workshops gemacht haben, um herauszufinden, was wir wirklich brauchen.

Was läuft nun besser als zuvor?
Wir können uns nun ganz sicher sein, dass unsere Dokumente revisionssicher abgelegt sind. Zudem haben wir uns auf eine gewisse Ablagestruktur geeinigt und beispielsweise auch den Posteingang digitalisiert: Wir wissen, welche Post hineinkommt, welche Post hinausgeht, wir wissen, welche Verträge wir haben und alles wird einheitlich abgelegt. Des Weiteren sind nun Spielregeln definiert, die auch von allen eingehalten werden und die sicherstellen, dass wichtige Dokumente bei uns in der Firma jederzeit sofort verfügbar sind. Und natürlich hat sich auch die tägliche Arbeit der Anwender beschleunigt, weil wir elektronische Workflows eingeführt haben. (oli)