ECM ist Lebensader moderner Unternehmen

Informationen schneller finden, Dokumente sicher archivieren, Abläufe effizienter gestalten: ECM bietet viele Möglichkeiten. [...]

Enterprise Content Management (ECM) beschäftigt die Unternehmen. Nach Erkenntnissen der Analysten von Pierre Audoin Consultants (PAC) ist das Wachstum im Markt für ECM-Dienstleistungen im jährlichen Durchschnitt des Zeitraums 2011 bis 2015 fast doppelt so hoch wie im Segment Finanzbuchhaltung. Und der ECM-Software-Markt wächst im gleichen Zeitraum gar dreimal schneller. Hauptgründe für diese Entwicklung sind die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die wachsende Bedeutung von unstrukturierten Daten. Parallel dazu hat sich der Begriff des digitalen Dokuments gewandelt. Neben eingescannten Schriftstücken auf Papier geht es heute auch um E-Mails, Textdateien, Tabellen, Formulare und andere elektronische Informationsträger unterschiedlichster Formate. Als wichtigste Trends hat PAC eine effiziente Suche, die elektronische Akte, Business Process Management, Compliance und Big Data ausgemacht.

ERP MACHT ECM KONKURRENZ
Unternehmen sind gut beraten, das Thema ECM nicht auf einen Anwendungsbereich begrenzt zu betrachten, sondern an den Erfordernissen der Geschäftsprozesse auszurichten. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Nicht für jede ECM­typische Funktion ist der Einsatz einer ECM-Lösung erforderlich, so Frank Niemann, bei PAC verantwortlich für den Bereich Software: „Manche Basisanforderungen an das Dokumenten-Management, einen Teilbereich von ECM, werden heute von immer mehr ERP-Produkten mit abgedeckt. Sei es durch Eigenentwicklungen des Herstellers oder durch Partnerlösungen.“ Gerade mittelständische Firmen müssen nicht immer ein umfassendes ECM-System implementieren. Sie sind oft mit kleineren Lösungen, die auf vorhandenen Systemen aufsetzen, bestens versorgt. Niemann erklärt: „Das ist vor allem deshalb wichtig, weil ein ECM-System in der Regel nicht einfach wie ein Textverarbeitungsprogramm installiert wird und dann von selber läuft. Einrichtung und Anpassung sind nötig – und sie sind umso teurer, je komplexer das System ist.“

Unabhängig davon gilt: Ganz ohne Aufwand ist ECM nicht zu haben. Das geht schon beim Scannen der früher papier­gebundenen Dokumente los. Doch den Unternehmen winken handfeste wirtschaftliche Vorteile: Sind die Dokumente erst einmal digitalisiert, ergeben sich anschließend bei jedem Zugriff Zeitersparnisse aufgrund der komfortablen Suchfunktionen und kurzen Antwortzeiten moderner ECM-Lösungen. In Kombination mit der Unterstützung von Abläufen durch Workflows und die elektronische Akte summieren sich die Einsparungen mit jedem Prozessschritt bei Genehmigungen und Freigaben, Vertragsgestaltungen, Aufträgen, Bestellungen und anderen Abläufen. In Summe ergeben sich Vorteile, mit denen sich die ECM-Lösung oft innerhalb eines Jahres bezahlt macht. Diese prozessrelevanten Nutzenargumente sind es dann auch vor allem, die Unternehmen bewegen, sich mit einem effizienten Content-Management zu befassen.

Für die Mehrzahl der Verantwortlichen gilt jedoch das Thema Compliance als einer der wichtigsten Gründe, sich mit Enterprise Content Management zu beschäftigen. So bleibt die Verwaltung steuerrelevanter Unterlagen ein Hauptmotiv für den ECM-Einsatz. Aber auch die Dokumentation von Herstellungsprozessen und die Nachverfolgbarkeit von Lieferketten im Zusammenhang mit produkthaftungs- oder lebensmittelrechtlichen Fragen fallen in den Bereich der Compliance-motivierten ECM-Nutzung. Darüber hinaus helfen ECM-Systeme, mit Funktionen zum Digital Rights Management (DRM) den Zugriff auf Dokumente nach einem Berechtigungskonzept zu regeln und so die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen sicherzustellen. (idg/oli)