ECM bei AGES: Vom Acker bis zum Teller

Die Österreichische Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit (AGES) ist europaweiter Vorreiter etwa in Sachen Open Data. Um die Fülle an Aufgaben bewältigen zu können, hat sich die Organisation professionellen ECM- und DCM-Lösungen verschrieben. [...]

„AGES ist etwas, worauf Österreich stolz sein kann. In Europa gibt es nur sehr wenige Länder, die eine Organisation haben, die all diese Aufgaben, die wir erfüllen, unter einem organisatorischen Dach vereint“, sagt Harald Binder, Leiter Applikations­management bei AGES, im Gespräch mit der COMPUTERWELT.

Und tatsächlich: AGES, die Österreichische Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit, ist aus dem Zusammenschluss von 18 Organisationen entstanden und vereint damit das Wissen und die Erfahrungen aus diversen Fachbereichen wie Saatgut bis zum humanmedizinischen Sektor. „Der Vorteil ist, dass die Mitarbeiter unternehmensweit mit demselben System arbeiten können. Das Laborinformationssystem ist durchgängig durch die ganze AGES verfügbar. Vom Acker bis zum Teller“, bringt es Binder auf den Punkt.

HERAUSFORDERUNGEN
Der Zusammenschluss und die daraus resultierende Viezahl an Aufgaben haben natürlich auch ihre Schattenseiten. Da sind etwa die Altlasten, die es teils schwer machen, moderne Prozesse wie die digitale Signatur abzubilden. „Eine weitere Herausforderung ist, dass unser System quasi immer wissen muss, in welchem Rechtskontext man arbeitet: privatrechtlich, amtlicher Kontext, wo wir einer Behörde helfen oder wo wir die Behörde selbst sind.“ Je nach Kontext muss das System unterschiedlich reagieren, was zum Beispiel verschiedenartige Prüfberichte zur Folge hat. Besonders in hoheitlichen, also staatlichen Rechtskontexten ist das Thema Compliancy ein sehr wichtiges Thema: Dazu gehört etwa die Nachverfolgbarkeit, wie Entscheidungen getroffen werden, oder das Aufbewahren entsprechender Dokumente, wie es im privatrechtlichen Raum nur im Finanzbereich geregelt ist.

Last but not least ist der Output der Agentur bemerkenswert: Laut Binder kommen pro Monat 30.000 bis 40.000 Dokumente zusammen, „eine Zahl, die rapide steigen wird“.

Es war also höchste Zeit, die organisatorischen Herausforderungen in die Hand eines Anbieters von professionellen ECM- bzw. DCM-Lösungen zu legen. Die Dokumenten-/Archivierungslösung sollte dazu dienen, die Compliancy-Richtlinien einzuhalten und Dokumente in einem einheitlichen System zu halten. Die Workflows sollten mit dem ECM-System abgedeckt werden.

Zu diesem Zweck hat AGES eine europaweite Ausschreibung gestartet – die Agentur, die sich im hundertprozentigen Besitz des Staates befindet, unterliegt dem Beschaffungsgesetz. Im zweistufigen Auswahlverfahren, bei dem die Kandidaten unter anderem Beispielprozesse umsetzen mussten, hat sich SER mit seiner Lösung Doxis4 durchgesetzt. Nach der Rahmenausschreibung ist der Anbieter SER nun auf der Liste der Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG). „Als Unternehmen, das dem Beschaffungsgesetz unterliegt, darf ich mich der BBG bedienen, um dort einzukaufen“, so Binder, der mittlerweile schon viele Projekte mit SER umgesetzt hat.

VIELZAHL AN PROJEKTEN
So wurde etwa der papiergesteuerte Rechnungseingang durch einen elektronischen Rechnungsworkflow ersetzt. Für das Unternehmen bedeutet das Kosteneinsparungen und weniger Papier. Zudem erfüllt AGES sehr gut die Compliancy-Anforderungen. Die Einführung des smarten Workflows hat für die Anwender den Vorteil, dass sie die relevanten Dokumente nicht mehr ausdrucken und manuell freigeben müssen. Außerdem lassen sich verfahrensrelevante Information nun viel schneller und bequemer finden. Neben dem Rechnungsworkflow hat Binder den postalischen Versand von Bescheiden des Bundesamts für Ernährungssicherheit durch die elektronische Signatur inklusive elektronischer Zustellung ersetzt.

Datenschutzthemen bildet AGES direkt im System ab: „Doxis bietet eigene Dokumentenklassen mit eigenen Berechtigungsstrukturen. Wir haben ein sehr komplexes System, das automatisiert mit unseren HR-Systemen gekoppelt ist. Das geht so weit, dass dem Mitarbeiter vollautomatisch sämtliche Rechte entzogen werden, wenn die Personalabteilung ein Austrittsdatum einträgt“, so Binder.  

SCHON AM ENDE DER REISE?
Ob er den Digitalisierungsprozess abgeschlossen und den Traum des papierlosen Büros verwirklicht habe, wollte die COMPUTERWELT wissen. „Wir stehen sehr oft vor der Situation, dass wir auf Papier nicht verzichten können, zum Beispiel bei der Saatgutbeobachtung auf Äckern durch Kontrollorgane. Wir sind zur Erkenntnis gekommen, dass die IT-Technologie noch nicht so weit ist, dass man auf jedem Feld Österreichs vernünftig und bezahlbar digitalisieren kann“, gibt sich Binder realistisch. Dazu komme, dass Österreich in Sachen E-Government die Nase weit vorne habe, was von vielen anderen europäischen Ländern nicht behauptet werden kann: Die bilaterale Zusammenarbeit gestalte sich damit oft schleppend-konservativ. Während in der EU größtenteils noch mit E-Mails agiert wird, wenn es darum geht, vor Waren zu warnen, die kontaminiert sind oder nicht den rechtlichen Vorgaben entsprechen, arbeitet AGES bereits an einer Smartphone-App, die Bürger und die Industrie proaktiv warnen soll.

INTENSIVE KOOPERATION
Die Zusammenarbeit mit SER hat Harald Binder sehr intensiv gestaltet. Er sitzt zum Beispiel als Vorstand in der von ihm mitinitiierten Doxis-Usergroup. „Wir sind hier schon so weit, dass wir mit anderen Unternehmen der Usergroup ein einheitliches Performance-Messsystem entwickelt haben. Damit können ganz klar die Gründe für etwaige Performanceprobleme festgemacht werden. Diese Art von Zusammenarbeit war ein Lernprozess, den SER zugelassen hat und auch mitgestaltet hat, was ich sehr gut finde. Man kann auch ein offenes Wort führen, wenn einmal etwas nicht funktioniert.“ Und falls ein Kunde eine Lösung sucht, bringt SER diesen mit einem Unternehmen zusammen, das diese Lösung bereits hat. „Damit reden die Kunden direkt miteinander, was ich sehr schätze.“ (wf)