Das Büro für die Hosentasche

Mit der beim Constantinus Award ausgezeichneten App Büro2go steht KMU eine einfache und kostengünstige Möglichkeit zur Verfügung, unterwegs Kunden zu verwalten, Angebote zu erstellen, Rechnungen zu schreiben oder ihre Liquidität zu überprüfen. [...]

Mit der Business-App Büro2go konnte sich haude electronica beim heurigen Constantinus Award den ersten Platz in der Kategorie „Mobile Apps“ sichern. Die App wurde für die Erste Bank entwickelt und steht Anwendern ab dem Download ein Jahr lang kostenlos zur Verfügung. Danach kostet die Nutzung 15 Euro pro Monat. Büro2go ist im iTunes-Store und über den Google PlayStore erhältlich und kann sowohl von Kunden als auch Nichtkunden der Erste Bank genutzt werden. Sie stellt eine Ergänzung zum Businesskonto der Erste Bank dar, die bereits mit dem Finanzprodukt ProSaldo.net von haude electronica kooperiert, das sämtliche Finanzprozesse von Unternehmen digital abwickelt.
Büro2go macht auch kleine Unternehmen flexibel und lässt sie alle relevanten Wirtschaftsprozesse zeit- und ortsunabhängig im Blick haben. Unter anderem können über die App Angebote erstellt und Rechnungen geschrieben werden oder eine Liquiditätsvorschau für die nächsten sechs Wochen abgerufen werden. Zudem erlaubt die App Anwendern, alle relevanten Kundeninformationen abzurufen, Zahlungskonditionen festzulegen und umfangreiche Statistiken zu erstellen. „Das Geschäftsleben von morgen spielt sich nicht mehr am Schreibtisch ab, sondern hängt von der erfolgreichen digitalen Zusammenarbeit ab. Büro2go bietet auch kleinen Unternehmen den ersten Schritt in die digitale Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse und setzt damit einen Akzent für den digitalen Vorsprung am Wirtschaftsstandort Österreich“, sagt der Erste-Bank-Projektverantwortliche Emanuel Bröderbauer.

Prozessvereinfachung
„KMU können in vielen Fällen nicht auf ein großes Backoffice zurückgreifen und verbringen am Ende eines Arbeitstags viel Zeit mit kaufmännischen Aufgaben. Mit der App Büro2go lassen sich diese Tätigkeiten schnell und einfach von unterwegs erledigen“, ergänzt haude electronica Gründer Rainer Haude im Gespräch mit der COMPUTERWELT. „Das Thema Finanzen ist für KMU ein schwieriges Thema, spielt jedoch für den unternehmerischen Erfolg eine entscheidende Rolle. Wenn man sich zum Beispiel die KSV-Statistiken vom letzten Jahr ansieht, dann scheitern 51 Prozent der Unternehmen an innerbetrieblichen, kaufmännischen Themen. Das ist zu viel, denn Dinge wie Rechnungen rechtzeitig schreiben oder Mahnungen ausschicken sind Dinge, die man einfach gut lösen kann.“ Ziel bei der Entwicklung von Büro2go war daher, diese kaufmännischen Prozesse für kleine Unternehmen, die sich keine großen Softwarelösungen leisten wollen, zu erleichtern.
Die App basiert auf den Funktionen der von haude electronica entwickelten Fakturierungs- und Buchhaltungs-Plattform ProSaldo.net und bringt Anwendern einen Überblick über alle ihre kaufmännischen Agenden. „Büro2go ermöglicht die Verwaltung von Kunden und Produkten und bietet die Möglichkeit, von unterwegs Rechnungen und Angebote zu erstellen. Eine sechswöchige Liquiditätsvorschau wird live aus den zu erwartenden Einnahmen, den Kontensalden, dem zur Verfügung stehenden Überziehungsrahmen sowie den geplanten Ausgaben ermittelt“, sagt Haude. „Das ist eine echte Besonderheit, denn selbst in großen, teuren Programmen findet man so etwas oft nicht.“ Im Kundencenter der App können zudem die Stammdaten aller Kunden eingesehen und bearbeitet werden. Es können neue Kunden angelegt und der Auftrags- und Zahlungsstatus kontrolliert werden. Layout-Vorlagen individualisieren Angebote und Rechnungen, die als E-Mail-Attachement auch bequem verschickt werden können.
In ProSaldo.net, das als Backend für die App fungiert, gibt es zudem die Funktion „Bankdaten-Import“, mit der Anwender ihre Kontobewegungen importieren können. „Auf diese Weise ist es möglich, ins E-Banking einzusteigen, beispielsweise ein Excel-File rauszuziehen und das in ProSaldo.net zu importieren“, erklärt Haude. „Und aus diesem File werden automatisch Buchungen erzeugt. Das funktioniert, weil wir ein selbstlernendes Regelwerk dahinter haben, das mit jedem Mal, wo man diesen Bankdaten-Import verwendet, dazulernt.“
Daten liegen in Österreich
Auch das Thema Security und Datenschutz wird bei Büro2go groß geschrieben. Die in der App verwendeten Daten liegen in den beiden Rechenzentren von haude electronica in Wien und Linz, was vielen heimischen Kunden laut Haude sehr wichtig ist. „Das Thema Security ist für uns ein wichtiger Schwerpunkt, und wir positionieren uns auch über dieses Thema. Wir haben entsprechende Experten und legen da viel Wert darauf. Wir verwalten in unseren Rechenzentren tausende KMU-Daten, betreiben dementsprechend viel Aufwand, um diese Daten bestmöglich zu schützen, und werden auch regelmäßig auditiert.“

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