Mit der Einführung von SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM) will Wien Energie unter anderem Projekte mit den Finanzinformationen aus dem ERP-System zusammenführen, sodass etwa flexiblere Budgetplanungen möglich sind. [...]
Bei Wien Energie stehen insbesondere die E-Mobility und die dezentrale Stromerzeugung sowie Energiedienstleistungen im Vordergrund. Damit hier Chancen rechtzeitig erkannt werden und daraus erfolgreiche Projekte entstehen, benötigte das Unternehmen einen Gesamtüberblick über alle Projektvorschläge und laufende Projekte. Nur so können auch die vorhandenen Budgets und Ressourcen optimal eingesetzt werden. Deshalb entschied sich Wien Energie für die Einführung von SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM). Es sollte zum einen das relativ komplexe Gesamtportfolio auf Basis der Organisationsstruktur abgebildet werden, das sich in unterschiedliche Projektarten wie Bau- und Instandhaltung, IT-Projekte sowie Forschung untergliedert. Dies ermöglicht dann den
Aufbau eines Pipeline-Managements für Investitionsprojekte, um Chancen für alle Bereiche zu erkennen und zu selektieren. Zudem sollten Projekte mit den Finanzinformationen aus dem ERP-System zusammengeführt werden, sodass Budgetplanungen auf Projektebene möglich sind und sich ein Soll-Ist-Vergleich für Leistungsfortschritt, Budget und Zeit aufstellen lässt.
Ende des proprietären IT-Systems: keine Transparenz
Marcus Paulus ist zuständig für die Organisationsentwicklung und Leiter des Project Management Office (PMO) bei Wien Energie: »Unser proprietäres System war sozusagen am End of Life angekommen – es bot nicht mehr den erforderlichen Funktionsumfang. Außerdem erhielten wir keinen Support mehr von unseren damaligen Lieferanten. Wir hatten also viele Gründe, um ein neues System einzuführen. Wir wollten mehr Transparenz über alle Projekte erreichen sowie die zahlreichen Excel-Listen eindämmen, also hin zu einem elektronischen Workflow wie etwa bei der Freigabe von Projektanträgen.«
Marcus Paulus ist zuständig für die Organisationsentwicklung und Leiter des Project Management Office (PMO) bei Wien Energie: »Unser proprietäres System war sozusagen am End of Life angekommen – es bot nicht mehr den erforderlichen Funktionsumfang. Außerdem erhielten wir keinen Support mehr von unseren damaligen Lieferanten. Wir hatten also viele Gründe, um ein neues System einzuführen. Wir wollten mehr Transparenz über alle Projekte erreichen sowie die zahlreichen Excel-Listen eindämmen, also hin zu einem elektronischen Workflow wie etwa bei der Freigabe von Projektanträgen.«
Über ein Ausschreibungsverfahren hat Wien Energie schließlich die passende Software und den passenden Berater gefunden: »Die Softwarelösung selbst kann nur so gut sein wie der Implementierungspartner in der Lage ist, diese auch einzuführen. Phoron Consulting konnte hier aufgrund eines schlüssigen und sehr detaillierten Implementierungskonzepts sowie zahlreicher Referenzkunden überzeugen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmte einfach«, so Paulus.
Seit Februar 2016 steht mit SAP PPM ein Projekt- und Portfoliomanagement zur Verfügung, das alles liefert, was für das Projektmanagement erforderlich ist und künftige Erweiterungen wie den Ausbau des Ressourcen- und Kapazitätsmanagements zulässt. Johannes Bacher, PPM-Experte von Phoron Consulting: »Wir haben bei Wien Energie eine Mischung aus prototypischer und klassischer Einführungsmethode gewählt. Nachdem wir einen funktionsfähigen Prototyp eingerichtet hatten, konnten sich die Key User mit diesem im Rahmen von Workshops intensiv beschäftigen. Der Vorteil: Die Mitarbeiter erhielten sehr früh einen Eindruck vom neuen System. So konnten wir gezielt an nötigen Anpassungen arbeiten. Nach den Workshops wurde das Pflichtenheft finalisiert, umgesetzt, das System getestet und produktiv gesetzt.«
Herausforderung Change-Management
Bacher empfiehlt bei PPM-Projekten rechtzeitig mit der internen Prozessharmonisierung anzufangen und Anforderungen frühzeitig zu konsolidieren. Denn oftmals können sich Mitarbeiter nur schwer von gewohnten, aber ineffizienten Vorgehensweisen auf neue Werkzeuge und Abläufe umstellen. Bei Wien Energie musste im Rahmen des Change Managements nur die Hälfte der 120 Projektleiter und 840 System-User inklusive Genehmiger überzeugt werden. Durch das intensive Engagement der Phoron-Mitarbeiter ließen sich aber auch die anderen Mitarbeiter schnell für PPM gewinnen. Uneinigkeiten im Kernteam waren von kurzer Dauer und konnten durch das gemeinsam fokussierte Ziel und das im Projektkernteam aufgebaute Vertrauen schnell bereinigt werden. »Ich hatte immer den Eindruck, dass die Lösung und das Ergebnis im Vordergrund standen«, erklärt Paulus von Wien Energie. Nur zu Beginn hätte sich Paulus als nicht SAP-kundiger Projektleiter mehr Erklärungen oder Best Practices gewünscht.
Bacher empfiehlt bei PPM-Projekten rechtzeitig mit der internen Prozessharmonisierung anzufangen und Anforderungen frühzeitig zu konsolidieren. Denn oftmals können sich Mitarbeiter nur schwer von gewohnten, aber ineffizienten Vorgehensweisen auf neue Werkzeuge und Abläufe umstellen. Bei Wien Energie musste im Rahmen des Change Managements nur die Hälfte der 120 Projektleiter und 840 System-User inklusive Genehmiger überzeugt werden. Durch das intensive Engagement der Phoron-Mitarbeiter ließen sich aber auch die anderen Mitarbeiter schnell für PPM gewinnen. Uneinigkeiten im Kernteam waren von kurzer Dauer und konnten durch das gemeinsam fokussierte Ziel und das im Projektkernteam aufgebaute Vertrauen schnell bereinigt werden. »Ich hatte immer den Eindruck, dass die Lösung und das Ergebnis im Vordergrund standen«, erklärt Paulus von Wien Energie. Nur zu Beginn hätte sich Paulus als nicht SAP-kundiger Projektleiter mehr Erklärungen oder Best Practices gewünscht.
Das Projekt ließ sich schließlich im vorgegebenen Zeitraum von einem Jahr erfolgreich abschließen. Wien Energie profitiert heute von einem deutlich verbesserten Projekt- und Portfoliomanagement für alle Projekte im Gesamtportfolio. Fragen wie »Initiieren und starten wir die richtigen Projekte?« lassen sich nun schneller beantworten. »Wir haben nun ein professionelles Werkzeug, das mich zum einen in meinen Aufgaben als Leiter des PMO bei Wien Energie hervorragend unterstützt. Zum anderen sind die ca. 120 Projektleiter nun in der Lage, Einzelprojekte besser zu planen und zu überwachen«, so Paulus abschließend.
*Rebecca Vlassakidis
*Rebecca Vlassakidis
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