Der Digital-Engineering-Dienstleister Tietoevry Austria unterstützt den modernen digitalen Arbeitsplatz bei der ÖBB-Infrastruktur AG: Dank der Konzerninitiative »Digital Reach« haben rund 9.000 Mitarbeitende – vom Gleisarbeiter über Reinigungs- und Wachpersonal bis hin zu Lehrlingen – neue mobile Endgeräte mit Microsoft 365 erhalten, um von überall vernetzt arbeiten zu können. [...]
Jederzeit informiert sein, Dienstpläne von überall einsehen, mobilen Zugriff auf wichtige Unterlagen haben, bessere Kommunikation im Team und vieles mehr: Mitarbeitende der ÖBB-Infrastruktur profitieren im Arbeitsalltag auf vielfältige Weise von der gemeinsam mit Tietoevry umgesetzten ÖBB-Konzerninitiative »Digital Reach«, so die Informationen des IT-Spezialisten. »Wir haben 9.000 Mitarbeitende erstmals digital vernetzt und mit mobilen Geräten sowie Microsoft 365 ausgestattet – ein bedeutender kultureller Fortschritt«, sagt Michael Kreuzer, Enterprise Architekt »Digitaler Arbeitsplatz« bei der ÖBB-Infrastruktur AG. Das betrifft etwa die Hälfte der rund 18.500 Mitarbeitenden, die bislang keine Firmen-Endgeräte hatten, da sie vor allem draußen an Bahnhöfen und Gleisen oder in Werkstätten arbeiten. Lehrlinge können die neuen Laptops und Smartphones nun beispielsweise auch für ihre Ausbildungsprogramme in den Lehrwerkstätten nutzen.
Adoption- und Changemanagement als Erfolgsfaktor
Tietoevry Austria arbeitet seit Jahren mit der ÖBB-Infrastruktur zusammen und unterstützt als Microsoft-Partner kontinuierlich die Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsplätze durch maßgeschneidertes Adoption- und Changemanagement sowie Expertise aus dem Microsoft-Ökosystem. »Bei aller Technologie ist es entscheidend, alle Mitarbeitenden – egal ob im Büro oder außerhalb – abzuholen und einzubinden, damit neue Tools und Arbeitsweisen auch angenommen und erfolgreich eingesetzt werden«, erklärt Robert Kaup, Geschäftsführer von Tietoevry Austria. Für alle Mitarbeitenden wurden verschiedene Formate wie Workshops, Webinare und Sprechstunden organisiert, um kontinuierlich über Neuigkeiten bezüglich der Microsoft-365-Anwendungen zu informieren und auftretende Probleme zeitnah zu lösen. Diese Angebote richteten sich an Personen mit unterschiedlichen Niveaus an Computerkenntnissen. Unter dem Motto »Coding Express: Signal zur Innovation« wurde zudem speziell für Lehrlinge ein eigener Microsoft Power Platform Hackathon veranstaltet, der sehr gut ankam und im April 2025 wiederholt wird. Die dort entwickelten Lösungen sollen den Alltag der Lehrlinge in Zukunft vereinfachen.
Neuer KI-Agent unterstützt IT-Koordinatoren
Die ÖBB-Infrastruktur AG hat früh das Potenzial der Microsoft KI-Lösungen erkannt und hat daher gemeinsam mit Tietoevry Austria für die IT-Koordinatoren der ÖBB-Infrastruktur AG einen KI-basierten Agenten namens WITKO (Wissensdatenbank IT-Koordinator) umgesetzt. Als Technologie wurde dafür die Lösung Microsoft Copilot Studio gewählt. Egal, ob Fragen zu Hardware, Software, Zugangsberechtigungen oder IT-Budgetverwaltung – sämtliches vorhandenes IT-Wissen wurde zuerst zentral in einem Dokument gesammelt, um anschließend einen KI-Agenten mit den Informationen zu trainieren. Das gesammelte Knowhow steht den IT-Koordinatoren und IT-Endanwender und -Anwenderinnen nun mittels Chatbot zur Verfügung und ermöglicht eine effizientere Form des Wissensmanagements. Fragen wie »Wie kann ich ein neues Videokonferenzsystem bestellen?« oder »Ich möchte PowerBI nutzen, was ist dafür notwendig?« werden im Chat mit dem KI-Agenten nun rascher beantwortet, die aufwendige Suche nach den richtigen Informationen entfällt.
KI-Projekt mit Mehrwert
Das Sichern von vorhandenem Knowhow, der kontinuierliche Wissensaufbau und die damit verbundene Entlastung der Mitarbeitenden waren Ziele dieses KI-Projekts. »Diese Herausforderungen hat Tietoevry hochengagiert und professionell mit dem KI-Agenten gelöst. Solche Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte bringen großen Mehrwert und helfen uns zudem dabei, den Generationswechsel und den damit einhergehenden Verlust von Wissen abzufedern«, freut sich Kreuzer. Auch diese Initiative begleitete Tietoevry Austria laufend mit zielgerichteten Adoption- und Changemanagement-Maßnahmen wie Webinaren rund um Copilot-Themen, Teambuilding für IT-Koordinatoren und Workshops für Führungskräfte. »Wir stellen die Menschen in den Mittelpunkt und nutzen modernste KI-Lösungen, um eine möglichst hohe Adoption-Rate zu erzielen«, so Kaup abschließend.
Mitarbeiter-Plattform
Besagtes Projekt war nicht das erste in Sachen digitaler Arbeitsplatz bei der ÖBB. Das Unternehmen berichtet beispielsweise unter www.unsereoebb.at/de/artikel/2022/digitaler-arbeitsplatz von einer Lösung für das Tochterunternehmen Mungos Sicher & Sauber, seit 2023 »ÖBB-Operative Services«. Die Mitarbeitenden sind das Gesicht der ÖBB nach außen und für viele Reisende wichtige Kontaktpersonen am Bahnhof – jene rund 1.500 Personen, die österreichweit für Service, Sicherheit und Sauberkeit bei den ÖBB sorgen. Im Zuge der Initiative »Digital Reach« erhielten sie 2022 ein Portal, das wie eine Art Datenbank funktioniert. Hier finden sich laut ÖBB-Angaben zur Zeit des Launches so ziemlich alle Informationen rund um den Dienst: arbeitsrelevante Informationen wie örtliche Besonderheiten der Bahnhöfe, Verhaltensregeln, Abläufe von Arbeitsvorgängen. Gerade bei sich oft ändernden Regelungen wie den damaligen Covid-Vorschriften, die von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich waren, erleichtert ein schneller Zugriff auf dieses Wissen die Arbeit.
Auch eine Reihe an Neuigkeiten und Erfolge aus dem Unternehmen – etwa wenn ein Brand verhindert werden konnte – lassen sich auf dem Portal nachlesen. Auch Jobangebote aus dem ÖBB-Konzern können über einen Shortcut ganz einfach abgerufen werden. Dazu gibt es private Themen wie gesundheitliche Tipps und Freizeitangebote.
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