ECM-Motor unter der Haube

CSP verbindet bei der STIWA Gruppe als Drehscheibe für Dokumente operative Systeme wie CAD oder ERP. Für die Mitarbeiter hat sich der Suchaufwand damit deutlich reduziert und auch die Ablage ist deutlich einfacher. [...]

Die STIWA Group ist im Bereich Produkt- und Hochleistungsautomation tätig und beschäftigt rund 1.200 Mitarbeiter. Neben dem Kerngeschäft der Hochleistungsautomation zählen die Produkt- und Softwareentwicklung für Fertigungsautomation, die Zulieferproduktion von Metall- und Kunststoffbaugruppen, energieeffiziente Gebäudetechnik und Laborautomation zu den Kernkompetenzen der Gruppe.

Gerade im Anlagenbau, der Cashcow des Unternehmens, hatte STIWA vor Einführung des Dokumentenmanagement-Systems Content Service Platform (CSP) von Braintribe zunehmend das Problem, Dokumente im Unternehmen zu finden. Nicht nur waren die Dokumentenablage und -suche an sich oft sehr langwierig und komplex – aufgrund unterschiedlicher Ablagestrukturen der einzelnen Abteilungen war zudem eine projektübergreifende Analyse von Dokumenten extrem aufwendig. „Innerhalb eines Projektes ging es noch, zum nächsten Projekt hin wurde es schon schwierig“, erklärt Walter Simunek, CIO der STIWA Gruppe, im Gespräch mit der COMPUTERWELT, die Ausgangssituation.

Problematisch war das zum Beispiel für die Einkäufer des Unternehmens: „Unsere Einkäufer sind stark in die Projekte involviert, haben aber eine andere Sicht auf die Datenwelt als Projektleiter. Ein Großteil der Firma denkt in Kunden und Projekten, der Einkauf aber denkt in Lieferanten und will projektübergreifend wissen, was er mit bestimmten Lieferanten zu tun hat“, sagt Simunek. „Mit einem typischen Explorerbaum kann der Einkauf nichts anfangen, weil er in dieser Struktur seine Lieferantenbezogenen Dokumente, die es in dem Projekt gibt, nicht findet.“

DMS ALS BINDEGLIED
Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das auf Dokumentenebene operative Systeme wie CAD oder ERP verbindet, sollte dieser Problematik entgegengewirkt werden. Ein weiteres Ziel der DMS-Einführung war die Vermeidung von Fehlern in der Produktion, also Verordnungen sowie Produktionspläne und Qualitätsmanagement-Richtlinien einzuhalten, da eventuelle Produkthaftungsklagen für STIWA eine Existenzbedrohung darstellen können. Ebenfalls im Visier hatte Simunek eine Steigerung der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit durch Reduktion von Durchlaufzeiten, verbesserte Usability und Optimierung von Suchprozessen.
Bei der Auswahl des geeigneten Produkts ließ sich der STIWA-CIO von Pentadoc beraten – eine Dienstleistung, die Simunek zufolge Gold wert war: „Das hätten wir aufgrund mangelnder Marktkenntnis nicht alleine geschafft. Zu Beginn gab es 80 Anbieter, die in Frage gekommen wären.“ Die Entscheidung für Braintribe fiel schließlich aufgrund der „sehr mächtigen, und gut skalierbaren“ Server-Technologie von CSP und wegen der generischen Ausprägung des Systems. Simunek wollte den größten gemeinsamen Nenner für alle Unternehmensbereiche finden – Branchenlösungen kamen daher nicht in Frage. „Es gab zum Beispiel ein System von dem der Einkauf begeistert war, aber alle anderen Abteilungen nicht“, sagt Simunek. „Wenn wir eine Einkaufslösung gesucht hätten, hätten wir nicht Braintribe genommen. Hätten wir eine Automotive-Lösung gesucht, ebenfalls nicht. Aber wenn Sie einen hoch integrierten ECM-Motor unter der Haube benötigen, sehr skalierbar und generisch, dann ist CSP perfekt.“

Nach einem Jahr Arbeit mit dem neuen System können sich die betroffenen STIWA-Mitarbeiter inzwischen ein Leben ohne CSP nicht mehr vorstellen: „Die Einführung des Systems ermöglicht uns eine rasche Ablage und Suche von Dokumenten“, erklärt Simunek. Es ist nun möglich – per Kundennummer, über Kostenträger, per Volltextsuche in den Projektattributen (Projektleiter, Zeitbereiche, etc.) – über verschiedene Zugänge für bestimmte Projekte relevante Dokumente zu finden, wodurch die STIWA-Anwender weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen.

Auch die Ablage von Dokumenten hat sich mit CSP spürbar vereinfacht und wurde weitestgehend automatisiert. „Der User nimmt ein Dokument und zieht es auf einen Knoten im Client, der zum Beispiel Projekt heißt, und dort drinnen noch auf den Knoten Bild“, erklärt Simunek. Ohne, dass der User irgendwelche Felder ausfüllen muss, wird durch Drag&Drop automatisch der Dokumenttyp Bild vergeben und es werden automatisch das Projekt und die gesamten Metadaten des Projekts auf das Dokument geschrieben, das sich damit später einfach wieder finden lässt. (oli)