ChatGPT auf dem Weg in die ERP-Welt

Die SoftSelect ERP-Software Studie 2023 beleuchtet 202 Lösungen von insgesamt 170 Anbietern und zeigt aktuelle Trends auf. Vor der Türe stehen zahlreiche nützliche Werkzeuge etwa zur Optimierung der Datenanalytik, der gesamten Customer Journey und zur Verbesserung der Kostenstruktur. Derzeit ganz oben auf der Wunschliste vieler: die Integration von KI-Modellen à la ChatGPT. [...]

Das „Multimodal Large Language Model“ von GPT-4 kommt heute bereits vermehrt zur Unterstützung in der Programmierung und Code-Entwicklung, im Marketing oder im Kundendienst zur Lösung von Anfragen und Problemen zur Anwendung. Darüber hinaus bietet die Integration von ChatGPT in Geschäftsanwendungen und ERP-Systeme, für die ChatGPT seit März 2023 eine offizielle API bereitstellt, eine Vielzahl von Vorteilen.

So ermöglicht es entsprechenden Systemen, mit Benutzern künftig auf eine viel intuitivere Weise zu interagieren und komplexe Anfragen in natürlicher Sprache zu verstehen, anstatt auf Befehle oder Abkürzungen beschränkt zu sein. In der Produktionsplanung und -steuerung wiederum kann es etwa dazu beitragen, die Planung von Produktionsaufträgen zu optimieren, indem es historische Daten analysiert, Produktionsengpässe identifiziert und optimale Zeitpläne vorschlägt, um Lieferverzögerungen zu minimieren.

Im Bereich des Qualitätsmanagements kann der Chatbot dazu beitragen, Qualitätsdaten aus verschiedenen Quellen zu analysieren und Muster zu erkennen, um Qualitätsprobleme frühzeitig zu identifizieren und Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten. Im Vertrieb und Kundenservice lässt sich ChatGPT als virtueller Assistent einsetzen, um häufige Kundenanfragen in Echtzeit zu beantworten, Bestellungen entgegenzunehmen und Kundenanliegen zu bearbeiten, was zu besseren Response-Zeiten und zu einer höheren Effizienz bei Serviceprozessen führt.

Die Integration von KI-Modellen wie ChatGPT lässt sich dabei auf unterschiedliche Weise umsetzen, so die Studie von SoftSelect. Eine Möglichkeit besteht darin, es als virtuellen Assistenten oder Chatbot in die Benutzeroberfläche des ERP-Systems zu integrieren. Auf diese Weise können Benutzer auf natürliche Weise mit dem System interagieren, Anfragen stellen, Daten abfragen oder Aktionen ausführen. Alternativ lässt sich ChatGPT auch in das Backend-System integrieren, um Prozesse wie Datenanalyse, Prognosen oder Entscheidungsfindung zu automatisieren oder zu optimieren. Die Integration von ChatGPT in ERP-Systeme erfordert jedoch eine umfassende Planung und Implementierung. Dabei ist es wichtig, nicht nur die Anforderungen und spezifische Architektur des ERP-Systems zu berücksichtigen, sondern auch die Integration so zu gestalten, dass sie nahtlos in die vorhandene Software-Landschaft eingebettet werden kann.

Sprachliche Einschränkungen

Bei all den Mehrwerten und Vorteilen, die die Nutzung und Integration von ChatGPT in Businessanwendungen bietet, sollten auch die Grenzen und Risiken, die mit der Integration insbesondere in betriebswirtschaftliche Kernanwendungen wie ERP-Systeme einhergehen, beleuchtet werden, so die Studienautoren. ChatGPT unterliegt etwa sprachlichen Einschränkungen, da es nur in den Sprachen arbeiten kann, für die es explizit trainiert wurde. Datenschutz und Datensicherheit werfen auch wichtige Fragestellungen auf, da ChatGPT mitunter auf sensible Unternehmensdaten zugreifen kann und diese mitverarbeitet. Eine sorgfältige Überwachung des Zugriffs auf Daten und die Gewährleistung von Datenschutzrichtlinien sind somit unerlässlich, um potenzielle Risiken zu minimieren und Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Da eine menschliche Validierung bisweilen fehlt, ist es möglich, dass sich Fehler einschleichen, die bei einer Integration in die betriebswirtschaftliche Prozesskette eventuell unvorhersehbare Folgen mit sich bringen. Die Konfiguration des KI-Modells für die Verwendung in Geschäftsanwendungen, die vielfach nicht auf KI und maschinelles Lernen ausgelegt sind, kann zudem komplex werden und erfordert entsprechende Expertise von KI- und Data-Scientists, die bei einer branchenspezifischen Nutzung auch das Training mit branchenspezifischen Erkenntnissen erforderlich machen.

Weitere Studienerkenntnisse

Der mobile Zugriff auf ERP-Systeme wird immer wichtiger. Unterwegs benötigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Informationen wie Angebote, Preise, Bestellungen, Aufträge, Bestände oder Liefertermine. Daher arbeiten Anbieter verstärkt an der Weiterentwicklung vollständig mobiler Geschäftsanwendungen und innovativer Bedienkonzepte, die den heutigen Anforderungen an virtuelle Arbeitsplätze besser gerecht werden. Insbesondere den Komplexitätsgrad zu reduzieren und überladene Informationsmenüs durch intuitive, geführte und responsive Prozesse zu ersetzen, ist eine Herausforderung, der sich viele Anbieter heute stellen müssen.

Stichwort Cloud: 71 Prozent der ERP-Lösungen, die von SoftSelect untersucht wurden, können bereits im Cloud-/SaaS-Modell bereitgestellt werden. ERP-Anbietern kommt hier die Schlüsselaufgabe zu, standardisierte Schnittstellen für Daten- und Service-Plattformen aus der Cloud bereitzustellen, da die industrielle Produktion immer stärker mit digitalen Prozessen und Services verschmilzt. Durch die Verknüpfung von verschiedenen Datenquellen mit kaufmännischen und Stamm-Daten aus dem ERP-System verbessern Unternehmen nicht nur die Datenqualität im Informationsnetzwerk, sondern schaffen auch ein Fundament für die Steuerung und Automatisierung von Workflows über den ERP-Kern hinaus. Flexible Workflow-Engines der ERP-Systeme ermöglichen Unternehmen zudem, die Ablauforganisation flexibler an neue Rahmenbedingungen anzupassen, beispielsweise durch die Verwendung von Mikroservice-Architekturen, so die SoftSelect-Studie.