DaaS als Gamechanger im IT-Management

Die moderne Arbeitswelt erfordert Flexibilität und Mobilität. Mitarbeitende nutzen längst nicht mehr nur einen Büro-PC, sondern mehrere IT-Geräte. Unternehmen stehen dadurch vor der Frage: Wie lässt sich das Geräte-Management effizient und nachhaltig gestalten? Insight bietet mit »Flex for Devices« ein Device-as-a-Service-Modell, das strukturierte Verwaltung, ökologische Nachhaltigkeit und finanzielle Flexibilität ermöglicht. Gerold Pulverer, Business Management von Insight in Österreich, im Interview. [...]

Wie hat die zunehmende IT-Lastigkeit, Flexibilität und Mobilität der modernen Arbeitswelt die Anforderungen an das Management von IT-Geräten verändert?

Heute gängige hybride Arbeitsmodelle haben die Anforderungen an die IT und das Geräte-Management stark gesteigert. Der Mitarbeitende von heute hat oftmals nicht nur einen PC mit Zubehör im Büro, sondern einen Laptop mit Webcam, ein Tablet mit Pen und Keyboard, ein Smartphone und entsprechendes Zubehör wie Kabel, Schutzhülle und Schutzfolie. Es ist eine Vielzahl an Komponenten, die eingekauft, im gesamten Lebenszyklus verwaltet und an dessen Ende ersetzt werden müssen. Um diesen Prozess effizient zu organisieren, sind innovative Ansätze erforderlich. Zu diesen gehört das Modell Device as a Service (DaaS). Es bietet eine besonders flexible, strukturierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, den Lebenszyklus ihrer IT-Geräte – von der Beschaffung über Wartung und Reparatur bis hin zur nachhaltigen Entsorgung – ganzheitlich und einheitlich zu managen. So können Unternehmen die wachsende Komplexität bewältigen, Prozesskosten reduzieren und gleichzeitig die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern.

Können Sie das Device-as-a-Service-Modell (DaaS) im Detail erläutern und wie es den gesamten Lebenszyklus von Endgeräten ganzheitlich und ökologisch nachhaltig organisiert? Und welche Rolle spielt die Hardware-Beschaffung, Reparatur, Austausch und Entsorgung in diesem Modell?

Im Rahmen von DaaS beziehen Unternehmen ihre Hardware sowie zugehörige Services und Support von einem externen Anbieter. Dieser ist idealerweise herstellerunabhängig und kann so ein breites Portfolio an Hardware und Zubehör flexibel zur Verfügung stellen. Die Unternehmen können die Geräte kaufen, sie können sie aber auch zu einer festen monatlichen Rate leasen. Die Umwandlung von einem CAPEX- in ein OPEX-Modell schafft für die Kunden mehr finanzielle Planbarkeit und gleichzeitig Flexibilität. Der DaaS-Anbieter übernimmt alle Aspekte des Geräte-Managements: von der Beschaffung über die Wartung und Modernisierung bis hin zur Reparatur und dem Austausch defekter Geräte sowie deren Entsorgung.

Ein besonderes Augenmerk liegt auf der ökologisch nachhaltigen Organisation des Hardware-Lebenszyklus. Durch die Reparatur defekter Geräte kann deren Einsatzdauer verlängert werden. Endet der Lebenszyklus werden die Devices zertifiziert gelöscht und als refurbished Hardware in den Markt zurückgeführt. Diese Vorgehensweise reduziert Elektroschrott, schont Ressourcen und trägt zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen bei. Gleichzeitig kann das Unternehmen von dem Restwert des Gerätes profitieren. Wenn ein Gerät nicht mehr als refurbished Hardware weiterverwendet werden soll, wird es einem fachgerechten Recycling- und Entsorgungsprozess zugeführt.

Bei Insight gehen wir aber ökologisch noch einen Schritt weiter. In den Bereichen Logistik und Verpackung haben wir Optimierungspotenziale gehoben, die die Nachhaltigkeit des Hardware-Managements weiter steigern. Als globaler Player sind wir in der Lage, große Mengen an Hardware einzukaufen und weltweit zu bevorraten. Das vermeidet eine Vielzahl an Kleinstbestellungen und Lieferungen. Smartphones und Tablets werden mit einer Schutzhülle sowie -folie versandt, um Beschädigungen und damit Rücksendungen zu vermeiden. Dadurch, dass wir auch die Konfigurationen der Geräte übernehmen, können wir sie direkt an die Standorte der Kunden oder ins Home Office der Mitarbeitenden senden, ohne Zwischenstopp bei der IT-Abteilung unseres Kunden. Bei uns erhalten die Mitarbeitenden des Unternehmens durch kundenspezifisches Bundling ihr gesamtes Equipment in einem einzigen Paket. Das alles spart große Mengen an Verpackungsmaterial und Lieferwege und somit Abfall und CO2.

Insight bietet den Service »Flex for Devices« an. Was sind die Hauptvorteile dieses Angebots für mittlere und große Unternehmen?

Der Hauptvorteil ist die globale Präsenz von Insight. Mit »Flex for Devices« sind wir in der Lage, unsere Kunden multinational auf unterschiedlichen Kontinenten mit Hardware und den entsprechenden Services und Support-Maßnahmen zu versorgen. Wir können das Device-Management multinational ausrollen und für unsere Kunden so einen einheitlichen, effizienten Prozess für all ihre Niederlassungen erreichen. Die Unternehmen haben trotz internationaler Aufstellung die Möglichkeit, ihre Hardware flexibel an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

Welche Optionen haben Unternehmen bei der Beschaffung von Geräten im Rahmen des DaaS-Modells und wie beeinflusst dies die finanzielle Flexibilität und den Cashflow?

Im Rahmen des DaaS-Modells haben Unternehmen die Wahl zwischen dem Kauf und dem Leasing von Geräten. Während der Kauf höhere einmalige Investitionen erfordert, bietet das Leasingmodell Vorteile in Bezug auf finanzielle Flexibilität. Unternehmen können die Kosten für die Nutzung der Geräte in kalkulierbare monatliche Raten umwandeln, was zu einer Verbesserung des Cashflows führt. Die Umstellung von CAPEX (Investitionsausgaben) auf OPEX (Betriebsausgaben) schafft zusätzlichen finanziellen Spielraum, der für strategische Projekte genutzt werden kann. Das DaaS-Modell reduziert zudem die internen Prozesskosten, die üblicherweise mit der Beschaffung und Verwaltung von Geräten verbunden sind. Das macht das Modell besonders attraktiv für Unternehmen, die ihre Ressourcen effizient einsetzen möchten.

Wie gewährleistet das DaaS-Modell, dass Mitarbeiter schnell mit neuen Geräten ausgestattet werden können?

Gerade in komplexen, internationalen Unternehmensstrukturen kann es teilweise Wochen dauern, bis ein Mitarbeiter über die benötigte Hardware verfügt. Dieser Prozess wird durch ein DaaS-Modell auf wenige Tage verkürzt. Durch kundenspezifische Bevorratung stehen alle benötigten Komponenten permanent zur Verfügung und können ohne Verzögerung nach klaren Service Level Agreements (SLAs) verschickt werden. Durch rollenspezifisches Bundling erhält der Mitarbeitende alle von ihm benötigten Devices und entsprechendes Zubehör in einem einzigen Paket.