Effiziente Logistik mit neuem ERP-System

Mit einem ERP-System von godesys hat der Logistikdienstleister Hermes in Österreich seine Prozessautomatisierung sowie die Datenhaltung verbessert und kann dank mobiler Einbindung zudem die Außendienstmitarbeiter besser unterstützen. [...]

Der Logistikdienstleister Hermes Europe ist neben Deutschland auch in Österreich, Italien, UK und Russland mit eigenen Gesellschaften aktiv, beschäftigt aktuell 11.814 Mitarbeiter und erwirtschaftete 2013 über zwei Milliarden Euro. Die Hermes Logistik GmbH in Österreich verfolgt dasselbe Ziel wie der Mutterkonzern: pünktliche Zustellung und Versand von Paketen an Privatpersonen mit einem besonderen Fokus auf Kunden-orientierung und Service. Dabei bedient das Tochterunternehmen mehr als 1.600 Hermes-Paket-Shops in ganz Österreich. Um dieses umfangreiche Netz und die stetig komplexer werdenden Geschäftsabläufe auch künftig abdecken zu können, war eine neue, leistungsstärkere und umfangreichere ERP-Lösung notwendig.

Dank der Expansion im österreichischen Markt war schnell klar, dass nur ein auf die regionalen Ansprüche zugeschnittenes System langfristigen Erfolg garantieren würde. Zudem unterscheidet sich der Ableger aus Österreich in seiner Grundstruktur vom Hauptkonzern. So nutzt Hermes hierzulande beispielsweise einen externen Dienstleister für die Zustellung der Pakete. Die einzelnen Paket-Shops werden wiederum von Außendienstlern betreut, die sich sowohl um technischen Support als auch direkte Service-Anfragen kümmern.

ÖSTERREICHISCHE LÖSUNG
Neben der zentralen, für Deutschland zugeschnittenen Lösung nutzte Hermes bisher eigens geschaffene Anpassungen und Systeme, darunter beispielsweise Lösungen für Lagerverwaltung und Administration. „Die alte Lösung entsprach nicht den Ansprüchen an unsere regionalen Bedürfnisse“, erklärt Christian Hoechst, IT-Projektverantwortlicher bei Hermes Österreich. „Statt Insellösungen haben wir uns ein flexibles System mit großem Funktionsumfang gewünscht.“

Für Hermes stand fest, dass alle Erwartungen an die neue Geschäftssoftware klar definiert werden mussten. Mit Erstellung eines Lastenhefts kristallisierten sich schnell vier Säulen heraus, die es zu erfüllen galt. „Hermes definierte im Auswahlprozess, dass das Hauptaugenmerk auf den Bereichen Abrechnung, Lagerverwaltung, Außendienststeuerung und Kundendienst liegen sollte“, sagt Michael Siedler, Geschäftsführer von godesys Österreich. Der Außendienst, Hermes’ Draht zu den Paket-Shops, stach hier besonders hervor. Denn geräteunabhängiger mobiler Zugriff auf eigene Systeme war bislang nicht möglich. Auch die Abrechnungsprozesse der Filialen sollten vereinfacht werden, da die Shops Vergütungen je Paket erhalten und als Anlaufstelle für das Retourenmanagement dienen. Zielsetzung war folglich, die interne Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung zu automatisieren und eine leistungsstarke Prozessdokumentation für die Lagerverwaltung einzusetzen. Um dem Kunden einen umfassenderen Support zu bieten, sollte auch der Kundenservice direkt mit dem neuen System verzahnt werden.

KAUM CUSTOMIZING
Wichtig war für Hermes zudem, eine Standardlösung zu finden, die im Kern bereits alle Anforderungen abdeckt. Gleichzeitig wünschten sich die österreichischen Logistikexperten ausreichend Flexibilität, um externe Systeme über Schnittstellen zu integrieren. „Wir benötigen zwar eine eigene, an unsere Bedürfnisse angepasste Software, können aber natürlich nicht auf den Anschluss an das zentrale System in Hamburg verzichten“, erklärt Hoechst. „Wir wollten daher ein System, das auch nach zahlreichen Anpassungen noch in der Lage ist, seinen originären Zweck zu erfüllen. Der Kern sollte so weit wie möglich erhalten bleiben, sodass nur wenige Programmieranpassungen notwendig sind.“

Im Verlauf eines dreimonatigen Auswahlprozesses nebst umfangreichem Lastenheft und Workshop überzeugte godesys ERP das Projektteam bei Hermes. Zum einen punktete der ERP-Anbieter mit einer funktionsstarken Standardlösung für den Mittelstand und zum anderen erfüllte die Software godesys 5.5 alle Aspekte in Sachen Flexibilität. „Bereits im Standard ermöglichte das ERP-System von godesys, per Mausklick Informationen zu Kunden, Lagerbeständen, Dienstleistern und Hermes-Paket-Shops zu erhalten. Dabei ist das System so konzipiert, dass Software-Updates und individuelle Anpassungen ohne externen Support durchgeführt werden können – eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis für uns“, begründet Hoechst die Wahl. Ein weiteres großes Plus war der Mobility-Aspekt: „Unsere Außendienstmitarbeiter können dank des webbasierten Clients unabhängig vom verwendeten Endgerät auf alle Funktionen der Geschäftssoftware zugreifen.“

INTEGRIERTE DATENHALTUNG
Die Einführung des neuen ERP-Systems, die im Januar 2013 begonnen hatte, schloss Hermes im März 2015 ab. Die insgesamt dreißig Anwender konnten sich Hoechst zufolge dank der benutzerfreundlichen Oberfläche schnell mit der Lösung vertraut machen und sie intuitiv bedienen. Sämtliche Bereiche innerhalb der Hermes Logistik GmbH greifen nun dank integrierter Datenhaltung zentral auf alle Kundenstammdaten zu. Auch im Bereich der Lagerverwaltung entpuppte sich godesys ERP als zuverlässige Mittelstandslösung, die die hohen Volumina des Unternehmens abbilden konnte.

„Die Flexibilität der Schnittstellen ermöglicht zudem, dass sowohl unsere hauseigene IT in Hamburg als auch externe Dienstleister integriert werden können“, sagt Hoechst. Dementsprechend profitieren nicht nur Kunden und Mitarbeiter sondern auch Subunternehmer der österreichischen Hermes-Tochter von einem verbesserten Informationsstand. Lager- und Auftragsverwaltung, revisionssichere Abrechnung, Seriennummernführung, einheitliches Dokumentenmanagement und Außendienststeuerung lassen sich nun innerhalb eines einzigen Systems abbilden und automatisieren. Alle Daten stehen zentral für Anwender jedes Unternehmensbereichs zur Verfügung. Mit godesys ERP kann Hermes zudem seine Workflows und Datenhaltung besser verzahnen und gleichzeitig allen Mitarbeitern, besonders aber den Außendienstmitarbeitern, mehr Flexibilität verschaffen. Durch die Ablösung der zentralisierten deutschen Lösung in Kombination mit Office und Excel profitiert Hermes von einem erheblichen Mehrwert an Effizienz und Übersichtlichkeit der Geschäftsprozesse. (pi/oli)