Datenpflege als Teil der Unternehmenskultur

Laut einer Studie vom Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC wird die weltweite Datenmenge bis 2024 auf 143 Zettabyte anwachsen. Ein Großteil wird über Materialwirtschafts- und CRM-Systeme gebildet. Das stellt Unternehmen zunehmend vor Probleme. [...]

Die wachsende Menge an Daten und die stetig wachsende Vielfalt stellen Unternehmen mehr und mehr vor Probleme. Es kann kaum noch gehandelt werden und so wachsen statt nutzbarer Datenbanken eher die digitalen Müllhalden. Ein Geschäftsmodell allerdings, auch in produzierenden Branchen, ist immer zu einem Teil datengetrieben. Dazu muss jedoch eine kontinuierliche Pflege stattfinden, um Sinnvolles von Überflüssigem zu trennen«, erklärt Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat. Das Softwareunternehmen ist seit mehr als 40 Jahren auf ERP-Software für Unternehmen in der Produktion spezialisiert und bietet mit FEPA eine Plattform, die in Betrieben mit Einzel- wie Großserienproduktion individuell an den Bedarf angepasst werden kann. Im Consulting gibt Planat auch Handlungsemfehlungen, wie Daten zu pflegen und nutzbar zu machen sind. Das Potential ist enorm: Zahlreiche Prozesse können deutlich verschlankt werden, wenn aus dem Datenmaterial die richtigen Rückschlüsse gezogen werden.

Stammdaten sind die Basis

Laut IDC-Studie ist tatsächlich die Sicherstellung der Datenqualität für 37 Prozent der Befragten eine zentrale Herausforderung. An der Studie nahmen IT- und Fachentscheider aus 261 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern teil. »Vor allem in einem ERP-System sorgen unzureichend gepflegte Stammdaten für Verluste in der Effizienz. Alte Produkte, Daten, die aus Migrationen übrig geblieben sind, und mangelnde Verknüpfungen begegnen uns täglich bei unseren Projekten«, sagt Christian Biebl von Planat. Wer seine Stammdaten im ERP-System und Modulen wie dem CRM frisch hält und ungebrauchte Datenlasten entsorgt, profitiert durch schnellere Prozesse, weniger Irritationen und geringeres Potenzial für Fehler. Je besser die Daten gepflegt sind, desto mehr zeigen Dashboards auch das an, was in den täglichen Produktions- und Verwaltungsprozessen wirklich benötigt wird. So werden manche Daten dem ERP-System vorenthalten, denn meist findet nur ein Minimum an Datenpflege statt. Die Entscheidung aber, welche Daten im ERP wichtig sind, sollte nur gemeinsam mit einem Anbieter getroffen werden, der branchenspezifisch arbeiten kann.

Szenarien für unzureichende Datenpflege: Ursache und Folge

• In der Feinplanung können unpräzise Daten zu Verzögerungen in der Fertigung führen. Welche Arbeitsschritte muss ein Fertigungsstück in welcher Reihenfolge mit welchen Zeitfenstern durchlaufen? Fehlende Daten können die softwaregestützte Planung komplett unbrauchbar machen.
• In der Materialwirtschaft wird überwacht, was vorhanden ist, was demnächst abgeht oder angeliefert wird. Ist die Datenbasis nicht umfassend up-to-date, stockt die Fertigung oder unnötig hohe Lagerbestände mit entsprechenden Kosten laufen auf.
• Gerade in Krisenzeiten ist ein enger Kontakt zu den Kunden entscheidend: Sind aber Daten im CRM nicht gepflegt, werden Kunden nicht oder möglicherweise falsch informiert. Up-Selling funktioniert nur für Unternehmen, die den eigenen Kunden sehr genau kennen – auf der Basis von Daten.
• Neben den Geschäftsführern braucht auch das Controlling Daten, die in den Dashboards und Cockpits angezeigt werden. Auf dieser Grundlage werden Entscheidungen getroffen, die das ganze Unternehmen beeinflussen. Wenn die Datenbasis aber Fehler aufweist, können die KPIs nicht korrekt angezeigt werden.

Die letzten Monate haben eindrücklich gezeigt, wie schnell sich Krisen in der Welt in Unternehmen niederschlagen. Lieferketten sind unterbrochen, Zulieferbetriebe können nicht arbeiten, Rohstoffe verteuern sich immens: »Nur wer vorher seine Daten regelmäßig und gut gepflegt hat und diesen Prozess zu einem Teil der Geschäftskultur gemacht hat, kann nun zielführende Analysen generieren. Datenpflege muss also ein Teil der Geschäftsabläufe sein und darf nicht der Bequemlichkeit geopfert werden«, beschreibt Christian Biebl von Planat die aktuelle Situation.