ECM-System als beste und einfachste Lösung

Im Rahmen des ECM Tages Österreich 2013 hat Pentadoc heuer wieder den ECM-Award verliehen. Die Vertreter der beiden Sieger Wiener Wohnen und TGW Group erklären im Gespräch mit der COMPUTERWELT, warum es ohne ECM-System nicht mehr geht. [...]

Auch heuer hat das unabhängige ECM-Beratungsunternehmen Pentadoc wieder seinen jährlichen ECM-Tag veranstaltet. Heiß war am 20. Juni im Schloss Schönbrunn nicht nur das Thema – schließlich kommt kaum ein modernes Unternehmen bei der Menge an Informationen heute noch ohne eine ECM-Informationsdrehscheibe aus – mit 38,2 Grad Celsius kam es am ECM-Tag zur höchsten jemals gemessenen Temperatur in Österreich. Der ECM-Tag war damit auch aus meteorologischer Sicht ein Highlight.

Die von Pentadoc geladenen Vertreter der führenden Anbieter von ECM-Lösungen boten gemeinsam mit Referenten aus der Forschung und Moderatorin Isabella Krassnitzer den Teilnehmern des ECM-Tages ein informatives Programm, das dem Tagungsmotto „Am Puls der Zeit“ durchaus gerecht wurde. Dabei wurden in den Vorträgen die ECM-Trends der Zukunft aufgezeigt und in zahlreichen Round Tables die praktischen Erfahrungen aus konkreten und bereits umgesetzten ECM-Projekten erörtert. Auch das leibliche Wohl der Gäste kam dank Outdoor-Barbecue nicht zu kurz.

INSPIRATIONSQUELLE
Wie wichtig der ECM-Tag für viele heimische Anwenderunternehmen als Informations- und Inspirationsquelle ist, zeigt nicht nur das Beispiel von Johannes Gebetsberger, ECM-Projektleiter beim Logistikdienstleister TGW Group, der sich am ECM-Tag vor zwei Jahren Anregungen für das eigene ECM-Projekt geholt hat: “ Ich verfolge den Award schon seit Jahren. Wir wurden in der Anfangsphase von Pentadoc beraten und die haben uns dann auch zum ECM-Tag eingeladen. Das hat als Informations- und Vergleichsquelle gut gepasst. Da konnten wir uns Ideen holen und auch Bestätigung in manchen Punkten, zum Beispiel, dass man ein ECM-System auch als lebendes System verwenden kann. Das war sehr hilfreich in der Startphase.“

Den mit Spannung erwarteten Höhepunkt und feierlichen Abschluss des ECM-Tages stellte die mittlerweile zur Tradition gewordene Verleihung des ECM-Awards in der Kategorie „Innovative Projektumsetzung“ dar. Untermalt durch eine unterhaltsame Zaubershow wurde aus den drei nominierten Projekten der Sieger präsentiert – und auch hier gab es ein Novum in der Geschichte des österreichischen ECM-Tages: Erstmalig wurden durch die Jury zwei Gewinner ausgezeichnet: Wiener Wohnen gemeinsam mit dem ECM-Lösungspartner CSC für das Projekt „Mobiler Baum- und Spielplatz-Kataster“ und TGW gemeinsam mit dem ECM-Lösungspartner SER für das Projekt „ECM@TGW“.

Bei dem von Wiener Wohnen und CSC umgesetzten Sieger-Projekt Mobility-Kataster handelt es sich um ein System, das in verschiedenen Bereichen, wie zum Beispiel zur Überwachung von Baumbeständen, eingesetzt wird. Die mobilen Endgeräte (Tablets) der Mitarbeiter von Wiener Wohnen sind mit verschiedenen Systemen, wie beispielsweise einer Hausverwaltungssoftware, einem Dokumentenmanagement- und Workflow-System, einem Geoinformationssystem, etc, gekoppelt, sodass die auf den Tablets zur Verfügung gestellten Daten (Dokumente und Bilder) immer auf dem aktuellen Stand sind. Durch die mobil erfassten Aufzeichnungen in Form von Daten, Fotos und Text zu den einzelnen Bäumen bzw. Spielplätzen, die sofort an das zentrale ECM-System übertragen werden, erhält man einen Überblick, welche Maßnahmen zu tätigen sind und in welchem Zustand die Objekte sind. Das ECM-System dient als zentrale Basis für die Verwaltung der Daten und Dokumente und beinhaltet eine Fristverwaltung sowie die elektronische Abbildung der Prozesse. Durch die systematischen Kontrollen hat sich für die Gemeindebauten mit der Einführung des ECM-Systems der Gefahrenherd Baum massiv reduziert und zudem Kosten eingespart. Ähnliches gilt für den Spielplatzkataster. Auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, die eine regelmäßige Kontrolle des Baumbestandes sowie der Spielplätze notwendig machen, wurde damit erfüllt.

