BUWOG-IT: Die Meister des Archivs

Das rasch wachsende Archiv der BUWOG-Gruppe verlangt nach einer Lösung, die in Sachen Flexibilität und Skalierbarkeit alle Seiten offenlässt. IT-Chef Tilfried Weissenberger hat sie mit ELOenterprise gefunden. [...]

Die BUWOG-Gruppe, eine Gesellschaft der börsennotierten Immo­finanz AG, ist mit einem Bestand von mehr als 32.000 Miet- und Eigentumswohnungen – davon über 2.300 in Deutschland – Österreichs führendes privates Wohnungsunternehmen. Mit einem jährlichen Neubauvolumen in Wien und Berlin von jeweils 500 bis 700 Wohnungen ist sie zudem einer der aktivsten Wohnbauträger und Immobilienentwickler in den beiden Hauptstädten. Gemeinsam mit der Hausverwaltungstochter BUWOG FM administriert die Gruppe 1.900 Wohn-, Büro-, Einzelhandels- und Hotelobjekte mit insgesamt 3,8 Mio. m² Nutzfläche und ist damit auch das führende private Hausverwaltungsunternehmen Österreichs.

Diese Menge bringt natürlich eine gewaltige Herausforderung an die IT mit sich: „Wir haben rund eine Million Dokumente im Archiv, jedes Monat kommen 10.000 hinzu“, erklärt Tilfried Weissenberger, Leiter IT BUWOG-Gruppe, gegenüber der COMPUTERWELT.

Um den Durchblick und -griff zu garantieren, hat das Team im Zuge der Einführung des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV vor fünf Jahren die Archivierungs- und Dokumenten-Workflow-Lösung Easy Archiv implementiert. „Zu Beginn mit wenigen Mandanten hat das gut funktioniert. Inzwischen ist die Zahl stark gestiegen, wir halten derzeit bei zirka 60 Mandanten, wofür die Konfiguration nicht ausgelegt war.“  Das Problem: Je mehr Mandanten hinzukamen, desto langsamer wurde das Ganze und desto länger mussten die User warten, bis die Belege, die in Easy Archiv abgelegt waren, im NAV angezeigt wurden. „Die Ablage im Archivsystem war undurchschaubar“, so Weissenberger. „Wir hatten auch das Problem, dass wir mit mehreren Versionen von Dokumenten, insbesondere Eingangsrechnungen, arbeiten mussten. Schnell war klar, dass wir etwas Besseres und Effizienteres brauchten, um nicht eines Tages im Datenchaos zu enden.“

Vor rund zwei Jahren hat die BUWOG-IT im Zuge der Anbindung von weiteren Abteilungen an das Archiv die Lösung aus­geschrieben. „Wir stellten drei Systeme gegenüber mit dem Ziel, die redundanten Daten zu eliminieren, die Datenbankgröße zu reduzieren und die Performance zu steigern. Uns hat der ELO-Ansatz am besten gefallen: So ist zum Beispiel die NAV-Integration sehr schlank. Daher mussten wir nicht alle Masken im ERP-System umprogrammieren“, sagt Weissenberger über die Entscheidungskriterien. In diesem Zusammenhang weist der IT-Chef auf die Vorteile des sogenannten Screenreader hin, der automatisch erkennt, auf welchem Datensatz der Benutzer sich gerade befindet. Die Lösung habe zudem mit dem über dem NAV schwebenden Fenstern gepunktet, in denen alle relevanten Archiv-Inhalte angezeigt werden – ohne dass der Benutzer einen zweiten Client starten oder sich durch eine Baumstruktur klicken muss. „Damit haben wir die Anforderungen der Mehrheit unserer Mitarbeiter erfüllt, wo es vor allem darum geht, möglichst rasch an die Belege zu kommen. Eine weitere Herausforderung war jene, dass wir sämtliche Belege zu der Betriebskostenabrechnung auf Anfrage eines Mieters oder Kunden übergeben können müssen“, so Weissenberger. Während das alte System die Fachabteilungen zwangen, jeden Beleg einzeln zu exportieren, geht das heute mit der Intelligenz und Flexibilität eines Rich Client, der zahlreiche intuitive Funktionen bereithält: Suche, Baumdarstellung, das gleichzeitige Archivieren eines Belegs in unterschiedlichen Hierarchien – „und natürlich die schöne Export-Funktion“, zeigt sich der IT-Chef über die gewählte Lösung ELOenterprise zufrieden.  
 
INTELLIGENTES UPLOAD-CENTER
Das ELO-Archivierungs- und Workflowsystem befindet sich bei der BUWOG-Gruppe in der Einführungsphase. „Wir sind gerade dabei, die Initialversion feinzutunen.“ Der Plan der IT-Abteilung ist, alle Außenstellen anzubinden, was früher nicht ohne Probleme über die Bühne ging: „Durch die beschränkten Bandbreiten konnten die User die Belege nur schwer im laufenden Betrieb einpflegen. Mit dem Upload-Center von ELO haben wir das Problem gelöst. Das Hochladen der Belege lässt sich auf die Mittagspause oder die Abendstunden verschieben oder der Traffic leicht umleiten.“

Im Mai 2013 soll das ELO-System in den Vollbetrieb gehen. Davor finden die Schulungen statt, jedoch nur für die Power-User. Für alle anderen ist die Lösung so gut wie intuitiv benutzbar. In der zweiten Phase soll zudem der ELO DocXtractor zum Einsatz kommen. (su)