Verarbeitung von Eingangsrechnungen in zwei Tagen statt in vier Wochen: Ein Beispiel dafür, wie positiv sich die Ablösung verschiedener, wenig vernetzter IT-Systeme durch ein einziges integriertes Gesamtsystem auswirkt. [...]
Was genau ein Unternehmen namens „Der freundliche Maler“ tut, braucht wohl nicht extra erklärt zu werden. 1977 gegründet, verfügt Der freundliche Maler heute über vier Niderlassungen, beschäftigt mehr als 120 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von über sieben Millionen Euro. Zu den Kunden zählen Privatpersonen ebenso wie Unternehmen aus den Segmenten Gewerbe, Industrie, Handel, Banken & Versicherungen, Wohnbaugenossenschaften sowie Architekten und Baumeister. Bereits heute ist Der freundliche Maler in ganz Österreich tätig und in den kommenden Jahren soll im ganzen Land ein Netz an Niederlassungen aufgebaut werden.
Um für dieses Wachstum gerüstet zu sein, war es jedoch zunächst einmal notwendig, die IT-Ausstattung des Unternehmens auf eine solide Basis zu stellen, sprich ein integriertes ERP-System einzuführen. „Der Freundliche Maler ist zu uns gekommen, weil zu viele verschiedene verteilte Systeme im Einsatz waren“, erinnert sich Johannes Stadler, Projektleiter des IT-Dienstleisters Count IT, der dem Kunden das ERP-System Microsoft Dynamics NAV schmackhaft machen konnte. „Es gab Outlook, ein System, in dem Angebote geschrieben wurden, Excel, Access-Datenbanken, etc. Kundendaten mussten sechs, sieben Mal eingegeben werden, bevor die Mitarbeiter überhaupt irgendwas machen konnten“, erklärt Stadler im Gespräch mit der COMPUTERWELT. Auch das Thema Eingabequalität spielte in diesem Zusammenhang eine Rolle: Je öfter man Daten eingeben muss, desto mehr Fehler passieren.
ZENTRALE ERP-BASIS
Noch mehr hatten jedoch das Management und die Bauleitung mit den vielen Systemen zu kämpfen: „Die haben teilweise nicht gewusst, was los ist in ihrem Unternehmen, weil die Daten irgendwo liegen und sie sie nicht auswerten konnten“, sagt Stadler. „Wenn man sich alleine vorstellt wie lange es gedauert hat, bis Eingangsrechnungen verbucht wurden. Da verliert man das ganze Skonto, lässt das Geld bei den Lieferanten liegen und hat nicht unter Kontrolle, wie das Geld von den Kunden hereinkommt.“ Grund genug für das Management des Freundlichen Malers, ineffiziente Geschäftsprozesse zu remodellieren und mit Hilfe eines zentralen ERP-Systems auf eine saubere Basis zu stellen.
Inzwischen hat Der freundliche Maler nur mehr zwei Systeme im Einsatz: Dynamics NAV und Outlook, die gekoppelt sind. NAV, das im Rechenzentrum von Count IT läuft, verwaltet alle Kundendaten und liefert sie an Outlook, sodass auch auf mobilen Endgeräten über den Exchange-Server alle Daten zur Verfügung stehen. Alle anderen Systeme, darunter auch die Branchenlösung Our Success, wurden abgelöst. „Excel-Reporting und Excel-Listen sowie verschiedene Access-Datenbanken gibt es nun nicht mehr“, erklärt Stadler. So gut wie alle Prozesse sind elektronisch statt auf Papier abgebildet, was sich sehr positiv auswirkt: Die Verarbeitungszeit von Eingangsrechnungen beispielsweise konnte von vier Wochen auf zwei Tage reduziert werden. „Alleine, dass man sich so die drei Prozent Skonto holen kann, ist schon ein Riesengewinn“, sagt Stadler.
Dem Management von Der freundliche Maler stehen nun in Echtzeit Auswertungen zur Verfügung, beispielsweise wie es auf den Baustellen läuft, die früher ein paar Monate auf sich warten ließen. Der Überblick über Kennzahlen, Ergebnisse, Bankenstände, etc. hat sich damit enorm verbessert. Auch das Backoffice kann sich nun mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren, weil die mühsame mehrfache Dateneingabe wegfällt. „Alles ist übersichtlich zusammengefasst – es müssen nicht händisch Daten für das Management aufbereitet werden, weil schon alles da ist“, erklärt Stadler. „Die Mitarbeiter, die nur mehr mit einem System arbeiten, schätzen es sehr, dass sie sich auf das Baugeschäft, auf Preisverhandlungen, etc. konzentrieren können und sich nicht mehr mit mehrfacher Dateneingabe herumschlagen müssen.“ Die durch das neue System eingesparte Zeit fließt nun in die direkte Baustellenbetreuung.
Bei der Fakturierung ergeben sich laut Stadler sogar Einsparungen von bis zu 70 Prozent: „Dank der implementierten Rechnungsautomatik muss der Benutzer fast nichts mehr eingeben, sondern nur mehr kurz drüberschauen, da das System alle Daten zur Verfügung hat.“ Auch die Angebotserstellung läuft nun wesentlich einfacher: NAV schlägt automatisch alle Daten vor und kennt auch die Personal- und Materialkosten. Der Grundstein für weiteres Wachstum ist damit gelegt. (oli)
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