Bei dem zweiten von der TGW Gruppe und SER umgesetzten Sieger-Projekt „ECM@TGW“ ging es um den verbesserten, weltweiten Datenaustausch innerhalb des TGW-Konzerns. Bisher erfolgte die Abwicklung von Anlagen-Projekten durch die 800 Mitarbeiter der TGW Group in Outlook-Foldern und in verschiedenen Ordnern am Fileserver. Dadurch kam es laufend zu inkonsistenten Daten, Mitarbeiter mussten über viele Systeme hinweg nach Projekt-Unterlagen suchen und das Fehlen einer gruppenweiten Ablagesystematik sowie standardisierter Beschlagwortungs-Vorgaben machte sich bemerkbar. Mit der Einführung der ECM-Plattform Doxis 4 von SER wurden Projektakten für alle Projekte sowie Produktakten für die Standard-Produkte des Unternehmens geschaffen. Doxis verwaltet nun auf einer zentralen Plattform sowohl Dokumente, als auch Akten und Vorgänge. Abgelegt werden geschäftsrelevante Dokumente (Papier, elektronisch, E-Mails) ebenso wie Sonderformate wie beispielsweise CAD-Zeichnungen. Den Anwendern steht damit im Rahmen eines Projektes weltweit jederzeit ein aktuelles Set an Dokumenten zur Verfügung. Parallele Zugriffe ermöglichen die Zusammenarbeit mehrerer Personen in einer Projekt-Akte.

AWARD ALS MARKETING-TOOL
Die Vertreter der beiden Sieger zeigten sich im Gespräch mit der COMPUTERWELT naturgemäß hoch erfreut über die Auszeichnung. Josef Neumayer, Direktor von Wiener Wohnen: “ Es ist uns zunächst gelungen, ein Produkt zu entwickeln, dass Sicherheit schafft und zusätzlich noch Kosten spart. Die Teilnahme am ECM-Award und in weiterer Folge der Sieg selbst bringen uns natürlich ein positives Image und zeigen, dass Wiener Wohnen als größte Hausverwaltung in Europa immer versucht, auch im technischen Bereich durch innovative Methoden im Sinne der Mieter am Puls der Zeit zu bleiben. Darüber hinaus wollten wir auch wissen, wie unsere Leistungen in diesem Bereich von einem externen Blickwinkel aus eingeschätzt werden. Dass wir nun den Award gewonnen haben, ist eine Bestätigung.“

Auch Johannes Gebetsberger, ECM-Projektleiter bei TGW, freut sich nicht nur darüber, ein gutes Projekt auf die Beine gestellt zu haben, sondern will den Award auch als internes Marketing-Instrument verwenden: „Knapp die Hälfte unserer Mitarbeiter sind nun ausgerollt und der Gewinn des ECM-Awards macht es uns bei der anderen Hälfte leichter. Das Hauptproblem das die Anwender haben ist, dass sie ihre Arbeitsweise ein bisschen ändern müssen. Das fällt manchen leichter und manchen schwieriger. Sie sehen aber den Wert, den es für sie hat und dass es sie schneller macht.“ Gerade aus den Niederlassungen komme sehr positives Feedback, weil das ECM-System den Datenaustausch in Projekten mit über mehrere Standorte verteilten Teams enorm erleichtert. Vor allem bei der Suche nach Informationen wird nun laut Gebetsberger enorm viel Zeit gespart.

Einig sind sich die beiden Gewinner darüber, dass es heute als moderne Organisation ohne ECM-System nicht mehr geht. „Wiener Wohnen verwaltet in Wien rund 220.000 Wohnungen in etwa 2.000 Wohnhausanlagen. Hinzu kommen noch etwa 70.000 Bäume und 1,8 Millionen Sträucher auf mehr als 6,1 Millionen Quadratmeter Grünfläche. Dass hier aufgrund der Größe ein gut funktionierendes Content Management System notwendig ist, versteht sich von selbst“, sagt Neumayer. Gebetsberger sieht das ähnlich: „Die Masse an Information, die auszutauschen und allen bereitzustellen ist, ist mittlerweile so enorm geworden, dass man sich durch das ECM-System so viele Probleme mit Datensynchronisation, etc. erspart, dass es gar nicht mehr anders geht. Der Daten- und Informationsaustausch ist in den letzten Jahren so viel und so komplex geworden, dass die beste und einfachste Lösung ein ECM-System ist.“ (oli)