Die Zukunft ist digitale Belegverarbeitung

Papierloses Buchen hat in sehr kurzer Zeit einen bedeutenden Platz im Rechnungswesen von Unternehmen und Steuerberatungskanzleien eingenommen und bietet viele Vorteile. [...]

Durch die zeitnahe digitale Anlieferung von Belegen ergeben sich für Steuerberater und ihre Mandanten einige Vorteile. Beispielsweise kann der Buchungsvorgang durch die Datenübergabe beschleunigt werden und Belege können zeitnah – fast tagesaktuell – verbucht werden. Außerdem wird eine bessere Arbeitsverteilung in der Kanzlei ermöglicht und es kann ortsunabhängig gebucht werden. Die Belege werden dabei automatisch archiviert und auch die Kanzlei kann wesentlich aktuellere Auswertungen liefern. Durch die Aktualität der Belege können außerdem das Mahnwesen und der elektronische Zahlungsverkehr als zusätzliche Dienstleistung angeboten werden.

BMD verfügt hier über ein breites Produktspektrum. Lösungen zum Scannen der Daten stehen sowohl offline mit komfortablem Datenupload in die Databox beim Steuerberater als auch online über WEB Scan-und Erfassungstools zur Verfügung.

Eine wesentliche Rolle spielt dabei das BMD Dokumentenmanagementsystem (DMS), das in die neue NTCS Buchhaltung integriert ist. So ist garantiert, dass auf jeder Organisationsebene – Buchung, Kostenstelle, Anlagegut – der Originalbeleg angezeigt oder unabhängig über Volltextsuche gefunden werden kann.

Die OCR-Übersetzung aus Scans ist ebenso Bestandteil des DMS. Ist die letzte Seite eines Belegs eingescannt, wird die Übersetzung ausgelöst. Die ausgelesenen Daten werden sofort angezeigt und deren Position auf dem Scan wird durch eine Farbmarkierung hervorgehoben, was die Datenkontrolle wesentlich erleichtert. Die ausgelesenen Daten werden im XML-Format gespeichert und beim Datenupload in die Kanzlei mit übertragen.

Der elektronisch leicht lesbare Code, der zum Beispiel seine Anwendung bei Flug­tickets findet, kann bis zu 4.096 Zeichen an Informationen enthalten. BMD kann den QR (Quick Response)-Code zum Beispiel auch beim Ausdrucken von Rechnungen mitdrucken. Darin sind verschlüsselt ­Rechnungsdaten wie IBAN und BIC enthalten.

Erhält ein Mandant eine derartige Rechnung und scannt diese mit dem BMD Scan Programm ein, werden die Daten hundertprozentig korrekt ausgelesen.
Dasselbe ist auch mit einer elektronischen Rechnung mit XML-Anhang möglich, wobei die Rechnungsdaten bereits vom Lieferanten in der angehängten XML-Datei aufbereitet worden sind. BMD unterstützt hier das EB-Interface Standardformat. (pi)