Dropbox macht Arbeit smarter

Dropbox Spaces soll das digitale Arbeiten in Teams deutlich smarter als bisher machen. Laut CEO Drew Houston können sich User damit auf ihre Arbeit konzentrieren und alle Teammitglieder sind immer auf dem gleichen Stand. [...]

Millionen Nutzer weltweit verschwenden Arbeitskraft, indem sie sich mit digitalen Ärgernissen des Alltags herumplagen müssen, die das Arbeiten in Teams erschweren. Dropbox-Gründer und -Chef Drew Houston will diese globale Arbeitszeitvernichtung stoppen. Auf der Nutzerkonferenz Work in Progress in San Francisco stellte Dropbox das ab sofort allgemein verfügbare Dropbox Spaces vor, welches im Juni 2019 als Teil des „neuen“ Dropbox in einer Vorabversion vorgestellt worden war. Dropbox Spaces ist laut Dropbox der weltweit erste smarte Workplace.

Letztendlich handelt es sich bei Dropbox Spaces um eine Weiterentwicklung des „geteilten Ordners“ in Dropbox. Also Ordner, deren Inhalte man anderen Nutzern und damit auch Teammitgliedern freigeben kann. Dropbox Spaces fügt hier viele neue intelligente Funktionen hinzu und bietet Teams zudem die Möglichkeit, ihre vorhandenen Tools (Slack, Trello, Microsoft Office, Google Docs etc.) auch weiterhin zu nutzen und sich damit auf die wesentliche Arbeit zu konzentrieren und diese effizienter zu gestalten.

Dropbox Spaces erlaubt es letztendlich Teams gemeinsam an Projekten zu arbeiten und alle dabei anfallenden Inhalte an einer zentralen Stelle zu sammeln, den „Spaces“. Über Freigaben kann geregelt werden, in welchem Umfang ein Team-Mitglied Zugriff auf die Daten hat. Außerdem lassen sich alle Aktivitäten an den Inhalten einsehen und Team-Mitglieder wissen, ob sie noch Aufgaben zu erledigen haben und bis wann diese erledigt werden müssen. „Wir haben den Smart Workspace entworfen, weil wir heute mehr denn je Technologien brauchen, die unsere Arbeit vereinfachen, statt uns abzulenken. In Spaces finden unsere Nutzer die Inhalte und Tools, die für sie am wichtigsten sind – übersichtlich organisiert in einem Arbeitsbereich“, erklärt Drew Houston, CEO von Dropbox. Außerdem kündigte Dropbox an, dass die neue Desktop-App, die bisher nur als Vorabversion heruntergeladen werden konnte, ab sofort allgemein verfügbar ist. Die neue Desktop-App enthält neben Dropbox Spaces weitere zukunftsweisende Funktionen.

Die neuen Funktionen im Überblick

Bildersuche: Mit künstlicher Intelligenz werden Bildinhalte durchsucht, um Bilddateien in Formaten wie JPG, JPEG, PNG oder GIF zu finden. Der Nutzer kann beispielsweise „Landschaft“ als Suchbegriff eingeben und erhält dann in den Ergebnissen Fotos angezeigt, in denen Landschaften zu sehen sind. Wer umfangreiche Bildersammlungen besitzt, die kryptische Dateinamen wie IMG546.JPG beinhalten, weiß die Neuerung zu schätzen. Die Bildersuche wird zunächst ab jetzt für Dropbox Professional-Nutzer eingeführt. Bald ist sie dann auch für Dropbox Business verfügbar.

Dateivorschauen: Nutzer können in Dropbox nun unter anderem auch Dateien aus Programmen wie AutoCAD detailgenau auf dem Desktop ansehen, ohne die entsprechende Anwendung vorher installieren zu müssen.

Integration von Dropbox Paper in das Dropbox-Dateisystem: Nutzer können ihre Paper-Dokumente direkt in Dropbox erstellen, speichern und öffnen. Diese Funktion ist ab sofort für alle neuen Paper-Nutzer und in Kürze auch für bestehende Nutzer verfügbar. 

Dropbox Binder: Ein neues, demnächst verfügbare Tool, um Projekte, Prozesse und Wissen zu dokumentieren. Relevante Inhalte werden als zentrale, jederzeit aktuelle Informationsquelle zugänglich gemacht, damit Nutzer beim Erstellen von neuen Dokumenten einfach darauf zugreifen können.

Tab „Für mich“ in Dropbox-App: Damit sich Nutzer besser auf das Wesentliche bei ihrer Arbeit am PC konzentrieren können, wird ab sofort der Dropbox-App der Tab „Für mich“ hinzugefügt. Auf künstlicher Intelligenz basierend, werden Nutzern personalisierte Empfehlungen und Details angezeigt, die ihnen die Arbeit erleichtern können. Im Tab werden im Laufe der Zeit immer bessere Vorschläge angezeigt, wenn die Nutzungsdauer steigt. Zu diesen intelligenten Funktionen gehören etwa Datei- und Ordnerempfehlungen: Nutzern werden individuell passende Inhalte genau dann angezeigt, wenn sie gebraucht werden. Bei der Kalenderintegration werden Unterlagen für das nächste Meeting oder die Vorlagen für Meeting-Notizen genau zum richtigen Zeitpunkt angezeigt. Dank Team-Highlights können Nutzer die wichtigsten Teamaktivitäten an einem zentralen Ort ansehen.