Case Study: Flexibles ERP

Der deutsche Hersteller und Systemanbieter für Netzwerktechnik und industrielle Systemlösungen, EFB-Elektronik, wollte auf die manuelle Programmierung der Geschäftssprozesse verzichten. Die Lösung war ein System aus NAV 2018 und AMCtrade, umgesetzt vom Systemhaus SIEVERS-GROUP. [...]

Seit mehr als 30 Jahren ist die EFB-Elektronik GmbH europaweit mit derzeit 400 Mitarbeitern an neun Standorten vertreten, darunter Österreich. Das Unternehmen gehört zu den führenden Herstellern und Systemanbietern für Netzwerktechnik und industrielle Systemlösungen. Die EFB-Elektronik GmbH berät und realisiert Gebäudeinfrastrukturprojekte für mittelständische und große Unternehmen. Dazu zählen verschiedene Lösungen von strukturierter Verkabelung, beispielsweise mit Glasfasernetzen, über Multimedialösungen für Meetingräume bis hin zu individuell zusammengestellten Netzwerk- und Serverschränken für Data Center oder bedarfsorientierte Entwicklungen für Industriekunden.

Bislang hat das Unternehmen intern mit einer über viele Jahre an neuen Prozessen gewachsenen ERP-Lösung auf Basis von NAV 2013 gearbeitet. Viele neuere Anforderungen des Unternehmens waren innerhalb der Lösung lediglich über Spezialprogrammierungen umsetzbar oder mussten teils manuell von den Mitarbeitern mit Daten gepflegt werden. Das verursachte für EFB intern einen hohen Prozessaufwand, sodass sich der Systemanbieter mit seinem langjährigen Partner SIEVERS GROUP dazu entschied, die Prozesse zu verschlanken und mittels der Umstellung auf NAV 2018 in Verbindung mit AMCtrade, der Handelslösung von AMC Business IT GmbH, zu standardisieren.

»Bei einem wichtigen Thema wie der Einführung einer neuen ERP-Lösung wollten wir auf einen Partner zurückgreifen, dem wir vertrauen«, sagt Jonathan Warlich, Leitung Controlling und IT bei EFB-Elektronik. »Mit der SIEVERS GROUP blicken wir auf mehr als 15 Jahre erfolgreiche Zusammenarbeit zurück.«

Flexibilität und Parametrisierbarkeit

Beim Zusammenspiel von NAV 2018 und AMCtrade, der modular aufgebauten Spezialapplikation auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central, sind alle Aufgaben und Workflows ohne Medienbrüche abgedeckt. So müssen Anwender nicht auf zusätzliche, manuelle Prozesse zurückgreifen. Durch die hohe Flexibilität und Parametrisierbarkeit entfällt viel Programmierarbeit. Folglich erfordert die Anwendung nahezu keine Individualentwicklung, findet kurzfristigen Nutzen und zeichnet sich durch eine verbesserte Wartbarkeit und Updatefähigkeit aus. 

EFB nutzt die AMCtrade-Lösung nun primär für Bestandszuteilungen, Frachten, Kalkulation und Kontrakte. »AMCtrade ist sehr umfangreich, diese vier sind aber die wichtigsten Themen, die wir bei uns lösen«, so Warlich. 

Automatische Frachtkostenabrechnung verschlankt Prozesse

»Die Lösung kalkuliert Frachtkosten im Verkaufsauftrag oder Verkaufsangebot automatisch und schlägt sie dem Auftrag bzw. Angebot zu. So bedarf es keiner manuellen Berechnung der Standardfrachtkosten. Damit können wir unsere Kunden verlässliche einheitliche Frachtkosten berechnen und gleichzeitig sicherstellen, dass wir einen Teil unserer eigenen Frachtkosten auch decken können«, setzt Warlich fort. 

Mit den neuen Features des Kontraktmanagements hat das Unternehmen die Möglichkeit, automatisiert Rahmenverträge mit Kunden zu vereinbaren. Im Vertragsumfang definieren beide Parteien gemeinsam über das Programm, wie viel Ware der Kunde in der ständigen Lagerverfügbarkeit haben soll. Aus diesen Kontrakten können dann simpel Abrufaufträge erstellt werden. Hat der Kunde dann Bedarf für bestimmte gelagerte Waren, z.B. Verschleißprodukte, die er immer wieder braucht oder Ausstattungen, die regelmäßig zu erweitern sind, ist EFB-Elektronik schnellstmöglich lieferfähig und jederzeit in der Lage, Auskunft über die vorhandenen Bestände zu geben.

Darüber hinaus bietet AMCtrade die Möglichkeit, individuelle Kalkulationen zu erstellen und diese auch transparent zur Verfügung zu stellen. EFB-Elektronik kalkuliert damit zum einen die Herstellkosten für das gesamte Produktportfolio. Zum anderen werden sämtliche Preislisten des Systemanbieters kalkuliert und aktualisiert. Der größte Vorteil dieser Lösung ist, dass sie ohne Programmierkenntnisse jederzeit individuell anpassbar ist. Außerdem aktualisiert AMCtrade für eine sehr große Anzahl an Artikeln jederzeit kurzfristig die Kalkulationen. Wurden Preislisten früher jährlich aktualisiert, kann dies jetzt in kürzeren Zeitintervallen bedarfsabhängig gesteuert werden. 

Reservierungslogik optimiert

»Den größten Mehrwert bietet die Reservierungslogik von AMCtrade mit dem Namen ›Zuteilung‹. Da der NAV-Standard alleine eine solche Möglichkeit nicht liefert und es für ein Handelsunternehmen wie die EFB-Elektronik zwingend notwendig ist, musste eine andere Lösung her. Die Erfahrungen der EFB-Elektronik mit einer dafür extra entwickelten Individuallösung waren nicht zufriedenstellend. AMCtrade war eine gute Standardlösung für das Thema«, so Warlich.

»Zu Beginn der Zusammenarbeit zwischen der SIEVERS-GROUP, AMC Business IT GmbH und der EFB-Elektronik wurden die Möglichkeiten gezeigt und die groben Anforderungen an das System definiert. Dies war die Basis für eine Aufwandsabschätzung und die letztendliche Vergabe des Projektes an die SIEVERS-GROUP«, erzählt IT-Leiter Warlich. 

Die SIEVERS-GROUP reagierte während der Umsetzung flexibel auf die Änderungswünsche und Erweiterungen der Anforderungen seitens EFB-Elektronik. Das Upgrade führte der IT-Partner ohne Probleme und Unterbrechungen des Tagesgeschäftes durch. Die Anforderungen wurden danach jedoch nicht weniger, sodass die SIEVERS-GROUP in einigen Projektnacharbeiten diesen nachkam. Dank seiner agilen Vorgehensweise und Flexibilität löste das Systemhaus die Anpassung des Umsetzungskonzeptes – eine ergebnisreiche Premiere der Implementierung der neuen Microsoft-Landschaft NAV 2018, sowie des zusätzlichen Moduls AMCtrade.

Ganz ohne kundenindividuelle Lösungen ging es für den Anwender aber dann doch nicht: Eigens für EFB nahm die SIEVERS-GROUP einige spezifische Anpassungen an der Branchenlösung vor, unter anderem am Webservice für Versandsoftware FRRED und an der direkten Buchung des Warenausgangs bei Registrierung einer Kommissionierung.