Durchgängiger Einkaufsprozess

Die ÖBB hat den Einkauf konzernweit auf eine völlig neue Basis gestellt. Freigaben erfolgen nun elektronisch statt auf Papier, was nicht nur die Durchlaufzeiten drastisch verkürzt, sondern auch bei Compliance-Fragen hilft. [...]

In der Vergangenheit hatte der Einkauf im ÖBB-Konzern den Ruf, langsam zu sein. Schuld daran waren langwierige, papierbasierende Prozesse: Genehmigungen wurden auf dem Postweg quer durch Österreich verschickt, was lange Durchlaufzeiten mit sich brachte. Ziel war es daher, den Einkaufsprozess vollständig digital abzubilden: von der Anforderung bis zum elektronischen Versand der Bestellung an den Lieferanten.

Die Vorgaben bei der Auswahl einer geeigneten Lösung waren eine Miteinbeziehung der bereits eingesetzten Systeme – die Lösung sollte sich gut in SAP ERP und SAP SRM integrieren lassen – die Einführung einer qualifizierten digitalen Signatur und die Unterstützung von Handysignatur für den mobilen Einsatz. Da die ÖBB bereits Lösungen von Opentext einsetzt, war es für den ÖBB-Projektleiter Anton Bruckner naheliegend, auch Opentext und den Partner SPP einzuladen, am Lösungsdesign mitzuwirken. Der unter strikter Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben erfolgte Vergleich mit anderen potenziellen Anbietern hat dabei gezeigt, dass Opentext auf Grund der engen Partnerschaft mit SAP in der Lage ist, die Anforderungen des ÖBB-Konzerns mit der Lösung Extended ECM for SAP Solutions zu erfüllen.

Wenn heute ein berechtigter ÖBB-Mitarbeiter etwas bestellen will, öffnet er die Oberfläche von SAP SRM und befüllt dort den Warenkorb, für den ein Produktkatalog zur Verfügung steht, in dem alle Rahmenverträge der ÖBB mit Lieferanten enthalten sind. Ist die Bestellung fertig, wird sie zur Genehmigung abgeschickt. „Im Hintergrund arbeitet in SRM ein Regelwerk, das anhand von Produktgruppen und von Beträgen die richtigen Genehmiger auswählt und diese erhalten dann über das Modul Livelink eine Aufforderung zur Genehmigung“, erklärt Gerhard Eder, Senior Consultant beim Opentext-Partner SPP, im Gespräch mit der COMPUTERWELT.

Wenn alle erforderlichen Genehmiger zustimmen, wird anschließend automatisch von SRM ein Objekt in SAP erzeugt. „Dort findet dann der ganz normale Einkaufsprozess statt: Ist ein Rahmenvertrag vorhanden, dann wird direkt eine Bestellung erzeugt, wenn es eine freie Bestellung ist, dann muss das ausgeschrieben werden“, erklärt Eder. Dafür gibt es eine Schnittstelle zur ÖBB-eigenen Ausschreibungsplattform M2C. Ist die Ausschreibung beendet, wird das Angebot wieder an die Freigeber weitergegeben, die wieder eine Zuweisung in Livelink bekommen. Nach der Genehmigung ist die digitale Signatur an der Reihe: Wieder erfolgt eine Zuweisung in Livelink, via Karte oder Handy signiert der Verantwortliche mit der Signaturlösung HPC Dual und abschließend wird die Bestellung automatisch aus SAP an den entsprechenden Lieferanten versandt.

EINSPARUNGEN
Derzeit werden bereits rund die Hälfte aller Bestellungen im ÖBB-Konzern über die neue E-Procurement-Plattform abgewickelt und die Durchlaufzeiten sind deutlich gesunken. „Es muss nun nicht mehr Papier von Wien nach Linz geschickt werden“, sagt Eder. „Statt ein paar Tage dauert das nun wenige Sekunden.“ Auch der Personalaufwand ist deutlich gesunken. „Die ÖBB hat einen zentralen Einkauf und der musste bisher die Bestellungen, bevor sie verschickt werden, auf dem richtigen Brief­papier ausdrucken“, erzählt Eder. Der Einkauf musste daher diese Papiere in unterschiedlichen Formaten vorrätig halten und darauf achten, dass beim Drucken auch das richtige Papier in der Lade liegt. „Das fällt nun alles weg. Es kommt am Ende ein PDF heraus, in dem alles drinnen ist. Alleine diese Einsparung ist riesig“, erklärt Eder.

Auch was Compliance-Regeln betrifft, ist der Konzern nun wesentlich besser auf­gestellt: „Bei der ÖBB kommt ja auch gelegentlich der Rechnungshof und will beispielsweise Unterlagen zu einem bestimmten Ausschreibungsverfahren sehen. Da ist man bisher in den Keller ins Papierarchiv gewandert, hat das durchstöbert und dem Rechnungshof dann alles, was man gefunden hat, übergeben. Zwei Wochen später ist dann vielleicht noch ein Ordner beim Einkaufssachbearbeiter aufgetaucht, der wurde dann nachgereicht“, sagt Eder. Jetzt ist alles zentral und mit wenigen Klicks elektronisch verfügbar.

Wie richtungsweisend das E-Procurement-Projekt nicht nur für den ÖBB-Konzern ist, zeigt eine vor wenigen Wochen erhaltene Auszeichnung: ÖBB und SPP wurden von Opentext auf einer DACH-Kundenveranstaltung mit einem Customer Award ausgezeichnet. Und zwar in der Kategorie „Most Cost Effective“. (oli)