Die Zukunft des Output-Managements

Geschäftliche Dokumente sind und bleiben eines der bedeutendsten Verbindungsglieder zum Kunden. Gleichzeitig stellen neue Kommunikationskanäle Unternehmen zunehmend vor die Herausforderung, ihr Dokumenten-Management an diese anzupassen. [...]

Eine schnellesTime-to-Market hat für viele Unternehmen oberste Priorität. Veraltete Systeme verzögern Unternehmensprozesse jedoch und verursachen nicht nur hohe Kosten durch eine lange Vorlaufzeit, sondern fordern meist auch eine Vielzahl technischer Ressourcen. Dementsprechend geht der Trend dahin, Betriebsbereiche auszulagern oder Geschäftsprozesse hausintern zu automatisieren. Dies betrifft oft auch die Kundenkommunikation: Gerade in Bezug auf das Output-Management erwarten Unternehmen nicht nur veränderte Kundenanforderungen, sondern auch interne Problemstellungen. Die technischen Voraussetzungen für die Verbesserung der Kundenkommunikation stehen schon bereit, Betriebe müssen die Chance aber oftmals noch ergreifen.

Technische Innovationen treiben diese Entwicklungen im Output-Management stark voran. In den letzten Jahren ist die Anzahl möglicher Kommunikationskanäle rasant gestiegen – angefangen beim traditionellen Briefversand bis hin zu völlig formlosen digitalen Formaten. Dementsprechend verändern sich auch das Kommunikationsverhalten und die Erwartungen auf Kundenseite. Diese werden künftig selbst entscheiden, auf welchem Weg sie den Unternehmens-Output erhalten wollen. Für Betriebe besteht die Herausforderung darin, möglichst viele Kommunikationskanäle parallel und einfach abzudecken, um auf diese Anforderungen eingehen zu können.

ZEIT ALS WERTVOLLES GUT
Flexibilität wird so zum Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie: Wer welche Informationen in welcher Aufbereitung über welchen Kanal erhält, wird zur entscheidenden Frage. Eine Automatisierung der Informationsverteilung kann Abhilfe schaffen. Mittels eines intelligenten Output-Management-Systems wird es ermöglicht, eine moderne und effiziente Kundenkommunikation in dieser multimedialen Umgebung beibehalten zu können. Damit kann der gesamte Dokumenten-Verarbeitungsprozess von der Erstellung und Formatierung bis hin zur Verbreitung über elektronische oder physische Ausgabekanäle gesteuert werden. Diese Systeme werden in Zukunft zu einer unerlässlichen Verteilungseinheit von Informationen.

Bei der Erstellung von Schriftstücken verursachen die grafische Aufbereitung von Dokumenten sowie das Erteilen von Genehmigungen zeitaufwendige Zwischenschritte. Um Zeit und Kosten zu sparen, wird es für Unternehmen immer wichtiger, diese Unterbrechungen weitgehend zu vermeiden. Corporate-Identity-Vorgaben sollten deshalb automatisch in den Erstellungsprozess von Dokumenten einfließen. In weiterer Folge kann die Generierung von Vorlagen, die meist noch im Aufgabenbereich der IT-Abteilung liegt, aus dieser ausgegliedert und den einzelnen Fachabteilungen zugeführt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch Overhead-Kosten. Genauso wird es notwendig sein, Genehmigungsprozesse zu automatisieren.

Dies alles ermöglicht ein intelligentes Output-Management-System schon heute. Oftmals sind sich Betriebe der Möglichkeiten, die diese Entwicklungen bieten, nicht bewusst. Vor allem Unternehmen, die eine intensive Kundenkommunikation betreiben, werden in Zukunft noch stärker auf eine reibungslose Informationsverarbeitung angewiesen sein. In diesem Sinne werden künftig voraussichtlich immer mehr Unternehmensprozesse in Output-Management-Systeme einfließen, um eine schnelle Time-to-Market zu ermöglichen.

Der Autor Markus Gruber ist Junior-Chef bei DocuMatrix.