Effizientes Multi-Projektmanagement

Mit der Multi-Projektcontrolling-Software von prevero konnte AGRANA eine Vielzahl von fehleranfälligen Excel-Listen ablösen und die für das Berichtswesen benötigte Zeit auf die Hälfte reduzieren. Reports stehen nun monatlich statt quartalsweise bereit. [...]

AGRANA ist ein österreichisches Industrieunternehmen, das landwirtschaftliche Rohstoffe zu einer Vielzahl von industriellen Produkten für die weiterverarbeitende Industrie veredelt. Mit rund 8.800 Mitarbeitern an über 50 Produktionsstandorten ist AGRANA weltweit präsent und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2013/14 einen Konzernumsatz von drei Milliarden Euro. In den drei Geschäftssegmenten Zucker, Stärke und Frucht beliefert AGRANA lokale Produzenten und große internationale Konzerne speziell der weiterverarbeitenden Nahrungsmittelindustrie.

ABLÖSE VON EXCEL-SHEETS
„Um die Qualität unserer Lieferungen sicherzustellen und die Anforderungen unserer Kunden optimal zu erfüllen, brauchen wir effizientes Projektmanagement“, erklärt Mario Prinz, Business Process Manager bei der AGRANA Beteiligungs-AG, im Gespräch mit der COMPUTERWELT. „Mit den vor prevero genutzten Excel-Tabellen war eine Zugriffssteuerung jedoch nur schwer möglich.“ Für das Unternehmen war es bisher sehr aufwendig zu überprüfen, welche Zahlen aktuell waren und ob sie nicht mehr verändert wurden. Die Daten waren zudem in unterschiedlichen Listen verteilt, wodurch keine Transparenz gewährleistet war und zusätzlich drohte aufgrund der etlichen manuellen, weil Excel-basierten Prozesse, Abstimmungsprobleme und eine höhere Fehlergefahr.

Aus diesem Grund war AGRANA auf der Suche nach einem Projektmanagement-Tool, das nicht nur zuverlässig und benutzerfreundlich ist, sondern auch mehr als nur die üblichen Standardfunktionen bietet. „In einem Gespräch mit einem Unternehmen aus München wurde mir prevero empfohlen“, sagt Prinz. „Die Lösung wurde zwar für das Projektcontrolling entwickelt, lässt sich aber so flexibel anpassen, dass damit auch Projektmanagement möglich ist.“ Nach einer Produktvorstellung entschied sich AGRANA innerhalb weniger Wochen, die Lösung einzusetzen.

EINFÜHRUNG IN ZWEI MONATEN
prevero Multiprojektcontrolling, das auf der prevero p7-Technologie basiert, wurde in nur zwei Monaten implementiert und mit Beginn des Wirtschaftsjahres von AGRANA am 1. März 2014 erstmals live eingesetzt. In den darauffolgenden beiden Monaten haben die Entwickler dann noch einige neue Funktionen eingeführt und die Lösung optimiert. „Der große Vorteil von prevero ist, dass sich das Produkt auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen maßschneidern lässt“, erklärt Prinz. „Dabei waren wir mit der Unterstützung durch die Berater von prevero während der Projekt- und Betreuungsphase sehr zufrieden. Auch im Nachgang haben sie unsere Fragen immer schnell beantwortet und sind auf die Problemstellungen eingegangen.“ So konnten die Meilensteine und der Kostenrahmen für das Projekt eingehalten werden.

Insgesamt geben bei AGRANA rund 60 Anwender Daten in prevero Multiprojektcontrolling ein. Nach einem Klick auf „Submit“ lassen sich die Zahlen nicht mehr verändern und werden automatisch an die übergeordneten Projektleiter weitergegeben. Diese zehn Poweruser überprüfen die Angaben und leiten sie wiederum an Mario Prinz weiter, der das Projektcontrolling und -management bei AGRANA verantwortet.

„Mit der neuen Lösung verfügen wir über eine deutlich zuverlässigere Datenbasis“, erklärt Prinz die Vorteile. Schon während des Eintragens prüft prevero, ob die Eingaben sinnvoll und erlaubt sind. Zudem gibt es eine eindeutige Anleitung und Struktur, um Fehler zu vermeiden. „Die Lösung lässt sich außerdem so einfach bedienen, dass eine Person beispielsweise für den Quartalsreport statt einer Woche nur noch zwei bis drei Tage braucht, also die Hälfte der Zeit.“ Damit spart AGRANA für das Reporting mehr als zehn Tage im Jahr und ein verfügt zudem über eine deutlich höherer Datenqualität.

BESSERE ENTSCHEIDUNGEN
Die Tatsache, dass keine aufwendigen Schulungen nötig waren, führt darüber hinaus laut Prinz zu sehr hoher Akzeptanz bei den Anwendern, was nicht zuletzt die Frequenz der Berichterstattung erhöht hat. „Mit prevero treffen wir nun bessere Entscheidungen in kürzerer Zeit.“ Die Projektleiter erhalten damit auch einen deutlichen Mehrwert, da sie zum Beispiel Meilensteine leichter verfolgen sowie Phasen oder Ressourcen für ein Projekt besser planen bzw. schneller auf neue Anforderungen reagieren sowie bei Problemen sofort gegensteuern können.

EINFACHE ANPASSUNG
AGRANA setzt die prevero-Lösung sowohl für das Projektcontrolling als auch für das Projekt- und Portfoliomanagement ein. Während beim Projektcontrolling bereits sämtliche Wünsche erfüllt wurden, ist AGRANA beim Projektmanagement noch nicht an die Grenzen des Funktionsumfangs gestoßen. In diesem Bereich wurden viele Funktionen neu entwickelt, was Prinz als einen der größten Vorteile der prevero-Software sieht: „Mit der prevero p7-Technologie ist grundsätzlich alles möglich, und das mit vergleichsweise wenig Aufwand. Die Software passt sich unseren bestehenden Prozessen an und nicht umgekehrt.“

Aufgrund der positiven Erfahrungen im Bereich Projektmangement plant AGRANA, prevero auch in anderen Bereichen einzusetzen. Die zentrale Datenhaltung mit klarer Nachvollziehbarkeit und Transparenz könnte auch in anderen Bereichen Vorteile schaffen. „Wir beobachten nun, welche Funktionen und Einsatzbereiche gut ankommen und diese werden wir weiter vorantreiben“, sagt Prinz. (oli)