Datenflüsse über alle Grenzen hinweg

Um in einem komplex strukturierten Unternehmen den Überblick über interne Datenströme zu behalten, braucht es eine klare Strategie, cleveres Data Ownership und das richtige Werkzeug. Die IMMOFINANZ Group besitzt alle drei Assets. [...]

Bei der IMMOFINANZ Group, einem der führenden Immobilieninvestoren und -entwickler Europas, gilt es, über 1.600 Objekte in unterschiedlichen Geschäftsfeldern, Standorten und mehr als 800 Tochtergesellschaften in acht Kernländern zu administrieren – und das in verschiedensten Systemen, die zum Teil für sich allein genommen schon sehr heterogen sind. Jedes dieser Systeme hatte eine eigene Datenhaltung. Daraus generierten sich entsprechend zahlreiche Datenflüsse zwischen den Systemen. Das erforderte nicht nur einen hohen Abstimmungsaufwand, es erschwerte auch einheitliche Sichtweisen in Auswertungen.

Es wurde sehr bald klar, dass es nicht in erster Linie darum ging, Systeme miteinander zu verheiraten und Schnittstellen für einen reibungslosen Datenaustausch zu bauen, sondern darum, die Personen, die zusammenarbeiten, miteinander zu verbinden. Also holte man sich von den Fachabteilungen Informationen, wo es denn für sie beim Informationsfluss mit den anderen Bereichen Flaschenhälse gab und wie das ihre Arbeit beeinträchtigte. Dabei wurde neben einer starken informellen Kommunikationsschiene eine 70-köpfige, interdisziplinäre Projektgruppe installiert, in der Key User quer über sämtliche Fachabteilungen vertreten waren. Eines der großen Ziele war es, vor allem die Data Owner zu definieren und eine Data Governance zu implementieren.

Der Vorstand beauftragte Mario Schmalzl, Director IT bei der IMMOFINANZ, und seine Abteilung mit einer Initiative zur Hebung der Datenqualität. Die Strategie war es, die verantwortlichen Data Owner in den Fachabteilungen zu nominieren und ein übergreifendes Master Data Management über alle Systeme hinweg zu implementieren.

Als Werkzeug setzt man auf die Master-Data-Management-Lösung MUM des österreichischen Herstellers NETCONOMY, der sich laut Schmalzl in einem ausführlichen Auswahlverfahren gegen acht Mitbewerber durchsetzen konnte. Als technischer Vorteil von MUM erwies sich die äußerst flexibel konfigurierbare und erweiterbare Plattform. Es muss keine neue Oberfläche programmiert oder aus verschiedenen Bauteilen eine neue Lösung zusammengesetzt werden. Dadurch wurden die automatisierten Informationsflüsse über Systeme hinweg in Echtzeit, die man als Ziel definiert hatte, möglich. „Außerdem konnte Netconomy als engagierter und kompetenter Partner überzeugen“, so Mario Schmalzl gegenüber der COMPUTERWELT. Für MUM sprach neben der einfachen Bedienung und Pflege und dem übersichtlichen Look & Feel eines modernen Web Interfaces vor allem auch die flexible Kundenorientierung. Das war extrem wichtig, weil sich der Scope eines solchen Projekts durchaus mehrmals änderte. Es kam vor, dass plötzlich neue Features und Sichtweisen möglich sein mussten. Deshalb war es notwendig, dass sich die Lösung an das Projekt anpasste und nicht umgekehrt. Trotz dieser komplexen Anforderungen gelang es, die komplette Umsetzung in nur drei Monaten abzuschließen.

Der Nutzen der Lösung ergibt sich für alle Mitarbeiter des gesamten Unternehmens sowie für verlässliche und rasche Managemententscheidungen. So war es dank MUM und der Initiative der IT-Abteilung unter der Führung von Mario Schmalzl gelungen, zigtausende Datenfelder drastisch zu reduzieren und eine ganze Reihe von Excel-Listen, Access-Datenbanken und sonstiger Legacy-Systeme abzulösen.

Die organisatorischen Verbesserungen zeigen sich etwa am folgenden Beispiel: Wenn ein Geschäftsführer einer Tochtergesellschaft das Unternehmen verlässt, wird er in der HR-Abteilung im MUM mit Stichtag seines Austretens inaktiv gesetzt, damit auch zeitgerecht im Active Directory deaktiviert, während gleichzeitig unterschiedliche Workflows und Info-Mails an unterschiedliche Abteilungen gehen, für die diese Information relevant ist. Unterm Strich bedeutet das: kein Chaos am letzten Arbeitstag.

MUM wird sehr umfangreich im HR-Bereich eingesetzt. Jeder Mitarbeiter hat über ein Self-Service-Portal Zugriff zu  den relevanten Informationen. Über sogenannte „Job Families“ werden Entwicklungs- und Schulungsmöglichkeiten dargestellt. Vorhandene Skills werden vom Mitarbeiter direkt erfasst und vom Vorgesetzten freigegeben.

Übrigens: Auf Grund des großen Projekterfolges wurde Mario Schmalzl eingeladen, die MUM-Einführung beim Euroforum in Köln vor einem sehr exklusiven Publikum führender Stammdaten-Manager aus Deutschland zu präsentieren. (wf)