Bessere Argumente für die Einkäufer

Als Einkaufsabteilung der Erste Group ist EGP auf das schnelle Bereitstehen verlässlicher Kennzahlen angewiesen, um sowohl in Gesprächen mit Kunden, als auch mit Lieferanten besser argumentieren zu können. Qlikview liefert den Einkäufern diese Daten. [...]

Im Jahr 2006 wurde innerhalb der Erste Group der Einkauf im Unternehmen zentralisiert (Österreich sowie Zentral- und Osteuropa) und in eine eigene Service-Gesellschaft namens Erste Group Procurement (EGP) mit Sitz in Wien ausgelagert. Darüber hinaus gibt es noch EGP-Niederlassungen in Prag, Bratislava, Bukarest, Budapest, Zagreb und Novi Sad. Zu den Kunden zählen 60 Unternehmen der Erste Group, Sparkassen, Banken und deren Servicegesellschaften und rund 160 EGP-Mitarbeiter unterstützen die Einkaufsstrategie der Erste Group und verwalten den externen Versorgungsbedarf innerhalb der Bankengruppe.

Schnelle und transparente Aussagen zu direkten und indirekten Ausgaben sind naturgemäß ein wesentliches Kriterium für den Einkauf, um Kosten zu sparen. „Mit besseren Informationen rund um die Beschaffung und den Bedarf können fundiertere Entscheidungen getroffen und neue Sourcing-Strategien umgesetzt werden“, erklärt Robert Semethy, Chief Procurement Officer bei EGP, im Gespräch mit der COMPUTERWELT. Zum Zeitpunkt der Zentralisierung des Einkaufs fehlten jedoch jegliche Auswertungen über Spend- und Lieferantendaten. Die Herausforderung, mit der sich EGP daher konfrontiert sah, war die gezielte Auswertung von Spend-Daten, um nachhaltige Performance-Management-Prozesse etablieren zu können.

Die meisten Buchhaltungsdaten waren in SAP FI abgelegt, einige auch in anderen dezentralen ERP-Systemen. Zunächst wollte EGP diese Anforderungen mit SAP BW umzusetzen. Die Datensynchronisation zwischen SAP ERP und BW, die Komplexität der Anbindung von Nicht-SAP-Daten, sowie die Abfrage-Performance stellten sich jedoch Semethy zufolge als unbefriedigend heraus: „Letztlich gab dann der hohe zu erwartende interne Aufwand und die zu langsamen Fortschritte bei der Entwicklung der SAP-BW-Lösung den Anstoß, uns nach einer anderen Lösung umzusehen.“

SCHNELLE IMPLEMENTIERUNG
Die neue Business-Intelligence-Plattform  (BI) sollte nicht nur den knappen Budgetvorgaben gerecht werden, sondern sich auch nach kurzer Entwicklungs- und Einschulungszeit durch das interne BI-Team betreiben lassen. Zudem wollte EGP eine Plattform, über die nicht nur die Mitarbeiter in Wien, sondern auch jene an den anderen sechs Standorten über Remote Terminals einfach und sicher auf wichtige Daten zugreifen können.

Die Wahl fiel schließlich auf Qlikview und rund zehn Tage später ging auch schon die erste Qlikview-Applikation in den Produktiveinsatz. Überzeugt hat EGP dabei eigenen Aussagen zufolge vor allem der kurze Zeitrahmen der technisch einfachen Implementierung: „Nach nur wenigen Tagen Einarbeitung konnte das interne BI-Team, das aus drei Mitarbeitern besteht, die gesamte BI-Lösung selbst aufbauen, betreuen und auch ohne Systemadministration weitere Anpassungen vornehmen“, erklärt Bernhard Wohletz, Leiter des BI-Teams bei EGP.

EINFACHE DATENINTEGRATION
„Die Akzeptanz ist hoch, da individuelle Anpassungen leicht vorgenommen werden können“, bestätigt auch Semethy. In Summe fällt bei EGP ein Datenvolumen von rund 2,5 Millionen Datensätzen pro Jahr an, bei einer Unternehmenshistorie von fünf Jahren. „Ganz besonders sticht dabei die einfache Integration verschiedenster Datenquellen heraus“, erklärt BI-Spezialist Wohletz. Der In-Memory-Ansatz anstelle von OLAP war ebenfalls ein großer Pluspunkt. „Mit Qlikview brauchen wir keine Vorverdichtung (Cubes) und erhalten trotzdem eine sehr zufriedenstellende Abfrage-Performance.“

Derzeit arbeiten bei EGP rund 60 Anwender mit zwölf verschiedenen Qlikview-Apps und profitieren von dem schnellen Zugriff auf die für sie relevanten Kennzahlen. Neben der Analyse der Spend-Volumina der EGP-Kunden gibt es heute Lösungen zum Vertrags-Management, zu Einkaufsprojekten, zur Erkennung von Maverick Buying sowie zum Nachweis der tatsächlich erreichten Einsparungen. „Die Einkäufer können sich nun sowohl auf Lieferantenverhandlungen als auch für  Gespräche mit den Bedarfsträgern in den Banken besser vorbereiten“, erklärt Semethy. Der Geschäftsführung wiederum steht in Qlikview eine Übersicht aller Kennzahlen zur Gesamteinkaufs-Performance zur Verfügung. Damit das so bleibt, wird auch die Datenqualität selbst laufend gemessen und möglichst hoch gehalten. (oli)